ペーパーレスの代行サービスは実際はどうなのか

ペーパーレス化を始めようと思ったとき、問題になるのがすでに紙で保管してある資料のスキャニングではないでしょうか?

数十枚程度ならスキャナーさえあれば1日で作業は終わりますが、万単位と膨大な数の資料を業務の合間にスキャンするのはなかなか難しいものです。

そこで便利なサービスに「ペーパーレスの代行サービス」がありますが、オフィスの大切な資料をスキャンしてもらうため、「実際どうなの?」と疑問に思っている人もいるでしょう。

今回はペーパーレス代行サービスのメリットやデメリット、主なサービス内容を紹介していきます。

ペーパーレスの代行サービスとは?

ペーパーレスの代行サービスとは、冒頭で説明したとおり、ペーパーレス化のために紙の資料をスキャニングしてくれるサービスのことです。スキャン対象は図面や資料、絵画、新聞などの紙類となり、PDFなどで電子化してくれます。

どの資料がスキャン可能か、どのサイズの紙まで対応してくれるかはサービス会社によって異なるため、代行するときはまずスキャンしてもらう紙の種類とボリュームをチェックしておきましょう。

ペーパーレスの代行サービスを利用するメリットとデメリット

ペーパーレスの代行サービスを利用するメリットとデメリットは以下のとおりです。

代行サービスを利用するメリット

ペーパーレス化の代行サービスを利用するメリットは、

  • 膨大な資料をスキャンする手間が省ける
  • 素人よりもキレイにスキャンしてくれる

この2つです。

資料のスキャンはボタン一つでできますが、枚数が多いと簡単にとはいきません。日常業務と並行して作業を行うので、全ての資料をスキャンし終わるまでに1ヶ月以上かかってしまうこともあるでしょう。

さらにスキャンしたデータをとりあえずパソコンに突っ込んでおけばいいというものではなく、社員全員が快適に閲覧できよう、データを整理したあとストレージサービスを利用して保管しておかなければなりません。

代行サービスを利用すればスキャンの時間は必要ありませんし、スキャンしてもらったデータを簡単に仕分けるだけで、あとはストレージサービスへ保管すればOKです。

また、スキャンし慣れていない人だと資料が曲がってしまったり、文字が薄くて見づらくなってしまうこともありますが、代行サービスならプロが行うのでそのような問題も解決できるでしょう。

代行サービスを利用するデメリット

代行サービスを利用するデメリットは、

  • データが漏洩する危険性がある
  • サービスの利用にコストがかかる

この2つです。

どのサービス業者もセキュリティには力を入れていますが、データが漏れてしまう可能性はゼロではありませんので、万が一のことは頭に入れておく必要があります。サービスにかかるコストについては、社内でスキャンしたときの人件費と比較してみると良いでしょう。

ペーパーレス化の代行サービス業者の主なサービス内容

ペーパーレス化の代行サービスを行っている業者はいくつかありますので、業者ごとにサービスの内容を見ていきましょう。

業者名 サービス内容
株式会社シスプロ 会議資料、経理文書、設計図などをスキャンしてくれる。A0サイズからA4サイズまでのスキャンに対応。
アーカイブ株式会社 契約書、図面、技術文書、裁判資料などさまざまな資料をスキャン。資料によって最適なスキャン機器を選んでくれる。
大塚商会 サービス業や製造業などあらゆる業種で必要な書類のスキャンに対応。二重送り防止機能などによりスキャン漏れを防いでくれる。
株式会社うるる これまで4,000社以上の企業の代行を行なった実績を持っている。一般書類以外に絵画などもスキャンしてくれる。

まとめ

ペーパーレス化の代行サービスを利用すると、紙で保管している書類をスキャンするための手間が省けるため、大量にスキャンが必要な企業にはぜひ利用して欲しいものです。ただし費用がかかる、情報が漏れる可能性がゼロではないというデメリットもありますから、業者選びは慎重に行いましょう。