経費の中でも意外と高くつくのが印刷コストです。普段気にせず使っていても、コストを見てみると思った以上の金額でびっくりしたことがある人もいるのではないでしょうか。仕事をするうえで必須となる印刷は、経費削減する際に特に注力したい項目です。今回は日々の少しの工夫で誰でもできる、印刷コストの削減方法を解説します。
印刷コストは大きな経費
仕事をする中で、印刷コストは無視できない経費です。毎日のように資料を印刷する人もいると思います。クライアントとの商談がある営業マンは資料の印刷が必須でしょうし、毎日のように会議でコピー機を使う人もいるでしょう。
また、印刷には用紙だけでなくインクやトナーが必要です。これらは消耗品のため、利用する限りは必ずお金がかかります。またプリンターを使うために必要な電気代や、故障した際のメンテナンス費用もかかりますよね。こうしたコストを少しでも削減するのなら、日々の複合機やプリンターの使い方を見直す必要があります。
印刷コストを削減する代表的な方法
印刷コストを手っ取り早く削減するには、主に3つの方法があります。具体的にはインクやトナーの見直し、カラーとモノクロの使い分け、印刷方法の見直しです。各項目を詳しく見ていきましょう。
インクやトナーを見直す
インクやトナーは印刷コストの中でも特にお金がかかる項目です。インクやトナーのコスト削減は3つの観点から可能です。1つ目は、単体ではなくまとめ買いをすること。1本ずつ買うより、6本セットなどを買えば1本あたりの単価が大幅に安くなります。
2つ目は互換インクやリサイクルインク・トナーを使うことです。純正品のインクやトナーはコストが高くつきますが、非純正品なら格安で手に入ります。中にはISOを取得しているものもあるため、信頼できるメーカーから仕入れれば品質が落ちることを防げます。ただ非純正インクを使うと、故障した際に保証を受けられなくなる可能性があるので注意してください。
3つ目はインク節約ソフトを導入すること。パソコンに専用ソフトをインストールすると、インクやトナーの量を自動的に削減できます。あらかじめ設定すれば集約印刷もできるので、毎回複合機のパネルで設定する手間も省けます。
モノクロ印刷とカラー印刷を出し分ける
モノクロ印刷とカラー印刷では、一枚当たりの料金がまったく違います。たとえばリース契約のカウンター料金は、モノクロは1枚あたり2円から3円、カラーだと1枚15円から25円程度が相場です。
そのため、可能な限りモノクロ印刷にすることで、コストを大幅に抑えられます。社内資料はモノクロ、社外資料はカラーなど、印刷時のルールを決めておくといいでしょう。もしカラー印刷がどうしても多くなってしまう場合は、2色印刷にするのも効果的です。インクの色を減らすだけでも料金が安くなるため、支障がない範囲で実施することをおすすめします。
印刷方法を見直す
次におすすめするのは、印刷方法を見直すことです。印刷コストは1枚コピーするごとに発生するので、方法を変えるだけで総額が大きく減る場合があります。たとえば片面印刷を複数枚するよりは、両面印刷のほうが費用は安く済みます。
さらに両面印刷をするよりは、用紙サイズを大きくして集約印刷するほうがお得です。A4用紙を2枚印刷するより、A3用紙1枚のほうが印刷コストは安いのです。設定を変えるだけでできるので、すぐにコスト削減が必要な人は早速試してみてください。
利用機器の見直し
大型複合機コピー機をリース契約している場合は、契約期間の途中では基本的に解約したり、機種を変更したりすることが出来ません。
現状利用している機器を見直してコスト削減を考えるなら、リース期間完了後に容易に再リース契約を結んだり、営業マンの言われるままに新規のリース契約を締結したりすることは避けたいところです。
適正機器の把握
大型複合機コピー機のリース契約は、カウンター料金保守サービス契約を同時に結ぶ事が多く、月に掛かる印刷コスト経費としては、「月額リース料」＋「印刷した分のカウンター料金」から成り立っています。
月額リース料は、機種代金とリース期間で変わります。
高額な機種を利用すれば、相対的にリース料金も上がっていきます。
機種代金の基準になるのは連続印刷枚数で、もちろん、多くの印刷枚数可能な機種ほど高額になります。
連続印刷枚数は早ければ早いほど、ストレス無く仕事が進められるメリットは有りますが、基準として考えたいのは月間の印刷枚数です。
一般的にオフィスに導入されている大型複合機コピー機のスペックは、概ね以下の通りです。
| 連続印刷枚数 | 月額リース料相場 | 推奨月間印刷枚数 |
| 20枚/分 | 10,000～18,000円 | 1,000～3,000枚 |
| 30枚/分 | 12,000～18,000円 | 3,000～6,000枚 |
| 40枚/分 | 16,000～23,000円 | 6,000～10,000枚 |
大型複合機コピー機を担当する営業マンは、出来れば高額の機種を納めたいのが本音です。
