いまだにデジタル化が進んでいない組織にとっては、従来の業務をデジタルに置き換えるDX化は今すぐ取り組まなければならないテーマかもしれません。
しかし、DX化をあまりに急激に進めてしまうと、業務が停滞したりロスが増えたりと、ネガティブな事態に陥る可能性があります。
印刷やプリンターに関するDX化、ペーパーレス化とは
例えばDX化の中でも象徴的とも言えるアクションがペーパーレスです。
これまで紙にプリントしてやりとりしていた書類などを、デジタル化することで、効率を良くすることが可能です。
では実際に、ペーパーレスとはどんなメリットがあるのかをチェックしてみましょう。
印刷量が減り根本的な印刷コストの削減ができる
これまで紙にプリントしていたものをデジタルに置き換えれば、プリントにかかっていたコストが圧縮できます。
用紙の費用やインクの費用など、ペーパーからデジタルに移行することでのコストダウンは見逃すことのできないメリットです。
印刷量が減れば高スペック機が不要になるので、本体代も削減できる
直接的なプリント台だけでなく、これまで高額なリース料金を支払っていたハイスペックな複合機などの使用をやめれば、その分のコストも削減できます。
ペーパーレス化＝印刷しない、ではない
DX化の鍵となるペーパーレス化ですが、企業によってはその導入が遅れている場合もあるかもしれません。
あるいは、導入しかけたけれど浸透せずに中途で諦めてしまったというケースもあることでしょう。
ここで確認しておきたいのは、DX化は業務改善のためのデジタル化がテーマですから、デジタル化という手法だけに偏ってしまうと失敗してしまう可能性もあるということです。
必要な資料は印刷すべき
ペーパーレス化をするからと言って、何もかもをデジタル化するのは効率的ではありません。
書類によっては紙にプリントしたほうがいい場合もありますし、営業資料にしても客先で必ずしもデジタルデータを見せられるとも限りません。
DX化は業務の効率化が目的であり、すべての書類をデジタル化しなければならないと定義されている物ではありません。
現場の実情に合わせて、徐々に可能な物をペーパーレス化していくというプロセスが必要だということは意識しておきましょう。
データベース化すべき情報とそうでない情報を区別しよう
DX化では可能な限り情報をデジタル化して、データベース的に共有することは重要な課題の一つとなります。
しかしだからと言ってこれもまた全てをデジタル化しようとすると、思わぬところにしわ寄せが出てしまう可能性もあります。
DX化を進めながらも、どの情報をデジタル化するべきかの検証をチェックしていくことも業務の効率化には必要と言えるでしょう。
DX化、ペーパーレス化で業務が煩雑になっては本末転倒
DX化というのは組織の競争力を高めるために情報をデータ化し、あるいはペーパーレス化することを意味します。
そこを取り違えてしまうと、時にデジタル化が目的となってしまいそうなると場合によっては本末転倒で、業務効率がダウンしてしまうことすら考えられます。
もし今から組織としてDX化に取り組むのだとしたら、目的を明確に持ち、どの業務をどのように効率化していくのかを決めてから取り組みましょう。
ペーパーレス化にこだわりすぎると、DX化は業務の遂行の足を引っ張ってしまう可能性もあるのです。
プリント革命の導入でDＸ化、ペーパーレス化に貢献できること
ではプリンターを使ってDX化を進めるためには、どのような方法を取ればいいのでしょうか。
現在では多くの企業がプリンターを導入しているはずですから、いまさらプリンターを置き換える価値があるのかと疑問に思うかもしれません。
しかし、もし「プリント放題」という料金体系を知ってしまうと、その考え方も変わるかもしれません。
DX化とともに重視したいのが、プリントのコストダウンです。
プリント革命ならそんなコストダウンを、最新の機器を使いなが実現できるかもしれないのです。
利用料が定額なので毎月のコストが均一化できる
プリント革命の特徴の一つとして挙げられるのが、定額制の料金を用意していることにあります。この定額制はその名前の通り月額料金が設定されていて、その料金さえ支払えば「プリントし放題」という、非常にお得な料金体系となっています。
さらにプリント放題と言っても保守費用やトナー・インク代は別ではないかと思われる方もいらっしゃるかもしれません。
しかしプリント革命ではそのような費用も一切不要。
リース契約の場合によくみられるプリントごとの「カウンター代」も当然不要です。
まずはDX化の第一歩としては、コストダウンと業務効率化を両立できるプリンターのリプレイスを勧めてみるのがおすすめです。
集約印刷や文字を小さくしなくてもいい
プリント放題ですから、プリント枚数を気にしなくてどんどんプリントできてしまうのがこのプリント放題のメリットです。
インク台や用紙代を考えるとついプリント枚数を減らすために複数のページを一枚に縮小してプリントする集約印刷をしたり、読みにくくなるのを覚悟の上で文字サイズを小さくした書類を作る必要もありません。
わかりやすくページごとに正規の方法で印刷することは、効率アップというDX化の本来の目的にマッチしているはずです。
リース大型複合機1台よりもプリント革命の中型機2台の方がコスト削減できる
大規模なオフィスの場合リース契約した大型の複合機をいまだに利用していることも多いと思います。
しかし、プリントする機会が多いほどプリンターの占有が問題となり、プリント待ちでイライラしてしまったり、遠い場所までわざわざ印刷物を取りに往復しなければならなかったりと、業務効率が落ちてしまいがちです。
そのような時は中型の複合機を2台、あるいはそれ以上の数導入して、セクションごとに分散して利用できるようにしてみてはいかがでしょうか。
プリント放題の料金だけで設置台数を増やせますから、結果としてはトータルコストを抑えながら業務効率をアップできるのがプリント革命を利用するメリットとなります。
リース利用中からの併用でもコスト削減ができる
もし現在のリース契約をすぐに終了できなかったとしても、プリント革命を利用する価値はあります。
リースの場合は契約期間があらかじめ決められているため、その期間が終わるまで契約解除できない場合もあります。
プリント革命はリース契約のような特別な審査や契約書類などが必要なく、即契約可能ですから、トータルでのコストを計算してリース契約の月額料金を下げることができるのであれば、併用でのコストダウンも可能です。
リース大型複合機1台よりもプリント革命の中型機2台の方がコスト削減できる
例えば大型のリース機械はA3などの大判の用紙のプリントができますから、そのようなサイズをプリントする場合はリース機を使用。
そのほかの一般的なA4サイズプリントはプリント革命を利用という使い分けをすることで、併用してコストダウンができる場合もあります。
A3のみのプリントをリース機で行えばこれまでよりもカウンターを減らせますから、リース機の月額料金は下がります。
そのほかの一般的なプリントをプリント放題に置き換えれば、トータルでのコストを下げることも可能となります。
DX化とともにプリント・印刷コストを見直してみましょう
DX化を進めるにあたって、プリント環境を見直すことは重要なポイントとなります。
しかし、性急な置き換えはかえって業務効率を落としかねませんし、全てのプリントを廃止するというのも現実的ではありません。
まずは自社の業務に必要なプリンターの性能を検討し、プリント革命を使った自由度の高いプリンター環境を導入してみてはいかがでしょうか。
