日々の業務の中で意外と高くつく印刷コスト。印刷コストを見直すときに注目するべきはズバリ、ランニングコストです。プリンターや複合機を頻繁に使っていると、消耗品やメンテナンスが必要になりランニングコストは思った以上に高くなります。本記事では、印刷にかかるランニングコストの内訳と、具体的な削減方法についてお伝えしていきます。
プリンターのランニングコストとは
プリンターのランニングコストとは、印刷やコピー、FAXなどを取るために必要な維持費用のことです。ランニングコストには、主に以下の4つが含まれます。
- インク、トナー代
- 用紙代
- 電気代
- メンテナンス代
プリンターや複合機をよく使う場合は、インクやトナー、用紙の補充が必要になることは多いでしょう。またプリンターは長く使うほどメンテナンスも必要になり、不具合を起こす可能性が高くなります。そのため、ストレスなく印刷するためにはメーカーによるメンテナンスも必須です。
用紙代と電気代以外は、プリンターの導入の仕方で変わってきます。
購入したプリンター
インクジェットプリンターならインクカートリッジ、レーザープリンターならトナーカートリッジ等の消耗品がランニングコストになります。
安価なインクジェットプリンターでは、インクカートリッジを数回交換すると、本体価格を直ぐに超えてしまうくらい、ランニングコストは高くなります。
購入後1年間はメーカー保証が効くので、トラブル時でもランニングコストには計上されませんが、保証期間が終了した後には実費が掛かり、ランニングコストに計上されます。
リースしたプリンター
リース契約によって導入したプリンターは、初期費用が掛からない分、毎月リース料がランニングコストに計上されます。
他に消耗品費用と保守費用がランニングコストに掛かりますが、リース契約して導入する大型複合機コピー機は、トナー代や保守費用が非常に高額になるため、支払を平坦化するために、多くの契約者はカウンター料金保守サービス契約を結んでいます。
カウンター料金保守サービス契約は、カラーとモノクロでそれぞれカウンター料金単価が決められていて、印刷出力するごとに費用が加算されますが、消耗品費用と保守費用はこれでカバーされます。
そのためリース契約したプリンターのランニングコストは、月額リース料＋カウンター料金費用になります。
レンタルしたプリンター
レンタルプリンターサービスには、色々な企業から提供されていて内容も様々ですが、プリント革命のレンタルプリンターサービスなら、「初期費用」「カウンター料金」「消耗品インクやトナー料金」「送料・保守料金」が全て無料のため、ランニングコストは月額レンタル料のみになります。
印刷のランニングコストが固定化出来る事で、経費予算が立てやすく、金額的にも節約出来ます。
印刷にかかる料金の大半はランニングコスト
購入した場合、印刷にはプリンター本体の金額や運搬代などの初期費用がかかりますが、もっとも比率が高いのはランニングコストです。特に用紙やインク・トナー代は使った分だけ料金がかかりますから、長い目で見るとランニングコストは膨大な金額になります。
プリンターの法定耐用年数は5年ですが、印刷枚数によっては期間を全う出来ずに買い換える必要に迫られる事も珍しくなく、数年に一度はランニングコストには現れない初期費用が定期的に掛かってきます。
リースした場合、月額リース料は契約期間中固定されていますが、印刷枚数によってランニングコストは大幅に変わってきます。
月額リース料が20,000円、カウンター料金単価が、モノクロ1枚2円・カラー1枚20円で設定されている場合に、1ヵ月でモノクロ200枚・カラーで500枚印刷した時のランニングコストは、月額リース料20,000円＋カウンター料金（モノクロ2円×200枚＋カラー20円×500枚）＝ランニングコストは30,400円になります。
同様の条件で、1ヵ月にモノクロ1,000枚・カラー2,000枚を印刷した場合、月額リース料20,000円＋カウンター料金（モノクロ2円×1,000枚＋カラー20円×2,000枚）＝ランニングコストは62,000円になります。
レンタルした場合、プリント革命のレンタルプリンターサービスでは、月額のレンタル料がランニングコストになります。
ランニングコストを削減する方法
では、具体的にどうやったらランニングコストを削減できるのか見ていきましょう。本記事で紹介するのは3つの方法です。
インク、トナー代を抑える
プリンターを購入しているなら、インク、トナー代はランニングコストの中でももっとも大きな割合を占めます。内訳を調べたときにインク、トナー代が一番多い企業は多いはずです。そんなときは、純正インクから互換インクやリサイクルインクへ変更することをおすすめします。
互換インクは純正品よりも価格が安く、コスとパフォーマンスを重視するなら純正品の半額程度でも手に入れられるのです。その分若干質は落ちますが、ランニングコストを大きく抑えられるメリットがあります。
用紙代を抑える
2つ目の方法は、モノクロ印刷や集約印刷機能を使って用紙代を抑えることです。社内の資料はなるべくモノクロ印刷にしたり、画面共有したりして大量の印刷を控えましょう。どうしても印刷が必要なときは、1ページに集約して印刷すればカウンター料金を低減できます。
印刷出力枚数を抑えれば用紙代節約だけでなく、結果的に、購入したプリンターでは消耗品の消費が抑えられ、リースしたプリンターではカウンター料金を抑える事に繋がり、ランニングコストが低減出来ます。
レンタルプリンターにする
3つ目の方法はレンタルプリンターに切り替えることです。レンタルプリンターを使えば、インク・トナー代、メンテナンス代がレンタル代に含まれ、毎月払う料金は一律になります。自社で購入してプリンターを切り替えるときは撤去の手間がかかりますが、レンタルならばそのような手間も省けます。プリンターの機種が古い場合は電気代も高い可能性があるため、この機会に新しい機種をレンタルするのも一つの選択肢でしょう。
プリント革命のレンタルプリンターサービスを利用する事で、ランニングコストは大きく削減出来ます。
たとえば、先ほどリースで計算した場合に62,000円掛かっていた、1ヵ月にモノクロ1,000枚・カラー2,000枚を印刷した場合、プリント革命では、月に3,000枚印刷が出来る、中型複合機のCL-B30ライトプランが、月額レンタル料22,000円です。
プリント革命のレンタルプリンターサービスは、枚数だけでモノクロ・カラーは問わないので、カラーだけを3,000枚印刷した場合、リースしたカウンター料金は大幅に上がりますが、月額レンタル料は同じ22,000円です。
月額レンタル料以外に、カウンター料金や保守料金も掛からないため、ランニングコストを比較すれば、月額4万円の節約が可能になります。
印刷が必要なものは、カラーで躊躇無く印刷を重ねても、印刷経費が固定化出来る為、業務効率の向上にも繋がります。
まとめ
印刷にかかるランニングコストの重要性と、コスト削減のための具体的な方法を解説しました。ランニングコストは印刷コストの中でも大きな割合を占めるため、インク・トナーや用紙代をいかに節約するかがコストダウンの肝になります。プリンターや複合機の本体そのものの切り替えをするのであれば、支払がレンタル代のみで済むレンタルプリンターがおすすめです。「プリント革命」ではレンタルプリンターを多数取り扱っていますので、レンタルを検討される際はお気軽にご連絡ください。
