ペーパーレス化に伴って気を付けたい3つの項目!

ペーパーレス化を行うと、紙の資料のボリュームが減るのでオフィスの保管スペースを圧迫しない点がメリットです。データ化することにより、必要な資料を探しやすくなるため、作業効率のアップにもつながります。

このようにメリットが多いペーパーレス化ですが、もちろんデメリットもいくつかあるので、「気を付けたい点」として3つご紹介しましょう。

注意すべき点1.大事なデータの消失に気を付けよう

紙の資料の場合はゴミとして捨てない限りどこにあるかわからなくなっても、保管スペースを隅から隅まで探せばどこかから必要な資料が出てきます。

しかしデータ化している場合、間違ってデータを破棄していると、バックアップをとっていなければ二度とデータは戻ってきません。

データの消去はゴミ箱に移動する、削除ボタンを押すなど比較的簡単な作業でできてしまいますから、紙資料より消失しやすいのがデメリットです。また、パソコンの不具合により、保存してあったデータが全て消失してしまう可能性もあります。

ペーパーレス化により資料等をデータ化したときは、

  • 重要なデータはフォルダに入れてフォルダ名に【重要】と入れておく
  • 万が一パソコンが故障したときのために必ずバックアップをとっておく

この2つの対策を行い、大事なデータを消失させないよう注意しましょう。

注意すべき点2.直接資料に書き込みができない

データ化した資料は編集や追記などはできますが、文章やイラストに印をつけてコメントを入れたりなど、直接資料へ書き込みができません。

書き込みしたい場合は資料をプリントアウトし、紙ベースにしないといけないため、結局はペーパーレス化にならないのです。これでは、わざわざデータ化するより紙のまま資料を持っていたほうが手間がかからないでしょう。

その点、紙資料はいつでも自由自在に書き込みできます。直接書き込みをしたい資料にとっては、データ化することがデメリットと言えます。そのため、資料をデータ化するときは、閲覧だけで問題ない資料のみに絞っておくと良いです。

注意すべき点3.資料のサイズが大きすぎると見づらい

ペーパーレス化のデメリットには、資料サイズが大きすぎると見づらいという点もあります。

たとえばA3サイズの資料をデータ化した場合、紙ベースであれば問題なく見られますが、データ化するとパソコンやスマホの画面で縮小されたデータ資料を見ることになるのです。

A3サイズの資料をパソコン・スマホの画面で見ると、文字は小さくなり、ピンチアップすると今度は資料の全体が見えにくくなってしまいます。

データ化しても見えやすさをキープしたいなら、A3以上の資料はデータ化しないほうが良いかもしれません。もしくは、分割可能な資料であれば、A4サイズ以下でいくつかに分割してデータ化するのも一つの方法です。

ペーパーレス化により資料の保管へ影響を与えないためには

ぺーパーレス化には他にも、パソコンに慣れていない社員にとっては資料を扱いにくいなどのデメリットがあります。

しかし、デメリットは対策次第でクリアできるので、

  • データのバックアップをとっておく
  • 書き込み不要な資料をメインにデータ化する
  • サイズ大きすぎる資料はデータ化しない
  • データ化された資料の保存・閲覧方法のマニュアルを用意しておく

などの対策を実施しておきましょう。

まとめ

ペーパーレス化を行うと、必要な資料が探しやすくなる、資料の保管スペースが少なくて済むなどのメリットがありますが、気をつけるべき点もあります。いずれも対処法はありますから、あらかじめ対策しておき、ペーパーレス化と上手に付き合っていきましょう。データの消失に関しては今後の業務に大きな影響を与えますので、消失させないための対策には力を入れてください。