ペーパーレス化に失敗する企業の特徴とは

ペーパーレス化は、文字通り直訳すれば「紙を無くす事」ですが、紙を減らすという意味に捉えても、間違っていません。

深刻化している環境問題への対策や、求められる働き方改革への対応としてペーパーレス化の推進を行う企業が増えています。

しかし、ペーパーレス化に舵を切っても、やりきる企業以上に、失敗する企業が多くなっています。

ペーパーレス化に失敗する、企業の特徴を解説します。

設備投資ができていない

ペーパーレス化をするためには、設備投資が必要不可欠です。

ペーパーレス化したデータを、保存するためのサーバー・通信をするために必要な回線・またはそれらを含んだサービス等のインフラが必要です。

また、これらの初期投資だけでなく、データを運用利用するために、それに繋ぐパソコンやタブレット・書類の電子化に必要なスキャナー等の機器も必要になります。

電子化された資料をパソコンやタブレットで閲覧する場合、導入コストの安い解像度の低いディスプレイ(表示する範囲が狭い)では、読みにくいと感じる利用者が多くなり、ペーパーレス化の推進を阻害する要素になります。

さらに、システムのセキュリティ対策やランニングコスト等、継続的な管理体制の費用も必要になります。

導入したシステムを、適切に扱うための学習トレーニング・知識も必要になり、これにも時間とコストが掛かります。

ペーパーレス化は、適切なインフラ投資無しに、掛け声だけでは絶対に実現しません。

腰の引けた状態で、中途半端にペーパーレス化の導入をしても、結果的に定着しなければ、無駄な投資になります。

一旦ペーパーレス化を決めたら、適正な投資に加えて、やり抜く決意が必要です。

しかしこれは、全社を一気にやる、大型の設備投資を推奨するのではありません。

むしろそれは、お勧めしません。

小規模でも出来るところから、小さな範囲の中で次のステップを見据えながら、徐々に大きなシステムに変えていく事が合理的です。

ペーパーレス化に失敗する企業の特徴として、トップや経営陣の理解不足から来る、「経営リソースの投入内容・方法が、間違っている」「設備投資が出来ていない」事があげられます。

人の問題と紙の問題が混同されがち

企業内の資料をペーパーレス化することは、それを使う人に最低限のITスキルが必要になります。このITリテラシーが不足していれば、ペーパーレス化の推進は困難です。

使う人のITリテラシー不足に原因がある、使い勝手の悪さが、データ化された紙の問題と混同される事は、ペーパーレス化の推進にとって大きな障害になります。

また、トップを含む経営層にITリテラシーが不足している場合、ペーパーレス化することで情報のセキュリティ対策・利用の仕方に懸念を生み、推進を阻害する勢力になります。

ペーパーレス化に失敗する企業の特徴として、「人の問題と紙の問題が混同される」ケースが多く有ります。

業務と連動できていない

業務プロセス全般が紙に依存していない事で、いつ何処からでも必要な業務をこなす事が可能になる事が、ペーパーレス化による大きなメリットです。

これは、厚生労働省が推進する「働き方改革」にも合致します。

しかし、あらゆる分野で旧来の商習慣が多くある事も事実で、業務の中には紙や印鑑が必要な物が存在していて、承認や決済等の処理は、権限者のいる物理的な時間や場所に依存しています。

組織や企業間を跨いだ業務においては、紙による郵送やFAXを利用する事も多く、そのままの状態ではペーパーレス化は進みません。

これらを打開する方向で、国も民間企業も動いています。
たとえば、ペーパーレス化が業務と連動出来ない理由の一つとして印鑑があります。

2020年10月16日に河野太郎規制改革大臣は記者会見で、行政手続きの押印を99%廃止する事を述べました。

しかしこれは、印鑑の全廃ということではありません。

認印と呼ばれる、印鑑登録を行っていない判子の事であり、法的な証明力に乏しいと考えられる事のみです。

従来からあった認印が担っていた、書面内容への合意や認証という意思表示を、別の手段で代替する方法として出てきたのが電子印鑑です。

電子印鑑は、いつ・どこで・だれが・どのように押印したのか?という情報を、客観的に記録証明出来るものです。

書面・押印・対面の原則を見直す動きが広がってきていますが、まだ道半ばにある現実があります。

ペーパーレス化は、社内外にある長年に渡り根付いている、形式的な無駄を見極めて削減する方法である事を、社内だけで無く取引先にも理解を得る必要があります。

ペーパーレス化に失敗する企業の特徴として、既成概念から「業務の実情に合わず連動出来ない」と短絡的に諦めるケースや、「取引先に同意を得られない」ケースが有ります。

まとめ

ペーパーレス化の成功には、失敗する企業の特徴を把握して自社に置き換え、一つずつ解決していくことが早道です。

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名古屋在住のIT・通信・格安SIMライターです。 プリンターはDOS時代のドットプリンターから使い始めて 初期のインクジェット、モノクロレーザープリンター カラーレーザープリンターを使ってきて モノクロ複合機を経てカラーデジタル複合機リースに到達。 業務用テキスタイル熱転写プリンター 業務用テキスタイルインクジェットプリンター見学に 国内・海外工場に何度も足を運ぶマニアで 日夜情報収集に励んでいます。