2022年1月に改正されたのが、電子帳簿保存法です。
経理に関わる人であれば必ずその改正内容を確認しておきたいものですが、デジタル関係に苦手意識があると、なかなか難しい内容と言えるかもしれません。
しかしこの改正電子帳簿保存法は、理解しておけば要件緩和などもあるため歓迎するべき内容ですが、その反面規則や罰則が強化されているため、電子化、DX化をより一層進めなければならないという必要性も高まっています。
電子帳簿保存法改正の狙いとは
電子帳簿保存法は、ひとことで言えば会社の帳簿や決算書、請求書などの国税関係帳簿や書類を、電子化できデジタルとして保存することを認める法律のことを意味します。
これまでこのような書類は紙での保存を義務付けられてきましたが、デジタル化が進む今日、保存に関わる手間やコストを削減するために、電子帳簿保存法によってデジタルデータでの保存や管理が認められてきました。
従来の法律は1998年に施行され、その後も何度か改正され最近では2020年に電子決済の利用明細のデータも認められるなど、帳簿などに関する様々なもののデジタル化が進んできていました。
しかしそれでも国税関係書類の保存は紙で実施するという原則をいまだに継続している企業も多くみられ、柔軟なデジタルへの移行は思うように進んでいないという状況でもあります。
そのような現状を打破するために今回の法改正が実施されたと言っても良いでしょう。
これを機会に、多数の企業がデジタルトランスフォーメーションを推進する必要性を感じることになるはずです。
2022年1月の改正内容とは
ではそのような今回の法改正は、一体どのような内容となっているのでしょうか。
今回の改正では従来の様々な要件が緩和されている代わりに、罰則として不正に対しては重加算税が適用されます。
さらに、電子取引に関しては改竄や削除ができない要件を満たした形で電子データ化して保存することが義務化されるなど、いくつか注意しておくべき改正ポイントがあります。
事前申請の廃止
従来は国税関係帳簿や書類で電子データを保存、あるいはスキャナでスキャンしたデータ保存をする場合には、3ヶ月前までに事前申請が必要でしたがこの事前申請が廃止となり、電子帳簿保存法に対応した会計システムやスキャナが準備できれば即時に電子保存が可能となりました。
タイムスタンプ付与期間の延長と廃止
さらにデータ改竄がないことを証明するためにタイムスタンプも、従来はスキャニング時に必要だった受領者の署名が不要になり、タイムスタンプの付与期間も2ヶ月+7日に延長され、訂正や削除の履歴が確認できるシステムで保存する場合はタイムスタンプも不要となりました。
検索要件の簡略化
検索要件も緩和され、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目のみが検索機能の必須項目となり、税務署からのダウンロード要請に応じられれば検索時の範囲指定や複数項目の組み合わせ機能も不要となります。
スキャナ保存後に原本の破棄が可能
適正事務処理要件となっていた定期検査や再発防止策が廃止され、これまでは書類の原本の保存が必要でしたが、法改正後はスキャナ保存後書面とデータが同じであることが確認できるのなら、原本の破棄も可能となります。
電子取引時はデータ保存が義務化されペーパーでの書類保管が原則禁止に
電子取引に関するやりとりのデータとして受領した書類は、今後ペーパーでの保管が原則的に認められません。
この場合の電子取引とは、ペーパーの文書を除くデータでやりとりした方法の全てが該当しますので、システムやクラウドサーバー経由のデータだけではなく、請求書などの書類をPDFで送付した場合や、ウェブ請求書などのクラウドシステムを使った場合も該当しますから注意が必要です。
電子取引データはタイムスタンプを付与するか訂正、削除の履歴が確認でき検索機能を持つシステムで保存しなければならなくなります。
そうなると、たとえメールで授受した請求書などの書類に関しても、メール自体の中で保存するという方法は適法とはいえず、授受した請求書データにタイムスタンプを付与できるシステムなどによって保存しておく必要があります。
ただしこの内容は2年間の猶予期間が与えれますので、その間にシステムの構築や移行を進めることになります。
罰則規定が強化
このように様々な緩和が行われることに対して、不正に関わる問題にはより重い罰則が与えられることになります。
不正に対しては重加算税が10％というペナルティとなり、これは非常に厳しい罰則と言えるでしょう。
不正の内容をより具体的にいえば、隠蔽や偽装、さらに申告漏れに対する罰則となります。
これはスキャナ保存及び電子取引に対して適用されます。
改正に関する注意するべきポイントは
このようにデータの保存や管理に関して、ペーパーからデータへの移行が便利となる電子帳簿保存法改正ですが、法改正に伴う注意点がいくつかありますので、まとめておきます。
手書きの帳簿は電子保存対象外
今回の改正は電子保存する書類に関するものですから、手書きのものに関しては対象外となります。
これはパソコンで作成した書類であっても、手書きを追記した場合でも対象外となりますので注意してください。
書類はカラーで保存
スキャン保存するデータは、資金や物の流れに直接つながる重要な書類は、必ずカラーでスキャンする必要があります。
書類サイズも縮小せずに、原寸大で複数ファイルでスキャンしなければなりません。
場合によってはスキャン+ペーパー保存も
受領からタイムスタンプ付きのデータにする場合や、要件を満たすシステムへの保存ができなかった場合や、書類のサイズがプリンターで出力できるサイズを超えている場合などは、電子データ以外に紙としての原本を保存しなければなりませんから注意が必要です。
データの保存も確実に
電子データの保存の場合も、保存期間は紙書類と同様に確定申告書の提出期限から7年間となっています。
デジタルデータの場合は紙と異なり物理的な保管場所が必要ありませんから、保存に関して気を使うことがないと思うかもしれません、
しかし電子データは保存する環境をしっかりしておかないと、データを丸ごと消失してしまうリスクがあるので気をつけてください。
通常業務で使っているパソコンのハードディスクやSSDなどに保存していると、パソコンが寿命を迎えたり、あるいはストレージがハードウェア的に壊れてしまう可能性もあり、そうなるとデータの保存ができなくなってしまいます。
当然ですが保存できない場合はペナルティを受けるわけですが、それ以上にデータを消失してしまうと経営情報を失ってしまうことになるという点でも問題です。
法律的にバックアップを取れという規則はありませんが、データは必ず定期的にバックアップをとっておくことが必須と言えるでしょう。
電子取引に関する法改正への対応が迫られる
このように電子データで国税関係帳簿や書類の保存がしやすくなった今回の法改正ですが、その分規定の要件に適合した形での保存が必要となり、規定以外の方法は税保以上の書類として認められません。
さらに電子取引のデータに関しても要件に沿った保存が必要となり、メールなどでの書類の保管方法も規定されています。
そのため国税関係の帳簿や書類に関しては、統合されたシステムで管理することが重要となり、さらにスキャナーや複合機などもタイムスタンプの管理が重要となり、プリンターを含めた統合システムの一部として機能する機種が必要となってくると言えるでしょう。
