コントの舞台背景は、わかりやすく事務所を象徴する雰囲気が無くてはいけません。
そこに有るべき物として、デスク・電話・書庫棚などがあります。
もっとも、最近のIT企業では従来の決まったデスクではなく、フリーアドレスデスクになったいたり、固定電話が無かったり、デジタル化で書庫さえ無くなっているケースもありますが・・・。
そんな中で、解りやすい従来型のオフィスにも、最新のIT企業にも、どちらにも導入されているのが大型複合機コピー機です。
日本中のオフィスに数多く設置されている大型複合機コピー機は、その数の多さと身近にある事から普段は意識しませんが、1台100万円を超える価格も珍しく無く、数百万円を超える価格のものも少なくありません。
多くのオフィスに高額な大型複合機コピー機が設置されているのは、リース契約で初期費用が必要無く、月々のリース料だけで導入が出来て、面倒な消耗品補充やメンテナンスが外部に丸投げ出来る、カウンター料金保守サービス契約が普及している事にあります。
リース契約は途中解約する事が出来ず、5年から6年の期間が設定されていて、結果的に本体価格＋リース会社の金利手数料の全額を支払う必要が有ります。
それほどの対価を支払ってでも、大型複合機コピー機を導入するのは、オフィスで役に立つ多機能が凝縮されている事に外なりません。
オフィスで大活躍する複合機の種類を、タイプ別に解説します。
複合機とは？
複合機はその文字が表す様に、複数の事がこなせる機械です。
一般的に言われている複合機の機能として、コピー・スキャン・プリンター・FAX等があります。
これらの基本的な要素は、いずれもオフィスに欠かせない機能ですが、時代の変化に合わせて、ますます多機能化しています。
デジタル化への対応
基本的な複合機の機能は、紙を軸にしているのに対して、ペーパーレス化が提唱される時代に合わせて、デジタル化が進んでいます。
紙とデジタル化は相反する要素だと思われがちですが、そんなことはありません。
たとえば、従来のFAX送信は印刷された原稿を、FAXするという動作を行っていましたが、企業内のLANで接続されたパソコンから、データを紙に印刷する事無く複合機からFAX送信する事などは、複合機を使ったデジタル化と言えます。
同じFAXで受信の場合も、通常は紙に印刷して受け取っていましたが、デジタル化された複合機は、受信したFAXを用紙に印刷すること無くデータに変換を行い、指定したパソコンに転送したり、仕分けしてクラウドにデータを上げたりする事を行います。
FAXは一例ですが、それに限らず紙とデータが混在するオフィスの環境において、その橋渡しをしてペーパーレス化を進めるだけでなく、両方を機能的に行えるオールインワンの機器として、複合機は活躍しています。
複合機の種類
一般的な複合機以外にも、オフィスで活躍している複合機があります。
〇デジタル複合機
一般的にオフィスに設置されている、主流の複合機です。
大型複合機コピー機の多くは、フルカラーデジタル複合機ですが、サブ的に利用されるモノクロ複合機も、多くのオフィスで活躍しています。
〇デジタル広幅複合機
一般的なオフィスにはありませんが、大判の図面やポスターを扱うオフィスには、通常のオフィスで利用されるA3よりも大きなサイズが扱える、デジタル広幅複合機が設置されています。
図面やポスターをスキャンしてデータ化したり、そのままFAXで送信したり出来るなど、複合機の機能を有しています。
〇プロダクション複合機
こちらも一般的ではありませんが、通常のコピー機の印刷機能を大きく凌駕していて、印刷機に近い機能を持つのがプロダクション機です。
名刺や封筒、ダイレクトメールや会社案内のパンフレットなど、外部の印刷屋さんに出すクオリティが、社内で完結出来ます。
印刷位置の精度が高く特殊なトナーを使用していて、オフセット印刷に近い品質があり、コート紙やマット紙・厚紙や横断幕・クリアファイルなどにも印刷が出来ます。
大型複合機の驚くべき性能
複合機は、オフィスで便利に利用出来るデジタルデバイス化が進んでいて、行える内容は日々進化しています。
もちろん、その性能も凄いのですが、家庭用のプリンターと比較した時に、最も凄い性能は、その耐久性と印刷速度という、プリンターとしての基本性能です。
耐久性という性能
プリンターの耐久性には、耐久「年数」と耐久「枚数」の2つがあります。
経理上、プリンターの減価償却期間は5年になっているため、家庭用のプリンターも大型複合機コピー機も、耐用年数は同じ5年で設計されています。
しかし、プリンターが生涯印刷出来る枚数である、耐久枚数は大きく異なっています。
一般的な家庭用プリンターでは、耐久枚数は概ね2万枚程度に設定されているのに比較して、大型複合機コピー機では5万ページから300万ページなど、桁違いの印刷枚数をこなす前提で、すべての設計がされています。
