オフィスで使っている複合機やプリンターの料金が予想以上に高くついていませんか？
そんなときはカウンター料金を見直した方がいいかもしれません。
プリンターを使うごとに料金がかかるため、使い方やプランを変えると大幅に節約できますよ。今回は複合機やプリンターをリースする際にかかる、カウンター料金を安くする方法を紹介します。
そもそもカウンター料金とは？
カウンター料金とは、プリンターリースをした際に発生する料金のことです。
具体的には、1枚印刷するごとにカウンター料金がかかり、毎月の請求金額が決まる仕組みになっています。
プリンターのリース契約では、リース料とカウンター料金の2種類を払うケースが大半。
カウンター料金は保守料の代わりにもなっていて、支払う代わりにトナー交換や複合機のメンテナンスが無償になります。
一般的にカウンター料金はモノクロだと1枚１～3円、フルカラーだと1枚15円～25円ほどかかります。
そのためカウンター料金を抑えるためには、必要以上に印刷をしたり、ミスを何回も繰り返したりするのを避けなければいけません。
カウンター料金保守サービス契約の締結は、リース契約と同時に行われます。
大型複合機コピー機のリース期間は、概ね5年から6年程度になっている事が多く、この期間中はカウンター料金が負担に感じても、価格を下げる事は出来ません。
カウンター料金は1枚あたりの金額しか具体的に出てこないので、実際に利用して請求が発生するまでは、現実的にピンと来ていないケースが多くなっています。
たとえば、カウンター料金をモノクロ1枚2円・カラー1枚20円で契約している事業所で、月にモノクロ出力を5,000枚・カラー出力を5,000枚したケースで、具体的にカウンター料金を計算してみましょう。
5,000枚×2円（モノクロカウンター料金）＋5,000枚×20円（カラーカウンター料金）＝10,000円（モノクロカウンター料金）＋100,000円（カラーカウンター料金）＝110,000円になります。
よりリアルに考えれば、この金額に月額リース料を加えて、更に消費税を加えた金額が支払い総額になります。たとえば月額リース料が20,000円だった場合、合計金額130,000円に消費税を加えて、総金額は143,000円になります。
契約時にはこの具体的な金額が想像できないケースが多く、月額リース料20,000円とカウンター料金のモノクロ2円・カラーで20円という金額だけで、月に14万円を超える経費が計上されることが連想できません。
印刷枚数は当初に考えているよりも増加する事は多く、特にカラー印刷は増える傾向にあります。
日々の使い方でカウンター料金を安くする方法
ではカウンター料金を安くするためにはどうしたらいいのか、3つの具体的な方法を解説します。
毎月かかるコストを抑えるために、さっそく今日から実行しましょう。
印刷回数を減らす
毎日のようにプリンターや複合機を使っているなら、回数を減らすことを優先しましょう。たとえば会議の資料は印刷せずに、参加者のパソコンで画面共有するのも一つの手です。
もしくはプロジェクターに映し出せば、参加者用の資料を印刷する必要はありません。
この機会に乗じて、ペーパーレス化を進めるのも手です。
全ての書類書類をデータ化して、サーバーやクラウド上で管理して、ペーパーレス化を進めれば、印刷する機会は大幅に減ります。
ペーパーレス化は新たな機器の設備投資が必要で、社員スタッフに新たなスキルを求める事になりますが、成し遂げることが出来ればコスト削減だけで無く、業務効率の向上も望めます。
自社だけでは契約書などは完結する事が出来ません。
そのため、ペーパーレス化を達成するためには外部も理解を求め、巻き込む必要があります。
多くの困難と新たな投資が必要なペーパーレス化ですが、確実に印刷枚数を削減出来る事は間違いありません。
また印刷する際は事前にプレビューをして、プリントミスを減らすことも大切です。
カウンター料金は印刷するたびに増えるため、1枚の重みを意識してミスを少しでもなくしましょう。
FAXを手動印刷設定にする
他の会社から送られてくるFAXの自動印刷も、もちろんカウンター料金に含まれます。
基本的に、FAXは届き次第自動的に印刷されることが多いと思います。しかしこの設定は、機器によっては手動に変えられるのです。
