オフィスに高額な大型複合機コピー機を導入する場合、初期費用負担が無く、所有権を持たないことで減価償却や、それに伴う事務処理が不要になるメリットが有る、リース契約をしているケースが多くなっています。
毎月支払うリース料は経費扱いで落とせるため、利益の出来ている企業にとっては節税効果もあります。
利用する企業にとっては、大型複合機コピー機はビジネス遂行の為のツールであり、所有しなくても利用出来るだけで問題はありません。
繊細な精密機器であったとしても、いつでも快調に利用出来る事が最も望まれています。
そのニーズに応えた、保守や消耗品補充の手間を含めて、面倒臭い事は全て外部に丸投げして、リース契約者はコピー機を利用するだけ済むシステムが、カウンター料金保守サービス契約です。
カウンター料金は印刷するごとに、あらかじめ決められた単価費用が、月額リース料とは別に掛かってきます。
カウンター料金は印刷枚数が増えれば、比例して支払金額が増加していきます。
賢く使って経費削減が出来る、リース契約している 大型複合機コピー機のカウンター料金を解説します。
複合機・コピー機のカウンター料金とは？
大型複合機コピー機は、多くの不特定多数の利用者が、コンスタントに毎日使う機器であるため、ともすれば乱雑に扱われがちですが、見かけとは異なり、複雑に緻密に制御されて動いている、精密機械である事は間違いありません。
カウンター料金保守サービス契約とは？
精密機械である特性上、利用する中でいつまでも快調に、正常に稼働し続ける事には無理が有ります。
そのため、プロによる定期的なメンテナンスが必要で、大型複合機コピー機を運用するためには、技術料・人件費・出張費用など、多大なメンテナンス費用が掛かります。
また、メンテナンスを行う中でパーツ交換が必要になれば、高額な修理費用が必要になります。
1回の修理で数万円から数十万円になる事も、決して珍しく有りません。
消耗品であるモノクロトナー・カラートナーは、通常の家電量販店等には在庫が無く、都度の手配が大変であり、機種によりますが金額もトナー一本あたり数万円以上になるため、大きな費用負担が必要になります。
これらを丸ごと外部で請け負って、突発的な費用負担を避ける事が出来る仕組みが、カウンター料金保守サービス契約であり、毎月の月額リース料とは別に費用負担が掛かります。
カウンター料金保守サービス契約を締結していれば、定期的なメンテナンスや、トラブル時の部品代を含めた修理費用が別途発生せず、トナーの消耗具合を外部で把握して、トナーカートリッジが自動的に手配され、これらの別途費用が一切発生しません。
カウンター料金とは？
カウンター料金は、カラー1枚いくら・モノクロ1枚いくらの単価が設定されます。
〇カウンター料金単価は一律ではない
カウンター料金単価は、契約ごとに異なります。
メーカーによっても異なりますし、納入する代理店の思惑や、過去における付き合い、複数台導入などでも変わって来ます。
コンスタントな印刷枚数によっても、カウンター料金単価は変わってきます。
印刷枚数が多いオフィスではライバルも多い事から、比較的安価に単価が設定されるケースが多く、印刷枚数が見込めないオフィスでは、比較的高めの単価設定がされます。
新規の場合は、業種や使い方の聞き取りを通じて、おおよその印刷枚数を把握する事により、カウンター料金単価が決定されます。
〇最低料金
カウンター料金には、最低料金が設定されています。
これは、全く印刷が行われなかった月や、極めて少ない印刷枚数の月には、単価設定をするだけでは支払が発生しないか、少額になってしまうため、定期メンテナンス料の意味合いになっています。
最低料金は、カウンター料金単価と同様に契約によって異なりますが、概ね月額1,000円から3,000円程度の範囲で、設定されることが多くなっています。
印刷枚数が少なくて、設定された最低料金に届かない月では、カウンター料金として最低料金が掛かります。
〇具体的なカウンター料金
具体的なカウンター料金は、基本的に非公開になっています。
これは、ここまで述べてきたように、同じ機種でも契約によって大きく単価が異なるためです。
