ペーパーレス化がうまくいかない理由

ペーパーレス化とは、企業や官公庁役所などで、資料や書類等を紙で保存するのではなく、デジタル化する事により、データで保存する事です。

国としてデジタルへの取り組みがあまりに脆弱だとして、2021年9月にデジタル庁が発足する事になりました。

国だけでなく、それ以前からペーパーレス化に取り組みを始めた企業でも、うまくいかない ケースが多くなっています。

ペーパーレス化がうまくいかない理由を考えてみます。

意識の統一ができていない

ペーパーレス化には、多くの時間と費用・労力を要します。

ペーパーレス化を中途半端に行っても、意味がありません。

たとえば、特定のファイリングされた中から、ある項目について取り出す場合を考えてみましょう。紙媒体とデジタル化された書類が混在していては、結局全てを見直す必要が出てきますよね。

社内の部門や部署によって、ペーパーレス化の意識に温度差が生じていては、前には進みません。
ペーパーレス化の推進リーダーに対して、「何が目的なんだ?」の様な懐疑心があったり、「今のままで何か問題があるのか?」と不満があったりしては、中途半端に頓挫する事は明らかです。

ペーパーレス化を何のために行うのか?目的意識をはっきり持って、スタッフ全員で臨む事が鍵になります。

ペーパーレス化は「もっと高いハードルを越えて、事業を発展させるため」業務効率を大幅に上げる「ツール」だと言う事を共有認識として、社内の意思統一が必要です。

この意思統一に必要なのは、強力なトップダウンです。

ペーパーレス化を実現するためには、物理的な環境の整備と、推進するリーターが必要です。

組織のトップがペーパーレス化に懐疑的であっては、絶対にペーパーレス化は成功しません。

ペーパーレス化は、トップダウンで目的を明確化し、従業員教育を徹底するシステムを構築して、成果を明示し意識の統一を行います。

ペーパーレス化する項目を整理しきれていない

ペーパーレス化は文字通り紙を少なくする事ですが、闇雲に書類を電子化するのでは、効率が悪く日常業務にかえって支障を来す事にも繋がります。

紙を全て否定しているのでは無い事を、まずはスタッフに理解してもらう事が必要です。

後から書き込みがし易い事や、記憶に残りやすい個性が出る等、紙だからこその良さがある事は確かだからです。

紙を使った方が都合の良い物は紙で、電子化した方が都合の良いものはペーパーレス化する、仕分けと整理が必要になります。(紙として残す資料は、利用しやすい環境の元に保管する方法も同時に具体化します)

具体的には、社内の資料ごとに「要or不要」「電子化必要or電子化不要」「どこの誰が管理」を明確に整理して、「どこにファイリング紐付け・収納」を使いやすい様に整頓していきます。

全社で一気にペーパーレス化を進める事は、混乱とトラブルに繋がります。

限定的な部署で試験的に電子化の整理整頓を始めて、ノウハウや問題点を洗い出し、その後の展開に繋げる手法がお勧めです。

ペーパーレス化した成果を確認する術がない

ペーパーレス化のそれ自体は、目的ではありません。あくまでも「ツール」です。

手間と時間をかけた割りに、直接的に成果が見えない事で出てくる、不協和音についても考えておく必要があります。

不協和音が出れば、ペーパーレス化を進める上でのモラールの低下に繋がります。

このために、ペーパーレス化が途中で有名無実化する企業も多く、大きなハードルになっています。

これを回避する為には、短期的に解りやすい事例を入れる事で推進を図ります。

たとえば、会議でのペーパーレス化導入です。

会議の事前に、参加者個々へ向けてデジタル化した資料を配付します。

参加者は資料を読んだ上で会議に参加できるため、会議中に資料を読み込む時間が不要になり、純粋に活発な議論が進められる事で、会議の効率が大幅に上がります。

その上で、書類をペーパーレス化したことで削減出来た経費を明示します。

ペーパーレス化によって生まれた時間(効率化で短くなった会議・印刷の経費と人件費等)を金額化して、資源の無駄使いを防ぐ事も併せて示し、社内のペーパーレス化モチベーションの継続に活かします。

まとめ

ペーパーレス化するには、トップリーダーの強力なリーダーシップと、それによる社内の意識統一が不可欠です。

日本の国や企業に、ペーパーレス化がうまく浸透しない大きな理由の一つは、トップによる強力なリーターシップが発揮しにくい土壌と、トップのペーパーレス化への不理解です。

その上で、ペーパーレス化の育まれた意識が枯れないように・無駄な動きをしなくても良いように、トップの支持を受けた現場リーダーが、粘り強く引っ張っていく事がペーパーレス化の成功に繋がります。

 

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名古屋在住のIT・通信・格安SIMライターです。 プリンターはDOS時代のドットプリンターから使い始めて 初期のインクジェット、モノクロレーザープリンター カラーレーザープリンターを使ってきて モノクロ複合機を経てカラーデジタル複合機リースに到達。 業務用テキスタイル熱転写プリンター 業務用テキスタイルインクジェットプリンター見学に 国内・海外工場に何度も足を運ぶマニアで 日夜情報収集に励んでいます。