複合機導入を考える時に懸案事項となるのは、導入方法です。
現金一括、リース、レンタルそれぞれに強みとデメリットがありますが、初めての導入だとメリット・デメリットがイマイチ分かりにくいですよね。
複合機導入のポイントは、事業規模や利用頻度に合わせることです。
この記事では3つの導入方法について、メリットやデメリットをもとに解説しています。
ご一読いただければ、複合機導入の基本的な考え方を理解することができます。
事務所へ複合機の導入をお考えの方は、ぜひこちらの記事をご覧ください。
現金一括購入
現金一括での購入は初期費用こそかかりますが、トータルコストを抑えることができます。
リースの場合、リース代金の他にカウンター料金までかかり、コスパがいいとはいえません。
使わなくなったり、新しい複合機に変えたいときは売却することもできます。
デメリットは、初期費用がかかることと、メンテナンスを自分で行わなければいけない、10万円以上の備品は減価償却や固定資産税の対象となり、事務手続きが増えるという点です。
メリットとデメリットを比べてみるとやや、メリットが勝るように思えますが、一番のデメリットは初期費用がかかる点でしょう。
購入した場合の費用
初期費用
購入した場合、機種本体代に加えて設置費用等の諸経費を支払う必要が有ります。
総額200万円 の費用なら、基本的に全額を支払う必要が有ります。
「利益が出ていて現金も有る」という恵まれた環境にある会社でも、複合機の法定耐用年数は5年なので、今期に計上出来るのは定額法で単純計算すれば、200万円÷5＝40万円です。定率法で減価償却できるのは80万円です。
手元に現金が無い場合、資金を調達する必要が有ります。
金利が当然掛かりますし、実績が無い起業したばかりでは融資が受けられない可能性も高くなります。
ランニングコスト
複合機は精密機械のため、定期的なメンテナンスが必要です。
定期的なメンテナンスを施していても、多くの人が毎日利用する複合機は、必ずトラブルが発生する事が必須で、修理が必要になります。
メンテナンスも修理もプロの専門業者に依頼する必要が有り、人件費出張費だけでなく、技術料と必要な部品代も掛かってきます。1回の修理だけで10万円を超える費用が掛かることも決して珍しくありません。
利用すればトナーを消費します。
大型複合機コピー機のトナーは高額で、利用する機種にも依りますが1本3万円から7万円程度で、全色揃えれば10万円から機種に依っては20万円以上になります。トナーが切れれば複合機の稼働は止まるため、管理者を決めて必要なトナーの予備を常に補充しておく必要が有ります。
所感
家電量販店で扱っている小型・中型の複合機なら別ですが、新品の大型複合機コピー機を一括購入で導入するのは、机上で考える以上に費用と維持する手間暇が大きくなります。そのため、大型複合機コピー機を導入する手段としては、リースが圧倒的に多くなっています。
開業したばかりでリース契約の審査が通らなかったため、仕方なく購入を選択するのは、積極的にオススメしません。
先行きは解らないし、スタート時には何かとお金が掛かります。資金が有るならストックしておいて、いざという時のために備え、業務に必要な複合機はレンタルプリンターサービスで調達することが賢明です。
中古の複合機が、購入の選択肢として有ります。
しかし、メンテナンス費用は新品よりも嵩むことを覚悟する必要が有り、保守サービスを受けるところがあっても、新品の1.5倍から2倍程度の料金設定になっています。
こちらも、積極的にはオススメ出来ません。
リース契約
業者から複合機を借りる契約を結び、利用を続けるのがリース契約です。
まとまった初期費用がなくても、高機能な複合機を利用することができ、リース代金は経費として計上できる、という点がメリットです。
リース契約は選択できる複合機が豊富であることも、特徴の一つです。
デメリットはリース料金とカウンター代金がランニングコストとしてかかる、という点です。リース契約は5年などの長期契約が前提となっていますので、本体を一括購入するよりも割高になってしまうのです。
トータルコストはかかりますが、経費計上できるメリットと合わせて考える必要があります。
リース契約した場合の費用
初期費用
リースした場合には、纏まった初期費用は掛かりません。
本体価格の他、導入経費等も全て合算してリース金額に含まれる事が多くなっています。
本体価格に加えて、リース会社の金利や諸経費が合算されます。
実際の費用は、契約時のリース料率によって変わってきます。
この料率は、過去の付き合い経歴や信用度によって上下します。
たとえば、200万円のコピー機を契約期間6年・リース料率1.7%で契約した場合、毎月の支払い額は200万円×1.7%＝34,000円になります。
6年間の支払総額は、34,000円×12ヵ月×6年間＝244万8千円になります。
ランニングコスト
リース契約で複合機を導入した場合、カウンター料金保守サービス契約を併せて結ぶ事が一般的です。
カウンター料金保守サービス契約は、1枚印刷出力する都度に、モノクロとカラーで別途設定されている料金を支払う契約です。
