テレワークできない原因は紙?移動やコストを削減する対処法とは

ウイルスの感染対策のため、テレワークを実施している企業は多いと思います。

しかし、すべての業務を家の中ではできないと感じる人もいるのではないでしょうか。テレワーク時に課題となるのは「資料の印刷」です。今回はテレワークをする際のポイントや、在宅勤務時のボトルネックとなる「紙」について、原因と対処法をまとめました。

そもそも在宅勤務するためのポイントは?

そもそも在宅勤務をするためには、いくつかの条件があります。
たとえば紙をメインに使っている仕事なら、電子化してオンラインで業務を可能にする必要があります。
テレワークをするためには、各社員がノートパソコンを持つことも必須でしょう。パソコンがあれば、業務で利用するデータにいつでもアクセスできるようにしておくことも重要です。

そして会議の際はWeb会議システムを使い、家にいながら話せる状態が作れることが望ましいです。オンラインで業務が進めば会社に行く時間を省けて、常に在宅勤務できるようになります。

また、在宅勤務には気軽にコミュニケーションが取れるチャットツールが欠かせません。オフィスのように隣にいる人に話しかけられないからです。ちょっとしたやり取りをする際に、毎回メールを送っていては時間がかかって仕方ありません。SkypeやChatworkなどのツールがあれば社員同士のコミュニケーションがしやすくなり、業務を円滑に進められます。

 テレワーク化の最大のボトルネック、「紙」

テレワークにおいて一番ボトルネックになるのは「紙」です。

実際テレワークを推奨している会社でも、資料の印刷や閲覧のために出社する人が絶えないと聞きます。せっかく在宅勤務ができる状況を作っても、これでは完全にテレワークができているとは言えません。

紙が必要となるのは以下のケースが考えられます。

  • 契約書や決裁書類の捺印
  • オフィスに保管してある文書の閲覧や書き込み
  • 顧客との打ち合わせに使う資料印刷

これらをうまく減らすことができれば、テレワークをしやすくなるといえるでしょう。そのためには何をすればいいか事項で対処法を解説します。

テレワークで紙の業務を減らす解決策

テレワークで課題となる紙の業務を減らすためには、ペーパーレス化とレンタルプリンターの使用がおすすめです。

まずペーパーレス化は、紙を利用している業務の洗い出しから始めましょう。
昨今では電子押印ができるツールもあるため、決裁書類や捺印はオンラインでも可能です。オフィスに保管していて閲覧が必要な資料は、業者に頼んで一括PDF化するのも一つの手でしょう。そして必要な情報をクラウドに保存しておけば、どこにいてもデータの閲覧が可能になります。

次におすすめするのはレンタルプリンターの使用です。
レンタルプリンターは毎月定額のレンタル代を払えば、それ以外の料金がかからず一定枚数の印刷ができます。テレワークではコンビニ印刷を使う人もいるかもしれませんが、1枚あたりのコストがまったく違います。コンビニ印刷は1枚10円からのため少量しか印刷できませんが、レンタルプリンターの場合は上限を超えなければ毎月数千枚の印刷も可能です。

またプリンターの保守はレンタル会社が請け負うため、自宅のプリンターのようにメンテナンスを行う必要もありません。テレワーク中にどうしても印刷が必要になる場合は、レンタルプリンターの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

在宅勤務するためのポイントや、テレワークのボトルネックとなる紙の使用について原因と対処法を解説しました。
テレワークをうまく進めるためには、オフィスに依存せず自宅にいながら仕事する環境づくりが必要になります。Web会議やチャットツールなどをうまく使って、自宅にいながら業務をスムーズに進める工夫をしましょう。

そしてテレワークで課題になる紙の利用は、ペーパーレス化やレンタルプリンターの使用で問題を改善できる可能性が高いです。導入には手間がかかるかもしれませんが、長期的に見て効率化できて、コスト削減可能な手段を選びましょう。プリント革命ではレンタルプリンターの7日間トライアルも行っています。気になる方はこの機会にぜひお試しください。