より詳細については、「プリンターの耐久枚数と月間印刷枚数からみるプリンターの寿命」も、併せてご覧下さい。
連続印刷速度という性能
家庭用プリンターの連続印刷速度は、概ね1分間に10枚程度になっていますが、大型複合機コピー機では、1分間に20枚程度から45枚程度の印刷が出来る機種が多く使われていて、60枚が出力出来るタイプも販売されています。
プリンターの印刷速度は、プリンターの寿命にも大きく関わってきます。
詳細は「プリンターの印刷速度は大量印刷か、素早く一枚かを確認しよう」も、是非ご覧下さい。
大型複合機を使うメリット
とにかく多機能で何でもできて、かつ高性能な大型複合機ですが利用するメリットとしては以下のような点が挙げられます。
- 設置場所をまとめられる
- 機器の購入費用やランニングコストが低くなる
- インターフェースや電源供給をまとめられる
多機能な大型複合機を使うメリットは、スペースの確保の容易さです。
複合機でなければスキャナ、FAX、プリンターなど色々な機器をそれぞれ設置する必要がありました。場所も取りますし、配線も煩わしくスマートではありませんし、管理も面倒です。
色々な機器を複合機にまとめてしまえば管理も楽になりますし、場所もとらず配線もスマートです。
機器購入費用やランニングコストもバラバラに機器を運用するより、低コストで済みます。
大型複合機を使うデメリット
オフィスでの運用には万能を誇る大型複合機ですが、デメリットはないのでしょうか。
大型複合機を運用するにあたって考えられるデメリットを挙げてみました。
- 故障・修理時に全ての機能が使えなくなる
- 各機能の使用頻度が高いと逆に生産性が落ちる
複合機に限った話ではありませんが、オールインワン製品に見られるデメリットとして故障の時に色々なものが使えなくなって困るという点が挙げられます。
身近なところでいうと、スマホが故障すると色々なものが一気に使えなくなり、複合機と同様のデメリットを孕んでいます。
対策方法としては、最初から複数台で運用する、という方法です。オフィスの規模にもよりますが複数台あれば一つが故障してもなんとか業務を続行できます。
各機能の使用頻度が高くて生産性が落ちる問題も複数台の運用で解決されますが、それなりのオフィス規模でないと割にあわないことがデメリットとなります。
オーバースペックでないか十分吟味しましょう
大型複合機コピー機は、価格と性能のバランスを考えて、オーバースペックな機種を選択しないことが、余分な経費を抑えることに繋がります。
連続印刷速度で本体価格は変わる
一見しただけでは解りにくい大型複合機コピー機の価格と性能ですが、実は結構シンプルです。
価格が高いと機能も増えると思いがちですが、現状の大型複合機コピー機の価格は、連続印刷速度が遅いほど安く、速いほど高額になっていて、機能的には価格で大きな差は無く、必要な機能はオプションで追加するスタイルになっています。
一例として、RICOH（リコー）のデジタルフルカラー複合機で、連続複写速度と価格の関係を、金額順に見てみましょう。全て税抜価格です。
・RICOH IM C6000 2,440,000円～ カラー60枚/分 モノクロ60枚/分
・RICOH IM C5500 1,960,000円～ カラー55枚/分 モノクロ55枚/分
・RICOH IM C4500 1,710,000円～ カラー45枚/分 モノクロ45枚/分
・RICOH IM C3500 1,490,000円～ カラー35枚/分 モノクロ35枚/分
・RICOH IM C3000 1,270,000円～ カラー30枚/分 モノクロ30枚/分
・RICOH IM C2500 1,070,000円～ カラー25枚/分 モノクロ25枚/分
印刷速度は月間の印刷枚数を基準に
印刷速度が速いほど業務効率は上がるので、コストを掛ければ業務効率が上がり、印刷速度を我慢すれば、支払う経費が抑えられるのは間違いありませんが、それほど事は単純ではありません。
連続印刷速度によって使うパーツが異なるため、耐久性にも大きな違いがあり、オーバースペックにならないためには、月間印刷枚数で選択するのが合理的です。
遅いスペックを我慢して大量の印刷を行えば、目先の支払経費は抑えられますが、5年の償却期間（リース期間）を待たずして、寿命を迎える可能性が大きくなります。
月間印刷枚数と、最適な印刷速度の目安は次の通りです。
・3,000枚まで 20枚/1分間～25枚/1分間 程度
・5,000枚まで 25枚/1分間～35枚/1分間 程度
・10,000枚まで 35枚/1分間～45枚/1分間 程度
・1万枚以上 45枚/1分間～60枚/1分間 程度
印刷枚数から複合機を選べば、リース期間中に快適に利用が出来て、オーバースペックによる無駄な費用を抑えることが出来ます。
