コピー機やプリンターをオフィスに導入する際に、多くの企業が「リース契約」を使っているはずです。
このリース契約というのは、月々でコピー機本体の「リース料金」と保守メンテナンス費用、そしてランニングコストとなるカウンター料金などをセットで支払っているはずです。
しかし、もし何らかの理由でコピー機を新しい機種に変えたい場合、まだリース契約が残っていたとしたら乗り換えは可能かどうか気になるはずです。
今回はそんなリース契約中の乗り換えについて説明していきます。
- コピー機・プリンターリースの仕組みとは？
コピー機のリース契約と聞くと、リースという語感から「借りている」というイメージを持ちますが、その実態は本体をリース会社を通じてローンで購入しているのと同じです。
そのためいわゆる「レンタル」の形式とは違い、リースの場合は契約が完了しないとローンの支払いと同じように、本体代のすべての支払いが終わりません。
そのため、レンタルであれば気軽に使っている機種を返却して、新しい機種に乗り換えることができるのですが、リースの場合は事情がやや異なってきます。
では、リース契約をしているコピー機というのは、契約期間中にリースの乗り換えはできるのでしょうか？
コピー機・プリンターのリース契約中に乗り換えは可能？
コピー機のリース契約中でも、何らかの理由で新しいコピー機に乗り換えることは可能です。
ただしその場合、リースの場合は本体料金を分割して購入していることになるため、単に契約を強制的に終了することはできません。
なぜなら契約期間中であると言うことは、まだ本体料金をすべて支払っていたいため、残債の処理が必要となるのです。
もし契約途中で残債を処理するとなると、その方法としては次の二つがあります。
ただしいずれも残債が大きければ大きいほど負担は大きくなりますので注意が必要です。
残債を一括で返済する
もしまだ今まで使っていたコピー機のリースが終わっていない時は、本体料金の支払いがすべて終わっていないということになります。
そうなると当然本体代の分割料金の残債が残っていることになりますので、もし乗り換えをしようとした場合は、その残債を処理しなければなりません。
その際に最もシンプルな方法が、残債の一括返済です。
まだ支払っていない本体代の残り金額を、一括で支払ってしまえばこれまでのリース契約は終了することになりますので、次に新しい機種の支払いに切り替えるだけで乗り換えが可能となります。
新しいリース料金を上乗せする
ただし一括で残債を返済するとなると、支払金額の負担が大きくなってしまう可能性が高くなります。
事前にそのための資金を用意できていれば良いのですが、現実的にはそこまで手配できていないことが多いため、できれば一気に大きな金額を支払わないで済む方が理想的でしょう。
そのような場合はこれまでのリースに、乗り換えたコピー機のリース代を上乗せして支払うという方法も用意されています。
現実的にはこのような上乗せで支払うという方法が、一般的によく使われています。
どのような時にリースを乗り換えする？
ではリース契約のコピー機を乗り換えしたいという理由には、どのようなものがあるのでしょうか。
業務に機種のスペックがマッチしていない
古いコピー機の性能は当然ですが最新モデルと比較するとスペックが低くなっています。
あまりコピー機を使わないというオフィスであれば良いのですが、印刷枚数やスピード、あるいは特種なオプションなどで業務効率が一気に向上する業務であるなら、多少のコストがかかってもスペックの高い最新機種に乗り換えた方がお得ということになるはずです。
機種が古いためランニングコストが高い
コピー機やプリンターはどんどん新しい機種が登場し、性能面も向上しています。
特に省エネ性能に関してはメーカーも性能アップに力を入れていますから、消費電力や消耗品のコストも、新しい機種の方が節約できるようになっています。
そのため省エネによるコストダウンや、乗り換えによる業務効率改善などを総合的に考えると、リース契約期間中でも新しい機種に乗り換えた方がお得というケースも出てきます。
トラブルの回数が増えた
リース契約は5〜6年と言った長いスパンで行われ、コピー機の機種や使い方によっては、徐々に寿命に近づいている場合もあります。
そうなると細かなトラブルが発生して印刷の品質が落ちたり、場合によっては使えない状態が続いてしまうかも知れません。
そんなトラブルなどによって業務に支障が出てしまうと、ビジネスとしての生産効率は一気に落ちてしまいます。
そうならないよう、仮にリース期間が残っていても最新機種に乗り換えた方が良いケースもあるはずです。
リースの残債がほとんどない
もし今支払っているリース費用の残債がすでにほとんどなくなっているのであれば、ほんの数ヶ月新しい機種のリース料金を上乗せすればいいことになるため、乗り換えてしまっても良いかも知れません。
特にリース会社がキャンペーンなどで値引きをしてくれる場合は、そのタイミングを逃さない方がお得という場合もあるはずです。
コピー機・プリンターの乗り換えのメリットとは？
このようにコピー機のリース系や宇宙に乗り換えをしたいシーンはいくつかあるのですが、それにくわえて乗り換えをすることによって得られるメリットというものもあります。
では、一体どんなメリットがあるのでしょうか。
性能に対してのコストが安くなる
コピー機やプリンターといったデジタル機器の性能は、日進月歩の世界で1年たつとまったく新しい機能が搭載されたり、印刷スペックが一気に向上する場合もあります。
その一方で本体価格が据え置きやそれに近いままになっている場合もあるため、スペックに対しての価格がどんどんリーズナブルになるわけです。
そのため、業務的に新しい機能があればより便利に使えたり、あるいはコピー機としてのスペックが有効に活用できるような場合は、リーズナブルな価格で新しい機種を使った方がお得であるケースもあるのです。
もし今まで使ってきた機種が数年前のもので、さらに細かなトラブルが出始めているような場合は、ごまかしながら古い機種を使うよりも新機種にした方が、群と効率アップするかも知れません。
リース会社の競争でディスカウントされることも
コピー機のリース会社同士の競争が激化すると、リース会社同士の価格競争になっている場合があります。
そうなるとリース会社としては新たに契約したり、あるいは契約を継続してもらうために、通常よりもよりディスカウントした料金を提示してくる場合もあります。
そんなタイミングを上手に利用するためには、今のリース契約が終了するまで待つのではなく、メリットのあるタイミングで乗り換えた方がお得になる場合もあるはずです。
本体契約だけで泣く、保守契約やカウンター料金を値引きして契約できる場合もあるため、各メーカーのリース会社ごとに相見積もりを取るなど、よりお得にコピー機を乗り換えられるような工夫もしてみてください。
まとめ
コピー機やプリンターをリース契約している途中でも、必要であったりメリットがある場合は新機種への乗り換えは可能です。
ただしその場合今までの契約の残債の支払いは必要となりますので、一時的に支払いが重複することになります。
トラブルによる乗り換えや、業務効率向上、あるいはトータルでのコストダウンにメリットがある場合は、リースの残り期間や残債などを確認して、よりお得に乗り換えられる方法を検討してみてください。
