法人でプリンターや複合機の導入を検討する際には、まず費用面が重視されるはずです。
プリンターや複合機にかけられる予算はある程度限られていますから、予算に合わせた価格帯のプリンターや複合機を導入するのが一般的と言えるでしょう。
ただし法人の場合は、プリンターや複合機の使い方によって、例えば機能面や、あるいは印刷スピード、さらに印刷用紙サイズなどが適切な機種でなければ、使い物にならなかったり、業務効率を著しく低下させてしまうリスクがあります。
そのためまずはプリンターや複合機で、どんな機能や印刷スピード、用紙サイズが必要なのかについてしっかり理解しておく必要があるはずです。
そこで今回は法人がプリンターや複合機を導入する際の各種機能や費用面でチェックするべきポイントについて紹介していきます。
法人で必要となるプリンターや複合機の印刷品質は？
まず、プリンターや複合機といえば気になる「印刷品質」について見ていきましょう。
法人でプリンターや複合機を使う際には、印刷品質の中でも何をチェックすれば良いのでしょうか。
ビジネス用途ではそこまで大きく変わらない
ビジネス用途での一般的なプリンターや複合機の使い方としては、資料のプリントやコピーとなるはずです。
このような資料などを印刷する際に、多の場合は印刷品質はそこまで必要ないのではないでしょうか。
今どきのプリンターや複合機は、かなりリーズナブルなモデルでも普通紙に印刷するレベルであれば、それなりに高い印刷品質の機種がほとんどですから、ビジネスで利用するからと言っても普通の資料などを印刷する際に、印刷品質はそこまでこだわらなくても良いと言えます。
写真プリントをする場合は高品質モデルを
ただし通常の資料ではなく、写真や図版などを高画質で印刷したいのであれば、低価格帯のプリンターや複合機では役不足になるかも知れません。
社内の資料であれば良いのですが、客先に渡すような販促ツールやプレゼンテーション資料などを印刷するのであれば、できるだけ高解像度で印刷品質の高いプリンターや複合機を使用するべきです。
解像度はスペックの中で「dpi」という単位で表記されていますので、できるだけこのdpiの高い機種を選ぶべきです。
トナーで印刷したい場合はレーザー複合機を
プリンターや複合機には大きく分けて「インクジェット」と「レーザー」のふたつのタイプに分けられます。
手頃なプリンターはインクジェットが採用されていますが、古くからビジネス用途で使われてきたコピー機はレーザー方式になっています。
インクジェットはインクをノズルから噴射してプリントするため、用紙にインクが乾くと若干のシワができたりするため、客先に提出するような資料としてはレーザー方式のプリンターや複合機の方が、よりプロフェッショナルな印刷物としての仕上がりとなります。
ただし近頃ではその差は見た目ではわからない程度になっていて、特にハイエンドのインクジェットプリンターは印刷物もぱっと見ではインクジェットとわからないレベルです
ので、気になる方は実際の印刷物を比較してみても良いでしょう。
法人で必要となるプリンターや複合機の印刷速度は？
印刷スピードもプリンターや複合機のスペックを見る分には重要な要素となります。
では法人がビジネス用途で使用する際には、どの程度の印刷スピードが必要となるのでしょうか。
大量に印刷するなら速度が速い機種を
印刷品質と同様、年々進化しているプリンターや複合機のニューモデルは、リーズナブルなモデルでも十分なスペックを備えています。
もし普段から、そこまでプリンターや複合機の利用が混み合わないようなオフィスであれば、仮に法人であっても印刷スピードにこだわらなくても良いかも知れません。
しかしもしプリントやコピーが常に渋滞してしまうような、1日の印刷枚数が多いオフィスであれば、印刷スピードは業務効率に大きく影響してきます。
そのため大量に印刷する法人であれば、できるだけ印刷スピードが速いモデルの導入がオススメです。
印刷速度の目安とは？
では印刷速度をチェックする際には、何を確認しておけば良いのでしょうか。
これはメーカーごとに独自の印刷速度の数値が公表されていますので、その数値をチェックすることになります。
ただしその基準が、メーカーごとに異なる場合もあるので、単純に数値だけを比較しても参考にならない場合もあり、印刷するデータによっても速度は変わってきます。
ですから、できるだけ自分のオフィスでの使い方にマッチした印刷スピードの機種を探すのが理想となります。
参考までに印刷スピードの表記を紹介すると、例えば低価格帯のインクジェットプリンターであれば、A4カラーなら1分間に10枚程度。
これがハイエンドのインクジェットプリンターとなると倍以上の1分間で24枚程度となります。
まずはこの数値を参考に、オフィスで今どのくらいの印刷がされているかをチェックしながら機種を検討してみてください。
- 用紙サイズはどこまでの大きさが必要かをチェック
印刷できる用紙サイズもプリンターや複合機を選ぶ際には重要となります。
A3まで必要かA4で良いのか
多くのビジネス文書は標準サイズとも言えるA4用紙にプリントします。
ですからもしA4サイズしか使わないのであれば、小型のプリンターや複合機でも充分かも知れません。
しかしオフィスによってはもっと大きなサイズ、例えばA3サイズの用紙に印刷しなければならないケースもあるはずです。
そんな時にはA4飲み対応のプリンターや複合機では役不足のため、A3、あるいはそれより一回り多き場A3ノビ対応のプリンターや複合機が必要となります。
業務によっては大判対応のプリンターも
さらにもっと大きな用紙サイズに図面やポスターを印刷しなければならない場合、通常のプリンターや複合機ではなく「大判プリンター」と呼ばれる特殊なプリンターが必要となります。
法人で必要となるプリンターの費用のチェック法
以上のことをまとめていくと、必然的にどんなプリンターや複合機を新たに導入するべきかがわかってくるはずです。
印刷品質はどこまで必要か。印刷速度は速くなくてはならないのか。用紙サイズはどこまで対応しているかによって、総合的に機種を判断していくことになります。
スペックによって本体価格が変わる
しかし当然ながらこのようなスペックが高ければ高いほど、プリンターや複合機の本体価格は高額になります。
そのため現実的にはスペックと価格の折り合いを付けて、予算に応じた機種を選択することになるでしょう。
さらに高機能な大型の複合機は「リース」という形で調達する場合もあるかも知れません。
イニシャルコストの他にランニングコストもチェックする
初期費用としての本体コストも重要ですが、その後消耗品などで必要となってくるランニングコストも軽視できません。
プリンターや複合機の導入時には、それによってどのくらいのランニングコストが発生するのかの概算も、きちんとしておく必要があるでしょう。
導入方法もリーズナブルな方法を検討しよう
プリンターや複合機の調達は本体を一括支払いで購入する場合と、大型の複合機をリース契約する場合があります。
しかし最近では大型複合機をダウンサイジングした中型の複合機が人気となっています。
中型複合機は十分なスペックを持ちながら、そこそこリーズナブルな価格設定となっているのですが、それでも一括で購入するとそれなりの負担になってしまいます。
もし今回チェックした印刷品質や機能などから中型複合機が気になり、さらに初期費用をできるだけ抑えたいというのであれば、「レンタルプリンター」を利用するのもひとつの解決策です。
レンタルプリンターなら初期費用を節約し、さらに消耗品も使い放題になるプランがあるため、プリンターや複合機に必要となる費用を、一気に軽減できるサービスなのです。
プリンターや複合機の導入を検討されているのであれば、是非一度、レンタルプリンターについてチェックしてみてはいかがでしょうか。
