オフィスでの複合機運用は、最近ではICカード認証が一般的となりつつあります。
以前は誰でも複合機を使えるのが当たり前でしたが、パソコンのデータを複合機でプリントアウトする時は、権限が設定されているのが通常で、かつICカードで認証しなければいけません。
面倒になってしまいましたがICカードによる認証を使うことによって、権限の管理や履歴の確認を行うことができるようになり、企業のセキュリティ管理が容易にできるようになりました。
この記事では、ICカード認証の機能やメリット・デメリットについて解説しています。セキュリティ管理について知りたい担当者の方はこの記事を是非、参考にしてみてください。
ICカード認証の複合機とは？
ICカード認証の複合機とは、個人に貸与された会社のICカードを使って認証しないと使えないという機能を持った複合機です。
コピーの機能に権限は設定されていないけど、パソコンのデータなどをプリントアウトする場合、権限が設定されているケースが多くあります。
場合によっては、プリントアウトを権限のある人に頼まないといけないこともあります。
面倒になってしまったなぁとお思いの方もおられると思いますが、企業側からすると情報セキュリティの観点から見てとても大事な機能なのです。
ICカード認証の複合機のメリット
ICカード認証の複合機のもっとも大きなメリットは、情報漏えい対策として効果を発揮する点です。利用状況の見える化により適正なコスト管理を行うことができます。
情報漏えい対策
- 印刷物の取り違えや置き忘れを防ぐことができる
- 誰がどのファイルを出力したか、履歴で確認できる
- 使用者を制限できる
- 役職によって使える機能を制限できる
印刷が頻繁に行われる大きなオフィスでは「印刷物がトレイに残ったまま」「印刷物の取り違え」という、事がよく起こります。
プリントした紙を誰かが持っていって間違えてFAXしたりすると、その時点で情報漏えいとなります。情報漏えいを防ぐ事が大事ですが、万が一発生してしまった場合でも、ICカード認証であれば履歴を追うことで情報漏えいの経緯を正しく説明することができます。
ICカード認証で出来る事
最近のオフィスビルでは、ICカードになっている社員証が無いと、出入りが出来ない企業も増えています。
だれが、いつどこに入室したか？退出したか？を一元管理できると共に、部外者をシャットアウトすることに効果を発揮しています。
ICカード複合機は、同じ発想を取り入れたと考えても良いでしょう。
だれが？いつ？何をプリントアウトしたのか？一元管理が出来ます。
考え方が同じだけで無く、社員証のICカードを複合機に利用出来るシステムも増えていて、複数のカードが必要ありません。
セキュリティ
手元にあるプリンターで印刷するなら問題ありませんが、多くの社員で共有する複合機を利用している場合、近くにあるとは限りません。
ICカード認証を用いる事で、パソコンから印刷指示を出しても、自動的に複合機から出力されなくなります。自分が複合機の前に立ち、ICカード認証をする事で、初めて出力が可能になり、第三者の目に触れる事無く印刷が可能になります。
プリントデータが出力された後には、プリントデータは削除されます。
必要なら、データを保管する事も可能ですが、ICカード認証が無くては第三者が出力することは出来ません。
たとえば、センシティブな資金情報や、人事情報などを印刷する時に、出力しっぱなし状態を防ぐ事が出来ます。
ICカード認証の複合機は、通常はロックが掛かっていて、ICカード認証を行わない限り、一切操作が出来ない様になっています。
コスト管理
複合機はカウンター料金で管理されているケースが多く、印刷枚数に応じて費用が増加します。
「余分な印刷はしないようにしましょう」という掛け声だけでは、現実的にコスト意識を持って行動する事を促す事は難しく、この解消にICカード認証が役に立ちます。
ICカード認証で、個人やセクションごとに、印刷に掛かった経費を見える化出来て、管理者が個別に管理指導する事が可能になります。
社員やアルバイトが混在しているオフィスでは、ICカードごとに出来る事の設定が可能で、プリントアウト・コピーではモノクロ/カラー利用の制限が出来て、スキャナーやFAXの利用可否も設定が可能です。
ユーザーごとに、出力枚数の制限をかける事も可能です。機能（コピー・プリント出力・FAX）ごとに設定が出来ます。
導入した企業では、無駄な私用のカラープリント等が激減する事も多く、大きな成果を上げるケースが増えています。
利便性の向上
複合機は多機能で出来る事も多く、大型化した操作パネルでも、一画面で全てを網羅する事は到底出来ません。
ユーザーによって利用方法は様々ですが、ICカード認証で個人を紐付けすることにより、ユーザーが最も使う仕様に、操作パネル表示を変更出来ます。
サーバーを導入すれば、詳細なログ管理が可能になるだけでなく、利便性も大きく向上します。
複数の複合機が設置している場合、ネットワークに接続されている複合機なら、取り敢えずパソコンから印刷出力指示を出しておくだけで、どこにある複合機からでもICカード認証を使って、印刷物を取り出すことが可能です。
たとえば、別のスタッフが利用している複合機を避けて、別の複合機から出力が可能になります。
ICカード認証の複合機のデメリット
ICカード認証の複合機のデメリットは以下の点が挙げられます。
- カードを落とすなどして無くしてしまう
- カードの破損、認証不良
- カードの貸し借り、本人特定の低さ
ICカード認証のデメリットは、カードそのものにあります、ICカードという物理的な認証方式となりますので、紛失や破損のリスクが伴います。扱い方にもよりますが、折れてしまうなど壊れやすい点も心配です。
カードの貸し借りも簡単にできてしまいますので、本人特定の正確性の点でも問題があります。ずっと同じ人が使ったことになっているけど、本当に使ったのが誰か分からないという事が起こりえます。
ICカードによるリスクをクリアしたい場合は生体認証を採用するのがいいでしょう。
最も大きいデメリットとしては、費用の問題が有ります。
複合機に取り付けるカードリーダーと部品代で概ね一台当たり10万円前後、FeliCaタイプのICカード1枚当たり5,000円程度が掛かります。
生体認証は、コニカミノルタの指静脈認証機能・富士フィルムやNECの顔認証システムなどが有りますが、対応している機種に入れ替える必要が有り、費用が嵩みます。
ICカード認証はセキュリティ管理に必須
大規模なオフィスで複合機を運用する場合は、セキュリティ管理の観点から見てICカード認証の複合機や生体認証の複合機を採用するべきでしょう。
大規模オフィスでは、頻繁に印刷が行われ、トレイに印刷物を置き忘れたり、印刷物の取り違えが発生する可能性が高まります。
そんな時、ICカード認証の複合機があれば、間違いリスクを軽減することができます。万が一、情報漏えいが発生した場合でも、履歴を追うことで経緯を明らかにすることもできます。
最新の状況では、ICカードの認証よりも生体認証の複合機を採用したほうがいいでしょう。より、本人特定の精度が上がり情報セキュリティ管理を正しく運用することができます。
ICカード認証でセキュリティが高まるのは、プリンターから複合機へプリント指示が出たデータを、一旦暗号化してスプールして、カード認証が行われた時のみ、カード所有者の目の前で印刷・即ピックアップ出来る事が、書類放置・盗み見・盗難に効果が有るからです。
考え方を変えれば、作業するデスクのパソコンと同じデスクに、プリンターが設置されていれば、同様の効果が期待出来て合理的です。
プリント革命のレンタルプリンターサービスなら、初期費用やカウンター料金が掛からず、プリンターの導入が可能です。プランによって一定枚数まではプリント放題になるので、コストの上昇を気にせず、管理も楽になる上、複合機のカウンター料金も節約出来るメリットが有ります。
