企業が存続していくためには、もちろん利益が必要ですが、会社の運営には利益の大小に関わらず経費が必要です。
経費には一時的に掛かる変動費と固定費があり、重要なのは毎月定期的に掛かる固定費です。
固定費を抑えることで損益分岐点が下がり、売上が上がれば大きな収益に繋がりますし、売上が思うように得られない場合にも体力を温存して継続が可能です。
固定費の代表的なものとして、家賃と人件費があります。
これに手を付けるのは最後の手段で、現実的には簡単に出来ません。
電気代は契約先を変える事も手段としてはありますが、基本的に水道やガスと同様に節約に努めるが唯一と言って良い対策です。
リース代も固定費です。企業によって利用しているリースは多様ですが、代表的なリース物件として、多くの会社に納入されているのが大型複合機コピー機です。
大型複合機コピー機のリース期間は5年から6年が主流で、その期間中は決められた月額リース料を変更する事が出来ません。収益の有無に関わらず、固定費として支払っていく必要の有るものです。
大型複合機コピー機に掛かる費用は、月額リース料だけではありません。
多くのコピー機リース契約では、カウンター料金保守サービス契約が同時に締結されています。
これは、印刷枚数に応じて支払額が変わり、毎月支払いう性質のものでありながら、水道代や電気代と同様に支払い額が変わります。
毎日仕事で使うものだから、プリンターに掛かる維持運用費用（ランニングコスト）も見直してみましょう。
プリンターのランニングコストを抑える方法を解説します。
プリンターのランニングコストとは
プリンターを動かすためには、電源・インク・用紙・保守費用やメンテナンス費用などの経費が掛かります。機器の費用も当然必要です。
プリンターのランニングコストとは、プリンターを正常使用するのに関係する経費の全てです。
プリンターのランニングコストは、導入方法によっても大きく異なります。
電気代と用紙代は、導入方法に関わらず必要なランニングコストのため、項目別の中には入れません。
購入の場合
プリンターを購入した場合、かかるランニングコストは消耗品です。
インクジェットプリンターを利用している場合はインクを交換して、レーザー方式のプリンターではトナーを交換する事になり、その購入費用がランニングコストです。
しかし、この消耗品の金額に頭を悩ませている方が多くなっています。
プリンターのビジネスモデルとして、本体価格は安価に提供して、利用する中で消耗品を継続購入して貰う事で採算をとり、帳尻を合わせるスタイルが主流になっています。
そのため、本体価格は安く購入出来ても、消耗品の購入代金だけで本体価格を直ぐに超えてしまう様な状況が起こっています。
また、基本的なランニングコストは、購入の場合非常にシンプルですが、トラブルが発生した場合は様相が異なってきます。
メーカー保証は多くの場合1年で、中古で購入した場合には期間が短い事や、最初から無いケースもあります。
修理が必要な場合、メーカーにプリンターを送る必要が有ります。
保証期間など対象外になっている場合は、都度修理代を支払う必要が有り、往復の運送期間プラス修理期間中は、プリンターが手元に無くなってしまうため、業務効率を維持するためには、新たなプリンター購入も検討する必要が出てきます。
簡単に移動する事が出来ない大型複合機コピー機は、プロの出張修理を受ける必要が出てきます。
部品代は高額になり、加えて技術料や出張旅費など多額で、1回の修理費用で数十万円単位になる事も珍しくありません。
リースの場合
プリンターのリース導入の場合は、月額リース料＋消耗品費用＋保守費用がランニングコストです。
月額リース料は、契約期間やリース会社によって異なるリース料率を、導入費用総額に掛け合わせる事で計算できます。
総額1,000,000円×一般的な5年リース料率0.02＝月額リース料20,000円になります。
この金額は、契約期間中に変更は一切出来ません。
契約として履行する義務があります。仮に契約期間途中で解約しても、残債が残り精算する必要が有ります。
リース導入する大型複合機コピー機は、消耗品と保守費用が高額になり、手間も掛かります。
これを避けるためにリース契約者の多くが加入するのが、カウンター料金保守サービス契約です。
1枚あたりの印刷出力単価であるカウンター料金単価が設定され、毎月印刷枚数に応じた支払いをします。
この契約を結ぶことで、消耗品の補充だけでなく、出張メンテナンスや修理も別途の費用が無くサービスを受けられます。
カウンター料金単価は、過去も含めた導入台数やメーカーの事情や付き合いなどで変わります。印刷枚数が多く見込める事業所には安く、それほどでもない事業所には高くなる傾向があります。概ねモノクロ1枚2円・カラー1枚20円程度です。
