ペーパーレス化に伴い用意すべき3つのツールとは

ペーパーレス化を行う場合、「さあ!今から始めよう!」と思ってすぐに実行に移せるものではありません。

すでにある紙の資料をデータ化してパソコンへ保存するわけですから、それに伴い用意すべきツールが3つあるのです。

必要なツールを用意することがペーパーレス化の第一歩ですから、データ化した資料をきちんと保管し、快適に閲覧できようにするためにも何が必要か知っておきましょう。

必要なツール1.情報共有ツール

情報共有ツールとは、データだけでなく業務の進捗や顧客管理など、さまざまな情報を伝達・共有できるツールを指します。

ペーパーレス化を行うと資料がデータ化されますから、それに付随するやりとりもメールやチャットツールに移行していくはずですから、情報共有ツールがあると便利です。

情報共有ツールを使い、社員がいつでも自由に情報を発信し、データ化された資料をすぐにやりとりできるようになれば、紙の資料を使った会議よりもスムーズに業務が進むでしょう。

情報共有ツールを選ぶときは、

  • 社員全員が使いやすいか
  • 必要な機能がそなわっているか

に注目してください。

使い方が難しいとパソコンが苦手な社員には取り扱えませんし、必要なものがないといくつかの情報共有ツールを利用しなければならず、余計な手間がかかってしまいます。

必要なツール2.ストレージサービス

ペーパーレス化によってデータ化した資料は、ストレージサービスを使ってオンライン上に保管し、社員が必要なときに個々のパソコンから閲覧できないといけません。

データ化する場合も、社内の一つのパソコンからしかデータを取り込みできなければ、手間がかかるのでペーパーレス化が進まないでしょう。

ストレージサービスにデータ化した資料を保存しておけば、必要なときに必要な人がすぐに資料を閲覧できますし、共有した資料はすぐにオンライン上へ反映されるので資料を直接渡しに行くより手軽です。

ストレージサービスを選ぶときは、

  • 容量は十分か
  • 使い方が難しくないか
  • セキュリティは万全か

この3つの点に注目してください。

使い方が煩雑だと面倒に感じてペーパーレス化をやめてしまったり、紙の資料でやりとりしたほうが短時間で済んでしまいます。セキュリティに関しては重要な情報を漏洩させないために、よく調べて安全だと言えるストレージサービスを選びましょう。

必要なツール3.スキャナー

これがないとペーパーレス化が始まらないと言えるツールは「スキャナー」です。もともとパソコンで作った資料はすでにデータ化されていますが、紙の資料はスキャナーがないとデータ化できません。

スキャン機能は家庭用のプリンターにもついていますが、家庭用ではスキャンにかかる時間が長く、1枚1枚ゆっくりとパソコンへ転送するので資料が多いオフィスには不向きと言えます。

オフィスのペーパーレス化のためにスキャナーを購入するなら、

  • スキャンスピードが速いもの
  • 簡単にスキャンできるもの
  • 文字やイラスト、図表が鮮明にスキャンされるもの

がおすすめです。

すでにスキャン機能つきの複合機をオフィスに導入しているなら、新しくスキャナーを購入する必要はありません。

まとめ

オフィスなどでペーパーレス化を進めるために必要なツールは、情報共有ツールとストレージサービス、スキャナーの3つです。

資料をデータ化すると社員同士のコミュニケーションが今まで以上に取りやすくなるので業務がよりスムーズに進むでしょう。

3つのツールを選ぶときにはいくつか注意点がありますから、ペーパーレス化に影響を与えないためにも事前によく確認しておいてください。

もしデータ化する紙ベースの資料が多すぎるというなら、データ化を代行してくれる業者もありますので依頼を検討してみてはいかがでしょうか。