プリンターを導入する場合、金額が高額になる大型複合機コピー機の大半は、リース契約になっています。
数百万円する機器でも、リース契約をすれば初期費用が掛からず、毎月数万円のリース料を支払えば、税務上の資産計上が必要無く、全額損金で処理が出来ます。
しかし、リース契約プリンター費用の経費計算をする時に、リース料だけで計算する事は問題があります。リース料以外にも、意外に掛かる費用が有るからです。
具体的にリース契約したプリンターの使用をシミュレーションして、6年間使用した場合の総費用、トータルコストを解説します。
6年間という期間は一般的なリース契約の期間
リース期間は、一定の範囲で自由に設定する事が出来ます。
リース期間の根拠と適正な期間
コピー機複写機のリース期間は、国税庁の定める減価償却資産の耐用年数が基準になっています。耐用年数は5年と定められています。
このため契約者が自由に（例えば10年間等）リース期間は設定することは出来ません。
耐用年数を基準に3年から7年間で、リース期間は設定されます。
この期間内の年数であれば自由に設定出来ますが、特に期間の希望を出さない商談で見積もりを依頼すれば、5年と6年の契約期間でのリース料金見積もりが出されるケースが多くなっています。
かなりハードな使い方や、膨大な印刷枚数を日常からこなしている様な事業所の場合、消耗品と割り切って、もっと短いリース期間を設定する事もありますが、一般的には機械の性能向上や、不具合の頻度が増える確率を加味しても、リース契約期間の多くは、5年または6年に設定されていますし、それが適正です。
リース料率と月額リース料
月額のリース料は、オプションや必要経費などを含めた機種代金総額に、リース会社の金利経費等の諸費用を加算した額を、リース期間の月数で割り算を行ったものです。
5年間のリースと6年間のリースで料金を比較した場合、月々の支払い額は短期間の5年間の方が高くなります。
々に支払うリース料金は、設定されるリース料率から簡単に算出が出来ます。
（費用総額＋リース会社諸費用）×リース料率 ＝ 月額リース料 になります。
設定されるリース料率は、リース期間が長くなるほど安くなります。
一般的な6年間のリース料率は、1.6%から1.8%程度が多くなっています。
この数字は、リース会社から見た、会社の信用度や過去の付き合い経歴によって設定され、必ずしも一律ではありません。
リース会社や、その時の金利情勢によっても左右されて異なります。
たとえば、リース総額200万円のコピー機を契約期間6年・リース料率1.7%で契約した場合
毎月の支払い額 200万円×1.7%＝34,000円
支払総額 34,000円×12ヵ月×6年間＝244万8千円
になります。
リース代とカウンター代のトータル
リース契約を結んだら、リース期間中は毎月決められたリース料を支払うことが、ユーザーの義務になります。
所有しないことを＝借りると認識して、レンタルとリースを混同する事がある様ですが、明確に違います。
レンタルは一定期間（概ね数ヶ月）を経過した後なら、自由に解約返却が可能であり、別途費用も掛かりません。
リース料の意味合い
リース期間中は利用状況の如何に関わらず、月額リース料は満期になるまで支払う必要が有りますし、仮に期間中に不要になっても支払義務は残ります。それは機器を返却しても同じです。
そのため、リース料金を支払っているのに、機器が使用出来なくなるトラブルを避けるための手段として、保守契約があります。
カウンター料金とは？
リース契約をしているコピー機複写機プリンターは、カウンター料金保守サービス契約を結ぶ事が主流になっています。
これは、印刷をする度に決められた1枚あたりの単価が、毎月の支払いに加算される仕組みです。この金額がカウンター料金で、月額リース料とは別途に発生します。
カウンター料金は、同じ機種のリースでも契約ごとに金額は変わります。
印刷枚数の多い少ない、リース料率との絡み、過去を含めた付き合いによっても変わってきます。一般的なカウンター料金の目安としては、モノクロ1枚2円・カラー1枚20円程度です。
この契約を結んでいる期間中に起きたトラブルには、サービスマンが現場に駆けつけ、対応にあたります。
出張費・修理技術料・部品交換時の部品代・メンテナンス費用等、掛かる費用の一切は、契約者に別途請求されることは有りません。印刷を重ねるごとに消耗するトナー等の消耗品も管理されて、無くなる前に補充が受けられる上に、その費用も別途請求されません。
カウンター料金を支払うことで、消耗品手配やトラブル等の機器の管理の煩わしさから、ユーザーは解放される大きなメリットがあります。
実際の費用例
たとえば、カウンター料金保守サービス契約をカラー1枚20円・モノクロ1枚2円で契約して、月平均でカラー1,500枚・モノクロ1,500枚を印刷した場合
