士業の事務所では、印刷を日常繰り返すため、印刷コストへの対応は恒久的な問題です。
リース契約で大型複合機コピー機を導入して、カウンター料金保守サービス契約している事務所では、印刷枚数、特にカラー印刷の増加は印刷コストの増加に直結します。
色々な手法で印刷コスト削減が行われていますが、思った通りの結果が得られなかったケースや、業務遂行に支障が出たりする事もあります。
弁護士事務所、会計事務所の印刷コストを削減したときの失敗談を検証します。
文字を小さくして集約印刷にした
集約印刷は、印刷コストの削減手段として、広く一般の企業でも用いられています。
購入したプリンターや、リース導入でカウンター料金保守サービス契約を結んでいるプリンターを使用する場合は、印刷枚数を減らすことで、経費の削減に直接繋がります。
集約印刷はプリンターの印刷機能の一つで、1枚の紙に何枚分かの印刷をする事です。
A4サイズのプリント資料が4枚ある場合、普通に印刷すれば4枚印刷をしますが、A3サイズの用紙1枚に4枚分を印刷する事で、購入したプリンターの場合はインクの節約・リース導入したプリンターの場合はカウンター料金を1／4に節約出来ます。
士業で公的な提出書類はA4が多く、文字サイズの変更も困難なため、ある事務所ではA3サイズにA4を2枚集約する事で、カウンター料金を半額にする事を目論みました。
しかし、裁断や原稿のセットなどに思った以上に時間が掛かる事が解り、実際に節約出来た金額を計算してみました。
扱った書面がモノクロで、3円のカウンター料金ですから、200枚通常に印刷すれば600円のところが300円になっただけで、「労多くして功少なし」と判断して即刻止めました。
カラー印刷をやめた
士業も、ある意味ではサービス業です。
顧客がいなくては、事業の存続は出来ません。
継続的に顧客開拓も必要で、プレゼンテーションも必要になります。
ある弁護士事務所では、モノクロ印刷が厳命された事により、スタッフはプレゼン資料をモノクロで印刷をせざる得なくなりました。
関係者が顔を合わせる、下打ち合わせを事務所内で行った時点で、禁止されていたカラー印刷は復活しました。
会計事務所・税理士事務所では、総合的なコンサルティング提供が求められています。
必要な書類も多岐に渡り、内容もより複雑化しています。
ある会計事務所では、クライアントに「経費削減の一環」と断った上で、今までカラー印刷していた書類を全てモノクロにして、コンサルティングの打ち合わせに臨みました。
通常なら1時間程度で終わる内容が、結局1時間半を超えて2時間近く掛かってしまい、あらためてカラー印刷の解りやすさを痛感しました。
当然その一回だけで、モノクロだけにすることは中止になりました。
印刷コストが削減できても新たな弊害が生まれる可能性がある
経費を削減する事は、収益の向上に繋がる大切な努力です。
しかし、失われた時間は戻ってきませんし、失われた顧客を戻すのには大きな労力を要します。
経費削減のための闇雲な制限は、働くスタッフの士気にも関わってきます。
印刷コストを削減出来ても仕事の効率が悪くなれば、時間を人件費換算して、削減手段によって浮く金額と比較する必要があります。
しかし、余分に時間を掛けて仕事をこなす事は、現在のビジネススタイルとして、とても賢明とは言えません。
印刷コストを削減する方法は様々にありますが、コストを削減しながら印刷枚数を気にしなくても良い環境が実現出来たら、それがベストだと思いませんか？
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