消耗品のトナー代やメンテナンス費用・修理代・出張費・部品代など全てを含んでいて、トナーは無くなる前に補充が受けられ、トラブルがあれば電話一本でサービスマンが設置場所まで来て処置をして貰えます。
ユーザーに重大な過失が無い限り、通常に利用している中では手間も新たな費用も発生せずに、複合機を単純に利用するだけが実現します。
カウンター料金も、明確には定まっておらず、印刷枚数の多い少ない、過去の付き合いなどによっても変わってきます。
一般的にモノクロ1枚2円・カラー1枚20円程度です。
カウンター料金はリース料とは全く別のもので、月々に掛かる費用は「月額リース料」＋「カウンター料金」の合算になります。
所感
大型複合機コピー機は、何かと手間と経費が掛かるのは間違いありません。
その面倒くさい部分を外部に丸投げ出来る事で、ツールとして複合機を使うだけに徹する事が出来るます。これがリース＋カウンター料金保守サービス契約で導入する企業が多くなっている一番の理由です。
レンタル契約
レンタル契約はリース契約と同様に業者から複合機を借りる契約を結びますが、長期契約がない、カウンター料金がないという点がリース契約と異なります。
リース契約と同様にまとまった初期費用がなくても複合機の利用をスタートすることができますが、リース契約と異なり貸し出し機器は中古品で、選択肢が限られています。
契約期間が短く、レンタル代金しかかからないのでコストをタイトにまとめることができる反面、複合機を選ぶ選択肢が限られるというデメリットがあります。
長期契約がなく、毎月のレンタル代金が安いものも揃っているので、小規模事業所や個人での利用に向いている契約形態です。
レンタル契約した場合の費用
初期費用
レンタルプリンターは、サービスによって変わってきます。
一定の初期費用・配送料・手数料を徴収するサービスもあります。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスなら、月額レンタル料だけで導入が可能です。初期費用や配送料も別途請求されません。
ランニングコスト
これもサービスによって変わってきます。
カウンター料金が設定されているサービスも有り、リース時のカウンター料金よりも割高に設定されているケースも多くなっています。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスは、カウンター料金がありません。
月々のレンタル料だけで、ライトプランなら3,000枚/月・プリント放題プランなら10,000枚/月まで、インク・トナーの補充が、別料金が発生すること無く受けられ、メンテナンス費用も別途請求されません。
所感
レンタルプリンターサービスは、必要な時だけの一時的な利用や、審査が必要無い事で、スタートアップ企業の利用が一般的だと誤解されています。
レンタルプリンターサービスは、大量に印刷する現場でこそ、その価値が活かされます。
一番大きな要素は、カウンター料金保守サービス契約がモノクロ代金に比べて、カラー印刷が10倍程度に設定されている事が多く、カラー印刷を大量に行う現場では、「プリント革命」のモノクロ・カラーを問わずに、月額定額の威力が発揮されます。
たとえば、毎日大量印刷を行う現場として、調剤薬局があります。
カウンター料金保守サービス契約は安価に設定されているケースが多く、カラー1枚10円・モノクロ1枚1円程度になっています。
午前と午後に30名程度の患者様に対して、1ヶ月に16,000枚程度の印刷を行っている調剤薬局では、カウンター料金だけで91,200円が掛かります。リース代を15,000円とすれば、月額費用の合計は106,200円になります。
「プリント革命」のビジネスインクジェットプリンターBIJ-E25のプリント放題プランなら、月額料金は25,000円です。これを2台導入する事で対応すれば、月額費用は50,000円です。
2台導入によって、同時に複数の仕事が並行して可能になって業務効率が上がり、フル稼働すれば大型複合機コピー機の能力にも劣りません。
まとめ どの契約が一番お得なのか
まとまった初期費用が必要ですが、長い期間使えば使うほどトータルコストを抑えることができるのは一括購入です。
ランニングコストは用紙とトナーやインク代、メンテナンス代金のみです。使わなくなったら売却することもできます。
リース契約は毎月かかるリース料金を経費として計上できるメリットはありますが、トータルコストでみるとかなり割高になってしまいます。
長期契約が前提となっており、リース代金とカウンター代金を毎月払い続けなければいけません。
レンタル契約は選べる機器は限定されますが、短いレンタル契約を結ぶことができレンタル料金のみで使い続けることができます。
メンテナンスも対応してもらえますので、毎月のランニングコストを抑えつつ複合機を使いたい方にはぴったりです。
初期費用が用意できて、かつ長く使うのであれば一括購入がもっともコストを抑えることができ、お得です。
利用期間の予定がなく複合機の選択が限られるというデメリットを除けばレンタル契約を選択するのがよいでしょう。
