レンタルプリンターのメリットは?そしてデメリットはある?

もしレンタルプリンターというサービスのことを今まで知らなかったり、名前を聞いたことがあるけれど内容をよく知らないというのであれば、まずはレンタルプリンターがどのようなサービスなのかを理解しておくと良いでしょう。

レンタルプリンターとはどんなサービス?

ではさっそく、レンタルプリンターのサービスについて詳しく説明します。

リースではなくレンタルできるプリンター

レンタルプリンターは近頃話題になってきたサービスで、よく似たものとして「リース」というサービスがあります。

従来は大型のコピー機や複合機をリースして利用してきた企業もたくさんありますが、リースというのは実質的に高額な機器をローンで買っているのと同じようなものです。

それに対してレンタルプリンターは、その名前の通りプリンターをレンタルできるサービスで、必要な期間だけレンタル費用を払えば良いため、大幅な経費削減ができるのです。

使いたい機種を選べる

レンタルプリンターでは、大手メーカーのプリンターが何機種かラインナップされています。

そのため自分の使い方に合った機種を選択することが可能です。

最近のプリンターは非常に高機能化が進んでいるため、少し前の大型複合機と同様の性能を、コンパクトなサイズのプリンターで利用可能となっています。

ですから従来大型複合機を使っていたオフィスでも、中型のプリンターに乗り換えることで、置き場所の問題が解決でき、さらにコストダウンできるというメリットがあります。

もちろん個人の方が手頃なスペックのプリンターを購入せずに経費を節減したいと考えている場合も、レンタルプリンターは選択肢の一つとして魅力的なものとなっています。

レンタルプリンターにはどんなメリットがある?

ではこのようなレンタルプリンターを利用すると、一体どんなメリットがあるのでしょうか。

リーズナブルにプリンターが使える

レンタルプリンターを使うメリットは、まず何よりコスト削減ができることにあります。

もしプリンターが必要になって新品を自分で購入するとなると、最低でも数万円、ややハイスペックな複合機となるとさらにそれ以上の初期費用が必要となります。

しかしレンタルプリンターならそのような諸費費用を浮かすことができ、さらに自分で購入するとなるとその後思った以上にインク代などの消耗品費用が必要ですが、レンタルプリンターなら消耗品などが使い放題となるお得なパックがありますので、ランニングコストの削減も可能となります。

使い放題サービスも選択可能

レンタルプリンターサービスの中でも特徴的と言えるのが、この使い放題サービスです。

使い放題サービスとはリース契約でよくある、何枚印刷したかをカウントして印刷した枚数後に課金されるといった料金体系ではなく、月額固定でプリントし放題になるという非常にお得なサービスとなっています。

さらにプリンターにつきものの消耗品、例えばインクジェットプリンターのインクなども使い放題料金に含まれていますので、実質は定額の月額料金だけで済むという驚きの料金体系で利用可能なのです。

短期での利用もお得に

レンタルと聞くと例えばレンタカーのように短期間利用するというイメージがありますが、このレンタルプリンターサービスの場合はどうなのでしょうか。

流石にレンタカーのように1日や2日といったレンタル期間は用意されていないことがほとんどですが、基本的に1ヶ月ごとに更新するレンタルプリンターサービスが多いため、最短で1ヶ月利用するのであれば、問題なくレンタルプリンターが活躍します。

短期といってもほとんどのケースでは1ヶ月程度は利用するはずですから、その際には新規でプリンターを購入し本体代を支払ったり、無駄に消耗品を買ってしまったりすることを考えれば、レンタルプリンターサービスを活用するのが正解なことがほとんどなのです。

レンタルプリンターのデメリットはなに?

レンタルプリンターのデメリットとしては、機種のラインナップが人気モデルで占められてているため、もしどうしてもこの機種を使いたいと思っても、対応していない場合もあります。

レンタルプリンターサービスの選び方は?

このようにプリンター機能を含んでオフィスで複合機を利用したい場合、レンタルプリンターサービスを利用するのがリーズナブルということがわかります。

では実際レンタルプリンターを選ぶ際にはどのような条件をチェックすれば良いのでしょうか。

レンタルプリンターを扱う業者サービスはいくつかありますが、その中で比較する際には何を基準に選択肢を選べば良いのでしょうか。

使い放題サービスがあるか

レンタルプリンターサービスには先ほど紹介した「使い放題」の契約があることが多くなっています。

そのためこの使い放題サービスが利用できるかどうかが、どのレンタルプリンターを利用するのかを決める際にチェックしておきたいポイントです。

さらに同じ使い放題サービスでも、何が使い放題になっているかも確認しておきましょう。

例えばレンタルプリンター業界の中でも知名度の高い「プリント革命」の場合は「プリント放題プラン」が用意されています。

このプリント放題プランは、

  • 初期費用
  • カウンター代
  • インク・トナー代
  • 送料・保守代

が全て含まれていて、月額固定の料金以外余分な費用が必要ないという内容となっています。

もちろんあまりプリントする枚数は少ないから気にならないという方もいらっしゃるでしょう。

その場合は少ないプリント枚数なら料金が安くなる「ライトプラン」といった、基本的なプランを選択すればよりリーズナブルな料金でプリンターが利用できます。

保証やサポートがすぐ受けられるか

しかしあまりにも料金の安さばかりをアピールされると、本当に大丈夫?と心配になることもあるかもしれません。

先ほどの使い放題サービスの話でも少し紹介しましたが、プリンターはオフィス機器の一つとなり、場合によっては機器がトラブルを起こす可能性もあります。

具体的には紙詰まりを起こしたり、プリントができなくなったりするというトラブルが考えられますので、レンタルプリンターの場合もこのトラブル対応を迅速にしてもらえるかどうかをチェックしておく必要があります。

高額なメンテ費用を払っているリースの場合と異なり、レンタルプリンターのメンテナンスはより簡略化され、使い放題プランに含まれている場合もあります。

そのため、どのレンタルプリンター業者を利用するかを決める際に、このメンテナンス・保守サービスがすぐに受けられるかといった使い勝手もしっかりチェックしておきたいものです。

さらに保守費用が別料金として設定されているサービスもあるため、そのあたりもきちんと事前に確認しておくことが必要です。

自分の使い方を事前にチェックしておこう

レンタルプリンターを利用する際には、ラインナップされている機種から使いたいものを選ばなければなりません。

当然ですが高機能なプリンターは月額料金がやや高くなりますし、ベーシックな機能だけのモデルであればコストを抑えることが可能です。

しかし、自分の使い方に合わないものをレンタルしてしまうと、思ったよりも使いにくかったり、思ったようなプリントができない場合もあります。

具体的に例を挙げると、モノクロなのかカラーなのか、用紙サイズは大判まで必要か、プリントスピードは高速なものが必要か、などといった要素です。

このような条件を実際の使い方をイメージしながらしっかり検討し、どの機種をレンタルするのかを決めるのが、間違いなく、リーズナブルにレンタルプリンターを利用するためのポイントとなります。

まとめ

レンタルプリンターは短期の利用も可能な、コストダウンを実現できる便利なサービスです。

自分の使い方に合わせて機種を選択し、手軽にサービスを利用できますから、プリンターが必要と感じている人や、いまリースで複合機を使っている人は、ぜひ一度レンタルプリンターのメリットを体験してみてはいかがでしょうか。