あなたの会社の月間印刷枚数は? 業界ごとの傾向や運用への活用法も紹介!

コピー用紙・トナー代やリース代など、コピー・印刷には意外に多くのお金がかかります。コピー機(複合機)はオフィスで毎日使う必需品だからこそ、なるべく低コストで運用したいですよね。

そんなときは、自社の月間印刷枚数を調べてみると運用コスト削減に役立ちます!

本記事では、

  • 一般企業の印刷枚数
  • 業界別印刷枚数の目安
  • 印刷枚数に着目したコスト低減策

を紹介します!

本記事を読めば、実際の印刷枚数に合った最適な運用方法を学べます。大幅なコスト削減が実現できれば、印刷ミスで消費枚数が増えたときも笑顔で過ごせますよ。

一般的な企業の印刷枚数

月間印刷枚数とは、その名の通り1ヵ月間にコピー機(複合機)で何枚印刷を行ったかを表す値です。あくまで一例ですが、少ない企業で500枚程度、標準的な企業では2,000枚程度、多い企業でも5,000枚程度とされています。

印刷枚数は業界や企業規模により大きく異なるため、その点には注意しておく必要があります。従業員数が少なくても10,000枚を超えたり、反対にあまり印刷の機会がなく500枚を切ったりなど企業によってさまざまです。

印刷枚数を調べるには、コピー用紙やトナーといった消耗品の消費量から推定する方法や、カウンターがついている機種で枚数(カウンター数)を直接確認する方法などがあります。

印刷が多い業界と印刷枚数

チラシやDMなど、紙の配布物をよく使う業界では大量の印刷が必須です。

チラシに力を入れている業界としては人材派遣業やホームセンターが挙げられます。仕事案内・バーゲンセールなどのチラシは一度に100,000部以上刷ることがあるため、月間印刷枚数に直してもかなりの枚数になるでしょう。

処方せんなど、病院も紙の印刷物を多く扱う施設です。スタートアップでさえ3,000枚は印刷するともいわれており、月間印刷枚数5,000〜10,000枚に対応できる機種の使用が推奨されています。

ほかには配布プリントやテストに紙を用いる塾や学校などの教育業、士業や福祉業も月間数千枚の印刷を行う傾向があります。

印刷枚数に着目したコスト低減策

コピー機(複合機)の運用コストを最適化するには、まず自社の印刷枚数を把握することが大切です。実際の印刷枚数に合わせて機種・利用プランを選びなおせば、無駄なコストの発生を防止できるでしょう。

コピー機(複合機)の本体価格・リース料金は、印刷スピードを表す連続印刷速度(単位:枚数/分)に左右されます。たとえば『Fuji Xerox ApeosPort-Ⅶ』の本体価格を例にあげると、25枚/分タイプと70枚/分タイプで220万円以上の価格差が存在するのです。

印刷枚数が少ないのにスペックが高い機種を使用している場合、現行機より印刷速度を落とした機種を導入することでコストを下げられる可能性があります。

また、使用機種と合わせて保守契約についても見直しを行いましょう。

コピー機(複合機)における保守契約は、保守費用の支払いかたによってカウンター契約・スポット契約・キット保守契約の3種類に大別されます。

このうちカウンター契約は、印刷枚数に応じて決まる費用に加えて毎月定額の基本料がかかる契約形式です。印刷枚数が少なく故障もしにくい運転状況であれば、基本料が原因でカウンター契約が割高になることも。

「調べてみたら思ったより印刷枚数が少なかった」という場合には、基本料がかからないスポット契約やキット保守契約に切り替えを検討してみてもよいでしょう。

月間印刷枚数を運用に活かすには

本記事で紹介したように、コピーや印刷にかかるコストを抑えるには、現状の印刷枚数に合った適切なスペックの機種・保守契約を選択するとよいでしょう。

ただ、月間印刷枚数については月ごとの変動も考慮する必要があります。短期間で集計した印刷枚数をもとに機種を選ぶと、「スペックが足りなかった…」ということにもなりかねません。

印刷枚数がはっきりとわからない・月ごとの差が大きいと予想されるときは、いきなり購入するのではなくまずレンタル・リースを利用するのが無難でしょう。一段階高性能な製品を事前に試しておくことで、失敗せずに最適な機種を導入できますよ。