法律上の「書面」は、有形物であれば基本的に何でもOKですが、一般的には紙で作成されたものを指します。
法律上で電子文書は「電磁気録」となり、書面とは認められていませんが、別に規定があれば認められる様になってきています。
税務では電子申告が可能になっていますが、まだまだ主流は「紙」です。
デジタル化への対応は時代の要請であり、コスト削減にも寄与する可能性があります。
しかし、簡単に全てをペーパーレス化する事は不可能であり、印刷コストを削減する具体的な方法を各事務所が模索しています。
弁護士事務所、会計事務所の印刷コスト削減方法について、解説します。
印刷スピードが要らないなら中型複合機の導入を
弁護士事務所で、多重債務者案件で債務整理に着手した場合や、会計事務所・税理士事務所で顧客の決算時に総勘定元帳を印刷する場合には、数百枚の印刷を一気に行う必要があります。
繁忙期の大量印刷と、トラブルメンテナンスや消耗品の補充を考えれば、大型複合機コピー機をリース導入して、カウンター料金保守サービス契約を結んでいる事務所が多くなります。
一般的に法律事務所・会計事務所に導入されている大型複合機コピー機の印刷速度は、毎分20枚から30枚クラスが多く、トップクラスの機種でも35枚程度です。
40枚以上の能力がある大型複合機コピー機もありますが、毎月のリース代が高額になり殆ど導入されていません。
公的な書類の大半はA4サイズなので、「プリント革命」のA4サイズカラーレーザー複合機「CL-B30」なら、毎分31枚の印刷スピードが有り、導入されている大型複合機コピー機と比較しても大きな遜色は有りません。
ペーパーレス化や電子署名に切り替える
数多くの顧客や企業と契約が有って、多くの書類から必要な書類を探す事に時間が掛かる場合や、保管場所がタイトになってきた現実を抱える士業事務所では、本格的なペーパーレス化を検討した方が業務効率は上がり、印刷経費も削減出来ます。
日本は古くから「印鑑」の文化が有り、多くの書面で必要とされてきました。
しかし、デジタル化の波に対応するため、官公庁の認め印から廃止が進んでいます。
ペーパーレス化と印鑑の相性は悪く、そのまま使用する事は出来ません。
それに対応するのが電子署名（デジタル署名）です。
デジタル化した電子文書でも、真性であることを推定する条項が、電子署名法第3条にあります。
印鑑の場合は、印鑑証明書により印影と印鑑が同じ物で有る事を確認しますが、電子署名は電子証明書で正しいものであることを確認出来ます。
電子文書と電子署名、電子証明書を電子署名検証プログラムに入れて確認を行い、本人によって作成されて、後に改竄もされていない事を証明出来ます。
ペーパーレス化と電子署名に切り替えていけば、印刷コストは大幅に削減が可能で、業務効率も向上します。
プリント革命なら定額でカラー印刷し放題
リースしている大型複合機コピー機は、簡単に解約する事が出来ません。
しかし、使わなければカウンター料金は、最低基本料の2,000円から3,000円だけで済みます。実際に計算してみましょう。
たとえば、会計事務所で月額1万円のリース料・カウンター料金モノクロ1枚3円・カラー1枚30円で、モノクロで1000枚・カラーで2000枚印刷した時のコストは
1,000枚（モノクロ枚数）×3円（モノクロカウンター料金）＋2000枚（カラー枚数）×30円（カラーカウンター料金）＋10,000円（リース料）＝73,000円になります。
リースした大型複合機に加えて、プリント革命のレンタルプリンター「CL-B30」を導入した場合を計算してみましょう。
「CL-B30」ライトプランは月額20,000円で、モノクロ・カラーを問わず3,000枚まで固定料金で印刷が出来、カウンター料金も別途掛かりません。使ったトナー代も込みです。
10,000円（大型複合機コピー機リース料）＋2,000円（カウンター最低基本料）＋20,000円＝32,000円になります。
「プリント革命」のレンタルプリンターを加える事で、月額4万円以上の印刷コストが削減出来ます。
この場合の大型複合機コピー機は、カウンター最低基本料に達するまでは、支払金額に変動が有りませんので、どうしてもA3が必要になった時だけ使用すれば無駄が有りません。
最低基本料が2,000円の場合なら、モノクロだけなら666枚・カラーだけなら66枚まで支払金額は変わりません。
「プリント革命」のレンタルプリンターなら、カラー印刷の割合が増えても、支払い額に変動が有りません。