月間印刷枚数が少ない場合や、全く印刷をしなかった月でも、最低料金が設定されています。一般的には1,000円から3,000円程度です。
レンタルの場合
レンタルプリンターサービスにも色々あります。
ランニングコストを抑える目的で、レンタルプリンターサービスを導入するなら、「初期費用」「カウンター料金」「消耗品インクやトナー料金」「送料・保守料金」が全て無料のサービスを選べば、印刷のランニングコストは固定化が出来て、大きく経費を抑えることが可能になります。
その場合、ランニングコストは月額レンタル料のみになります。
ランニングコストを下げる方法
ランニングコストの削減には、業務効率を停滞させないという大前提があります。
必要な印刷を躊躇って、効率や仕事の質が落ちて収益が悪化しては意味がありません。
ランニングコストを抑える為に出来る事は限られていて、無駄なコピーやコピーの失敗を押さえる事や、カラー印刷が主体ならモノクロに変更して、カウンター料金の削減を目指す事になります。他には、表裏プリントや縮小複数印刷などで用紙の節約が出来ます。
プリンターは稼働するスタート時に大きな電力を消費しますので、まとめて印刷する事で電気代が節約出来ます。
小型・中型の複合機や、通常のプリンターなど購入して使っているプリンターのランニングコストは、業務効率を維持しながら下げることが可能です。
具体的にランニングコスト削減方法を見ていきましょう。
インクトナーを変える
特にインクジェットプリンターは、本体価格を安価に抑えて純正インクを継続して購入してもらう事で収益を上げるビジネスモデルが多くなっています。レーザープリンターの安価なタイプも同様な施策をとる機種が増えています。
トナーやインクを純正から「互換タイプ」や「リサイクルタイプ」に変更する事で、ランニングコストの削減に大きく寄与する事が期待出来ます。
純正の半値以下で販売されていることも珍しくなく、頻繁にインク切れ・トナー切れが発生する、大きな数量をコンスタントに印刷する現場での導入は効果絶大です。
ただ、互換・リサイクルタイプのトナーやインクの品質は、販売される商品によって差がある事も事実です。カラーの発色が劣ったり、インク残量が検出できなくなったり、インクやトナーの漏れが発生したりする商品に出くわす事もあり、デメリットも否定できません。純正品以外を使って故障した場合は、メーカー保証が受けられなくなる可能性もあります。
互換・リサイクルタイプを販売する中には、不具合時の保証を付帯している商品もあります。
単純に価格が安いだけではなく、販売実績が多くある信用のおける販売先からの購入が、転ばぬ先の杖になります。
プリンターを買い替える
プリンターの寿命は使い方で大きく変化します。インクジェットプリンターを酷使した場合に数年で使用出来なくなる事態は、消耗品と割り切るしか有りません。
レーザープリンターは、一般的にインクジェットプリンターと比較すれば長持ちする傾向にあります。しかし概ね5年以上経過しているなら、買い換えを検討する余地は充分にあります。スピードや描写力だけで無く、消費電力が大きく減少しています。
レンタルまたはリースに変える
頻繁にプリンターの不具合に悩まされていたり、消耗品と割り切って買い換え頻度が高かったりする場合は、購入ではなくレンタルやリースでの導入をオススメします。
インクやトナーなどの消耗品も、定額のプランにすれば月額経費を固定でき、初期導入費用もかかりません。処分するための手間や費用もかかりません。
レンタルプリンターサービス「プリント革命」なら大幅にランニングコストを下げられます
インク代やトナー代を気にせずにプリントできる「プリント革命」のレンタルプリンターの導入で、プリンターのランニングコストは下げることが可能です。
例えば、頻繁にインク交換すれば経費が嵩みますが、「プリント革命」のBIJ-C8プランなら、月に3,000枚までのライトプランで月額5,000円です。
規定枚数内なら最大A4サイズをどれだけフルカラー高画質のプリントを重ねても、掛かる経費は定額で納まる上に、初期導入費用も掛かりません。別途のカウンター料金も別途インク代も当然不要です。
機器に不具合が万が一出た場合は電話サポートが受けられ、改善しない場合は同等品が直ぐに送られてきます。これも別途費用は掛かりません。
A3サイズが使えてコピー機能やFAX機能を搭載したフルカラー複合機もあります。
BIJ-B18プランなら、月に3,000枚までのライトプランで月額12,000円です。
「プリント革命」では他にも豊富なラインナップを揃えていて、個々のニーズに合ったランニングコスト削減に貢献します。