数少ないメーカーの記載例では、富士フイルムビジネスイノベーション公式ホームページに記載があります。
そこでは、モノクロで7円から8.5円・カラーで35円から45円になっています。
一般的なカウンター料金の相場としては、モノクロで2円・カラーで20円程度になっている事が多くなっています。
〇印刷枚数によっては高額になる
カウンター料金保守サービス契約は、リース契約と同時に結びます。
ここで交わした契約内容は、リース契約の途中で変更する事は出来ません。
1枚あたりの単価だけで契約の話が進むので、気にしないケースも多いですが、実際に利用してみると月額リース料を上回る事も少なく有りません。
たとえば、モノクロ2円・カラー20円で単価契約をしている場合、1ヵ月にモノクロ1,000枚・カラー2,000枚を印刷した場合、2円（モノクロカウンター料金）×1,000枚＋20円（カラーカウンター料金）×2,000枚＝42,000円になります。
別途掛かる月額リース料が20,000円だった場合、月に掛かる印刷費用としては、42,000円＋20,000円＝62,000円 になります。
複合機・コピー機のカウンター料金の節約術！
複合機・コピー機のカウンター料金はプリントをすればするほど高くなります。プリントするものを節約するのは難しい気もしますが、実は意外と簡単にできるものなのです。節約術を紹介しますので、オフィスのコスト削減に役立ててください。
1.FAXの受信設定を見直す
FAXの送信するときは、基本的にカウンター料金は発生しませんが、受信のときは設定方法によってはカウンター料金が発生します。
カウンター料金は印刷をすると加算されるため、FAXを受信したときに自動で印刷するという設定になっていると、受信するたびにカウンター料金は増えてしまうのです。
そこでおすすめなのが、FAXを受信したときは本体にデータを蓄積させておくか、メールやパソコンなどにデータを転送する設定に変える方法。これなら不要な営業FAXを受信したことで、カウンター料金が高くなってしまうのを防げます。
2.フルカラーではなくモノカラー印刷を利用する
印刷時のカラー設定はモノクロとフルカラーの2種類だけでなく、カラーを2色だけ使った「モノカラー」もあります。
モノカラーはモノクロと同じ値段か、フルカラーより安い料金で設定されているケースがほとんどのため、フルカラーである必要のないときはモノカラーを利用することでカウンター料金の節約が可能です。
3.集約印刷を利用する
カウンター料金はどのサイズの用紙でも、1枚印刷すれば1とカウントされます。このルールを利用して、集約印刷を積極的に使うとカウント料金を節約できるのでおすすめです。
集約印刷とは、2枚以上の原稿をA3サイズなど大きなサイズの用紙に集約して印刷する方法を指します。たとえばA4の原稿2枚をそのまま印刷するとカウントは2枚ですが、A3の用紙に集約すればカウントは1枚です。
複合機・コピー機は基本的に印刷さえしなければカウンター料金は発生しない
毎月掛かるカウンター料金の高額さに辟易しているなら、契約中には最低料金は掛かってきますが、印刷しない事が最もカウンター料金の支払を抑える事が出来ます。
かと言って、印刷しないで業務を遂行する事も難しいのが現実です。
そんな場合の解決策として、プリント革命のレンタルプリンターサービスを導入する事が最適です。
たとえば、プリント革命では、中型複合機のCL-B30ライトプランが月額レンタル料22,000円で導入出来ます
初期費用が掛からず、送料や保守代もかかりません。
リース契約では掛かってくる1枚ごとのカウンター料金も不要で、月に3,000枚まで消耗品代もレンタル費用に含まれているため、前述の62,000円が印刷コストとしてかかっていた、1ヵ月にモノクロ1,000枚・カラー2,000枚を印刷した場合でも、レンタル料金の22,000円だけで収まります。
CL-B30ライトプランはA4サイズの用紙までしか対応していませんので、希に利用するA3用紙を使う印刷の時にだけ、リース契約をしている大型複合機コピー機を使えば、カウンター料金の規定最低料金も、全部は無駄になりません。
このケースでは、月々40,000円の印刷費用削減になります。