毎月の支払い額 カラー1,500枚×20円＋モノクロ1,500枚×2円＝33,000円
支払総額 33,000円×12ヵ月×6年間＝237万6千円
になります。
200万円のコピー機を契約期間6年・リース料率1.7%で契約して、カラー・モノクロ半々に月平均3,000枚を印刷した時に、6年間に掛かるトータルコストは
リース料244万8千円＋カウンター料金237万6千円＝482万4千円になります。
その他の費用
カウンター料金保守サービス契約を結んで、リース契約をしている場合、その他の費用としては、用紙代と電気代が掛かるくらいで、他の費用は一切掛かりません。
ただし、リース期間中の解約は違約金が掛かります。
リース契約時に交わした契約書に、解約時の条件が記載されています。
一般的には、月々のリース代金×支払い残の月数を一括で支払う必要がありますが、別途違約金が明記されている場合もあります。
前述の200万円のコピー機を契約期間6年・リース料率1.7%で契約を3年で解約した場合
支払リース残金総額 34,000円×12ヵ月×3年間＝122万4千円
になります。
リースとレンタルのトータルコストを比較
事業用にプリンターを導入する場合、自動的にリース契約を思い浮かべる方も多いと思いますが、経費削減に積極的な企業から、レンタルプリンターサービスを利用するケースが大幅に増加しています。
「長期的にメインプリンターとして利用するのに、レンタルプリンターサービスは割高では？」
と感じるのは、レンタルを短期的に必要時に補充するサービスという捉え方をしているからだと考えられます。
しかし、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスは、初期費用不要・消耗品の手配やメンテナンスの手間が不要になる、リース契約のメリットをいいとこ取りしながら、印刷枚数によって負担が増加する、カウンター料金が掛からない定額制になっています。
我慢を強いられる事が無く、むしろ業務効率を上げながら、なおかつ経費が大幅に削減出来る事が、、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスの大きなメリットです。
具体的に、6年間に掛かる費用を計算してみましょう。
毎月掛かる費用
リース契約では毎月、月額リース料を支払う必要が有ります。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスでは、月額レンタル料にあたります。
月額レンタル料は利用期間中一定（消費税の変更やプラン変更時は除く）で、6ヵ月以上利用すれば、いつでも別途費用無く返却解約する事が可能です。
印刷費用
リース契約では印刷枚数に応じて、リース料とは別にカウンター料金を支払う事が一般的です。
この費用には、消耗品（トナーやインクなど）とメンテナンス費を含んでいます。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスでは、印刷費用としてカウンター料金の設定はありません。
ライトプランは月に3,000枚まで、プリント放題プランでは月に10,000枚までの印刷はカラー・モノクロを問わず、レンタル料の中に消耗品も含まれています。
契約期間中は、web上の専用ページから消耗品の補充が簡単に出来て、送料も掛かりません。
保守費用
リース契約でカウンター料金を支払っていれば、別途の保守費用は掛かりません。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスでは、別途の保守費用が掛かりません。
トラブル時には専門スタッフが電話対応をする他、機器の不具合の発生に関しては、平日午前中までの連絡なら、即日のうちに同等品の発送手配がされます。
6年間のトータル費用
リース契約のトータル費用
カウンター料金保守サービス契約をカラー1枚20円・モノクロ1枚2円で契約して、月平均でカラー1,500枚・モノクロ1,500枚を印刷した場合、6年間の費用は4,824,000円になります。
レンタル契約のトータル費用
大型複合機コピー機からの乗り換えにも最適な、カラーレーザー複合機＜CL-B30＞のライトプランで同様の計算をしてみます。
月額レンタル料は税抜金額20,000円ですから
20,000円×12ヵ月×6年 ＝1,440,000円 になります。
レンタルプリンターサービスの方が、大幅にお得
6年間の費用総額の差額を計算すれば、
4,824,000円－1,440,000円＝ 3,384,000円
の差額が出ることになります。
リース契約終了後に乗り換える企業の他、リース契約中に「プリント革命」のレンタルプリンターサービスを追加導入する事で、新たに加わるレンタル料よりも、節約出来るリース契約のカウンター料金が大きいため、トータルの印刷経費は大幅に下がります。
