NASという言葉を聞いたことありますでしょうか？
「Network-Attached Storage」の略で、ストレージと記述がある様に記録媒体の機器です。
ん？外付けのハードディスクと、どう違うんだ？と感じた方は鋭いです。
異なる点は色々とありますが、NASは複合機と組み合わせることで大きなメリットがあります。
今回はNASに関する解説やNASを使うメリット・デメリットについて紹介します。
NASとは？
NASを一言で表現するなら、パソコンを用いる事無くLANで社内ネットワークに接続出来る外付けのハードディスクということになります。
普通の外付けハードディスクやUSBメモリーでも、データの保存は出来ます。
別のパソコンに受け渡しをする場合は、それらを挿し替えて使う事が出来ます。
次の段階として、扱う人数が増えたりデータの量が増えたりしてくると、ネットワーク内でパソコンのファイル共有を利用するようになります。
NASは、このパソコンで行うファイル共有に近いことを、機器単独で行うことができます。社内ネットワークに組み込まれたデータ保管スペースとして、他のパソコンの電源ONOFFに一切影響を受けません。
社内だけで無くインターネットに接続する設定をしておけば、外出先のパソコンやスマートフォンからも、データへのアクセスが可能です。
NASのメリット
冒頭でお話しした複合機との組み合わせメリットの前に、基本的なNASのメリットについて大まかにご説明します。
複数での共有
ネットワークを通じて複数人・複数のデバイスでデータの共有と作業が可能になり業務効率の向上が期待出来ます。
各パソコンの有効活用
共有で使うデータをNASに集約することで、多人数で同じデータを各自のパソコンに保存する必要が無くなります。
ハードディスクの消費がデータで圧迫される事を防ぎます。また、共有のバックアップスペースとして活用することで、各パソコンの外付けハードディスクが不要になります。
仕事をしようと思ったら、データ移行やファイルのコピーをすることなく、どんな機器からでもNASにアクセスすることで開始できる、オフィスのフリーアドレス化を実現します。
複合機とNASを組み合わせるメリットは、大きく二つあります。
この場合の複合機はNAS連携機能に対応しているタイプで、社内LANに組み込まれている前提です。
受信したFAXのNASへ保存
通常は受信したFAXは紙にプリント出力されます。複合機で受信したFAXを印刷するのではなく、NASに社内LANを通じてデータとして保存する事が出来ます。
不要なプリントを制御する事が出来てペーパーレス化を促進するだけでなく、「あのFAXどこ行った？」という事も無くなります。
到着したFAXは即時データの共有も可能になり、外出先からも内容確認が可能になります。必要なものは当然プリントアウト出来ます。
スキャンデータのNASへ保存
複合機でスキャンしたデータを社内LANでNASに保存する設定にしておけば、スキャンしたデータを即時に全員で共有が可能になります。
外出先からもデータにアクセス出来るので、スマートフォンからも確認出来るほか、パソコンやUSBストレージ等にデータコピーも不要でセキュリティの面からも安心です。
NASのファイル共有は制限が可能で、社内でもチーム内のみ閲覧可能などの設定が出来ます。
バックアップが取れる
NASは機種によってはバックアップが取れるので、NAS経由でデータを保存することで万が一ファイルが破損してしまっても修復できるメリットがあります。
使用している端末がトラブルにあってもNASに保存したデータを取り出せばいいのは安心ですね。
データの閲覧範囲を制限できる
NASを使うと、データの閲覧範囲を制限できるようになります。
たとえばファイルの編集者のみが開けるようになったり、ユーザーを指定したり、グループ別に権限を付与したりすることが可能です。
機密性の高い文書など扱えるため、閲覧に制限を設けたいファイルも問題なく保管できるのは嬉しいところです。
端末を問わずデータ共有が可能
NASを使えばパソコンだけでなくタブレットやスマートフォンからもデータを閲覧・共有することができます。
特にスマートフォンは容量が少ない端末などもあるので、動画など重たいファイルをNASに保存しておくことでストレージに余裕を持っておくことが可能です。
さらにアクセスする端末を問わないことで、座席を指定しないフリーアドレスにも使えるようになります。
NASのデメリット
通常のUSB外付けディスク等に比べて導入時の設定が難しい事や、ネットワークを介在するやり取りのため、ネットワーク環境に問題が起これば使えなくなるデメリットがあります。
NASのデメリットについて見ていきましょう。
NAS自体の故障
一番怖いのはNAS自体に問題が起こることです。
データの一元管理をするということは、万が一NASのデータが使えなくなれば・・・想像するだけでも恐ろしい事態です。
ハードディスクは消耗品であり、永遠ということはありません。NASもデータ保存媒体としてハードディスクを使っています。
その不安部分解消の手段として、NASを選ぶ時にはRAIDシステムを搭載しているタイプをオススメします。RAIDシステムは、NASの中に複数のハードディスクを搭載していてデータ保存するものです。
複数のハードディスクが全く同時に寿命を迎えて故障する事は考えにくく、問題が起きる時には内蔵された中の一つのディスクです。このディスクはカートリッジ式になっていて、簡単に抜き差しで交換することが出来ます。
通常のハードディスクと比較すれば、RAIDシステム専用のハードディスクが高価である事もデメリットですね。
本体の機器不具合にも備えて、さらにUSB外付けディスクをNASに接続して、丸ごとバックップする用心深さが必要です。
慣れないと設定が大変
NASを使うときはネットワークの構築作業が必要なので、慣れない初心者が使おうとしてもうまく設定できない可能性があります。
企業で使う場合は情報システム部門の人に聞きながら設定をしたり、ベンダーに任せたりするなどした方が無難です。
またその際にどの端末を使って何の作業をするのか、設定してくれる相手にきちんと伝えなくてはいけません。
まとめ
複合機やプリンターにNASを活用するメリットやデメリットなどを解説しました。
NASはパソコンを使わずにネットワークにアクセスできる便利な機器です。
コピーやFAXをする際にも活用できるので、業務を効率化するのにも役立つでしょう。
ただ初期設定はやや大変で、NAS自体が故障するといった恐れもあるので、よく考えて導入を検討してください。
