ペーパーレス化を受け入れられない人の特徴

ペーパーレス化に限らず、新しい試みに対して拒絶反応を示す人は必ず居ます。

ペーパーレス化のために、パソコン・スキャナー・ファイルサーバー・タブレット等を導入して、ITインフラの設備投資をしたのにも関わらず、一向にペーパーレス化が進まないのには、それを受け入れられない抵抗勢力になっている人が、少なからず存在するケースが多くなっています。

受け入れられない人の特徴と原因を探り、その対策を考える事がペーパーレス化を進める事に繋がります。

ペーパーレス化を受け入れられない人の特徴を、解説します。

業務フローを変えたくない

ペーパーレス化をするという事は、現在行っている業務フローを見直して、徹底的に無駄を排除する中で、電子化を進めるという事です。

どんな仕事でも積み上げてきた「やり方」が有ります。手慣れている手順を捨てて新しい事・手順を習得する事に対して、労力を割くことが面倒くさい、今までの仕事を否定されたと短絡的に捉えて、ペーパーレス化に対して、積極的に取り組めない方が、一定数は必ず出ます。

これらの抵抗勢力は、「一般的に若手よりもベテラン社員が多い」という記述が専門書にも多く出てきますが、現実はそれほど単純ではありません。

頭が柔らかく、新しい物事に抵抗が薄いと考える20代・30代の若手が、「なんでこれ以上、訳のわからない仕事を増やすんだ!?」「ここまでせっかく覚えて慣れてきた手順を、変えられるのは困る!」「別に今のやり方で、何も困っていない」等、ペーパーレス化を否定的に捉えているケースが多く有ります。

頭ごなしに強制しても、ペーパーレス化は進みません。大切なのは意義を理解してもらう事です。

新しい時代になって、新しい技術が出てきている。
その技術を積極的に利用する変化に対応出来ないという事は、「自動車レースに、自分だけ乗り慣れた自転車で出場して競う」状態になるリスクを、結果として自分や会社が負うことになる旨を説明し、理解して貰う必要があります。

ペーパーレス化する事で、仕事が楽で効率的になり生産性が向上し、コスト削減に繋がる「意義」を辛抱強く説いてください。

ITリテラシーが低い

ペーパーレス化の導入には、社員のITリテラシー向上が確実に必要になります。

デバイス・ツール等の機器が導入されても、特定の人間だけしか使っていない・使えない状態では、決してペーパーレス化は広がっていきません。誰もが気軽に使える環境づくりがペーパーレス化には大切ですが、ITリテラシーの向上が無くては絵に描いた餅になります。

使い方がろくに解らない機器を、現状の業務フローを変えてまで使うことを誰もせずに、今まで通りの業務フローを重ね続ける事になり、日にちだけが経過して、ペーパーレス化は一行に進みません。

ITリテラシーの学習と向上によって、ペーパーレス化は効率的に、しかも楽に仕事が進められる様になる事を説明した上で、定期的にツールの具体的な利用方法等をレクチャーする研修会を設けてください。
さらに、導入する部門ごとに「いつでも気軽に質問できるリーダー」の配置をする事で、ITリテラシーの向上に努めることが必要です。

また、経営陣やトップのITリテラシーが低い場合も、解消する事が重要です。
ペーパーレス化は、経営陣の理解が無いままでは成功することは困難です。
その意義をしっかり理解してもらい、率先してペーパーレス化に参加することは、やらざるを得ないムードが広がり、社内全体のITリテラシーの向上に繋がります。

コスト意識が低い

仕事を進める中で、コストを意識しないビジネスマンは居ません。
しかし、直接的なコストにはシビアでも、間接的なコストは気に留めない方も多いのが現状です。
「合理的に仕事を進める上で、掛かるコストは仕方が無い」という既成概念が、ペーパーレス化を進める中で抵抗勢力になります。

たとえば、地方自治体長野市では、ペーパーレス会議の導入で、78回の会議で14万枚の紙の使用を削減して、300万円の印刷コストを削減しました。
会議の準備に掛かっていた時間も6分の1に短縮されています。

コスト削減によって、どこかに我慢を強いるのではなく、新しい時間を創出出来て可能性が広がる。ペーパーレス化で実現出来ている事実と意義の説明が必要です。

ペーパーレス化は、単純に紙の消費を減らすという「コスト削減効果」だけでなく、時間の消費を減らす事で、人件費の抑制効果を含めた多くのプラスに繋がります。

まとめ

今後の日本の人口構成を考えれば、労働人口の減少は避けられません。

少ない人間で、いかに時間を効率的に使って生産性を上げていくか?という課題に対して、ペーパーレス化は必要不可欠です。

新しい試みには、現状維持の方が楽だと考える抵抗勢力が必ず現れます。
ペーパーレス化は現状維持よりも、ずっと仕事が楽に進められる様になる事を説明する中で、意義を浸透させることが大切です。

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名古屋在住のIT・通信・格安SIMライターです。 プリンターはDOS時代のドットプリンターから使い始めて 初期のインクジェット、モノクロレーザープリンター カラーレーザープリンターを使ってきて モノクロ複合機を経てカラーデジタル複合機リースに到達。 業務用テキスタイル熱転写プリンター 業務用テキスタイルインクジェットプリンター見学に 国内・海外工場に何度も足を運ぶマニアで 日夜情報収集に励んでいます。