少しでも節約したいのなら、データを確認してから印刷する手動設定に変更しましょう。
集約印刷機能を使う
カウンター料金は片面ごとに1枚カウントされるため、1枚に両面印刷すると2回分になってしまいます。
そのためA4用紙を使って両面印刷するなら、サイズをA3に変えて片面に集約して印刷しましょう。
2枚を1枚にするだけで無く、4枚を1枚で印刷したり、8枚を1枚に印刷したりすれば、更に出力枚数を削減することが出来ます。
サイズが大きくなってもカウントは1回分になるため、設定を変更するだけで料金を安く抑えられます。
デメリットとしては、枚数を増やして縮小印刷をする事で、資料が見にくくなり、カットする手間が増えて業務効率が落ちる可能性が有ります
モノクロ印刷にする
カウンター料金の設定は、モノクロとカラーを比較した場合に、10倍程度になっている事が大半です。
カラーで作成された資料でもモノクロ印刷にする事で、カウンター料金は大幅に節約する事が出来ます。
しかし、ポイントになる赤文字や、グラフ・写真資料は見にくくなり、説得力が低下する危険性があるため、社外に利用する印刷物や、ココ一番の社内プレゼン資料としては利用しない方が良いです。
カウンター料金を再交渉する
前述の様に、リース期間中の5年から6年程度は、締結したカウンター料金の値下げ交渉は叶いません。
リース期間が終了して再リースをする場合にのみ、カウンター料金を再交渉することが出来ます。
単純に値下げを要望しても、簡単に通る事は少ないと言えます。
値下げ交渉の材料として、過去の月別印刷枚数を明確にして、他社の見積もりをとる事も、大きな交渉材料になります。
現状の機器から変更するとなれば、他社の営業マンも頑張った数字を提案してくることが期待出来ます。
レンタルプリンターならカウンター料金は0円
カウンター料金を大幅に抑えるなら、レンタルプリンターに切り替えるのがおすすめです。
レンタルならカウンター料がかからず、定額のレンタル料のみになるのでコスト削減には最適です。プランごとに印刷枚数が決まっているため、上限を超えなければそれ以上の料金はかかりません。
またレンタル代には保守も含まれているため、別途メンテナンスの契約を結ぶ必要もありません。リース契約が満期を迎えるタイミングで、レンタルプリンターへの切り替えを検討してはいかがでしょうか。
実際にシミュレーションして比較
レンタルプリンターサービスのメリットは、カラーでもモノクロでも自由に印刷出来る事にあります。
我慢してモノクロ印刷にしたり、縮小印刷したりする必要が無く、業務効率は向上して見やすい資料が印刷出来ます。
その上で、印刷コストも安くなります。
1分間に40枚程度の大型複合機コピー機をリース導入している事業所で、月にカラー1万枚の印刷を行うケースで計算してみましょう。
大量印刷をコンスタントに行う事業所のため、契約時に交渉してカウンター料金は相場を大きく下回る、カラーで1枚10円・リース料は月額20,000円と仮定します。
この場合、（カウンター料金）100,000円＋（リース月額料金）20,000円＝120,000円が印刷経費になります。
「プリント革命」は、大型複合機コピー機の設定が無いので、1分間に31枚程度の中型複合機コピー機＜CL-B30プラン＞を2台導入したと仮定します。
（月額レンタル料）30,000円×2台＝60,000円です。他にはトナー等の消耗品代や、カウンター料金も一切掛かりません。60,000円が印刷経費で、リースしている場合の半額で収まります。
2台になることで、1分間印刷出来る枚数は60枚になり、大型複合機コピー機を超えます。さらに、利用者が分散することで、印刷待ち・処理待ちの時間を大幅に短縮する事が出来ます。
まとめ
複合機やプリンターのリース契約時にかかる、カウンター料金を安く抑える方法を解説しました。
カウンター料金は1枚印刷するごとに発生するため、日ごろの使い方を工夫することがコスト削減の一番の近道です。
もしリース契約が満期を迎えるなら、次はレンタルプリンターに切り替えることをおすすめします。
レンタル料金以外の費用が発生しないため、大幅なコスト削減が可能になりますよ。気になる方は、お気軽にプリント革命にお問い合わせください。