コピー用紙の束は、一束に500枚が入っていますが、月に一束を消費しない事業所に導入する大型複合機コピー機としては、連続印刷枚数40枚/分のスペック機種は、明らかにオーバースペックです。
連続枚数は変わっても、機能的に大きく変わる事は少なく、高額な高速機でもオプション装着が普通になっています。
利用の仕方に見合った適正なスペック機種を導入することで、月額のリース料は抑えることが出来ます。
カラー印刷の色目は、メーカーによって差は現実に有りますが、通常業務の中で特に色目に拘りがないなら、リース期間終了と共に別メーカーとのリース契約交渉を検討する事も、月額リース料を下げられる可能性が有ります。特に富士・ゼロックス系の機種をお使いなら、OKI等に変更する事で大幅にリース料が下げられるケースが有り、当然印刷コストは大幅に削減出来ます。
再契約を含めてリース契約を結ぶときに、カウンター料金も交渉することが大切です。1枚当たりの金額しか営業マンからは出てきませんが、一般的なリース期間の5年程度は変更が効かない金額ですので、印刷枚数の掛け算を行い、腹を据えた交渉に臨むことで、印刷コストは削減出来ます。
機種代と同様に、別メーカーの担当者にカウンター料金の提案を受けても良いでしょう。
大型複合機コピー機の撤廃
コピー機が無くなれば、もちろん仕事に支障が出ます。印刷もコピーも止め！という事では無く、リース契約の大型複合機コピー機を廃止して、レンタル契約の中型複合機コピー機2台を導入するというご提案です。
多くのケースで、印刷コスト削減が劇的に成功しています。
「ウチは相場よりもカウンター料金が安いから、関係ないでしょ！」
という方こそ、実際に掛かる印刷経費を比較して下さい。
たとえば、1分に40枚程度印刷出来る能力のある、月額リース料20,000円の大型複合機コピー機で1万枚のカラー印刷を行えば、カウンター料金が1枚10円の場合（カウンター料金）100,000円＋（リース月額料金）20,000円＝120,000円が印刷経費として掛かります。
これを「プリント革命」のレンタルプリンターサービス、たとえば＜CL-B30プラン＞の月額レンタル料は30,000円です。
同じ1万枚のカラー印刷を＜CL-B30プラン＞2台で行った場合、（月額レンタル料）30,000円×2台＝60,000円です。他にはトナー等の消耗品代や、カウンター料金も一切掛かりません。60,000円が印刷経費になります。
「中型複合機は遅いから使えない！」
という方には、むしろ効率が上がる事をご説明します。
中型複合機コピー機＜CL-B30プラン＞が、一分間に印刷出来る枚数は、カラー・モノクロ共に31枚で、2台導入する事で60枚を超えます。通常ではオフィスに導入されない、非常に高額になる、高速プリンターと同等以上の速度の印刷効率を、中型複合機2台導入する事により、比較にならない安価なコストで使う事が出来ます。
その上に、利用機器が2台に分散することで、印刷待ち・処理待ちの時間が大幅に短縮出来ます。
万が一の故障も、2台有る事でリスクを分散できて、仕事を継続させることが可能になります。
仮に大型複合機コピー機のリース期間中であっても、中型複合機コピー機を導入する事で、印刷コストは削減出来ます。
限られたA3の印刷時のみ等に、大型複合機コピー機の利用するだけにすることで、月額リース料は契約中なので支払わなければなりませんが、カウンター料金は設定している最低料金のみ支払う事で済みます。
新たに発生するレンタル料を加算しても、印刷経費トータルは削減することが可能です。
プリンターレンタル「プリント革命」なら、業務を制限することなく印刷可能！
日々の印刷でコスト削減できる方法を紹介しましたが、なかなかすべてを実行できない場合もあると思います。業務に大きな制限がかかってしまっては、元も子もありません。そんなときは、レンタルプリンターの導入がおすすめです。
「プリント革命」のレンタルプリンターなら、リース契約時より料金がお得になり、最大で78％コスト削減できた事例もあります。カウンター料金がかからず、上限を超えなければ何枚印刷しても料金は一定です。
集約印刷やカラー印刷はコスト削減には効果的ですが、その分資料を見にくくしてしまうデメリットがあります。見にくい資料が、業務効率化の足を引っ張ってしまうこともあるかもしれません。レンタルプリンターならそういった制約を気にせず、安価な料金で印刷が可能です。この機会にプリンター契約をレンタルに切り替えてみてはいかがでしょうか。
まとめ
印刷コストを削減するための方法をお伝えしました。経費の中でも高くつく印刷コストは、日々のプリンターの使い方を見直すことで安く抑えられます。ただ、過度な制約は仕事の効率化を阻む原因になってしまいます。
コストを抑えながらストレスなく印刷するなら、レンタルプリンターが適しています。長期の契約縛りがなく、印刷時のルールを気にする必要もありません。「プリント革命」では無料のトライアルも可能ですので、気になる方はお気軽にお問い合わせください。
