オフィスでのコピー機というと、今までなら大型の据え置き型複合機のイメージが強いかも知れません。
多機能で高速印刷が可能な大型の複合機は、スペック的には最強と言っても良いのですが、当然ながらそれだけコストがかかることも間違いありません。
しかしこれまでは、常識的に大型複合機が利用されることがほとんどで、ある意味他の選択肢が検討されることはあまりなかったのではないでしょうか。
しかし、あらゆるビジネス機器が日進月歩の進化を続けている今、本当に大型複合機が唯一の選択肢と言えるのか疑問の思うはずです。
実は近頃では、ビジネス効率を上げるために、印刷作業を「分散」させるという手法が注目されています。
今回はそんな、新しいコピー機の活用法について説明していきます。
据え置き型とは異なりデスクに置けるコピー機がオススメ
結論から言ってしまうと、今回ご紹介するのは大型複合機にかわり、「中型コピー機を複数台設置する」というソリューションです。
一体それはどんな方補なのでしょうか。
順を追ってみていきましょう。
重くて場所を取る大型コピー機
まず、大型コピー機のデメリットについて見ていきましょう。
大型コピー機は、フロアに直接置く据え置き型となっています。
そのため限られたオフィスの床スペースの一部を占拠してしまい、場合によっては邪魔な存在にもなりかねません。
さらに一度おいたらなかなか移動することもなく、オフィス内のレイアウトを変更する際にも、その存在がネックとなります。
1フロア1台だと「印刷渋滞」が起こる
大型コピー機は、原則的に1フロアのオフィスに1台設置するものとなっています。
よほどコピー機に対する社員のニーズがない限り、複数台を設置するということはないはずです。
なぜなら大型コピー機はほとんどの場合高額なリース契約で導入されているため、印刷コストを今以上にかけられないというケースが多いからです。
コピー機をそこまで使わないオフィスなら良いのですが、コピーはもちろんパソコンからの書類プリントを複数のスタッフが同時にする場合などは、一台のプリンターではキャパオーバーとなり、コピーをするためにコピー機の前に人が並んで渋滞になってしまうこともあるはずです。
卓上におけるコピー機ならフレキシブルに活用可能
そのような大型コピー機の運用をシフトしたいのであれば、オススメしたいのが「中型コピー機」です。
厳密に言えばコピー機と言うよりは、中型の複合機となります。
現在このクラスのコピー機は、スキャナー付きのプリンターをベースにしているため、当然ですがパソコンからの印刷にも対応しています。
この中型複合機は、大型複合機に引けを取らないスペックを持ちながら、床置きではなくよく使われる家庭用のプリンターと同じように、デスクの上に設置できるものです。
そのためスペースを占有せずに、移動も簡単です。
しかし中型コピー機だけでは、これまでの大型コピー機よりも効率が悪いと思われることでしょう。
もちろん一台だけの設置であれば、大型コピー機の方が高効率です。
そこで、中型コピー機を1フロアに「複数」設置するのです。
中型機でも充分すぎるスペック
ではこの中型複合機とは、どのような奇々なのかについて説明していきます。
今どきの中型機はハイスペック
中型複合機はその名の通り、大型の機器と比較してサイズが小さくなっています。
そのため、スペック的には大型機よりも若干低くなっています。
さらに機種によっては大型複合機で一般的なレーザー方式ではなく、インクジェット方式で印刷します。
そう聞くと「やっぱり大型複合機でないと」と思われる方もいらっしゃるかも知れません。
しかし技術の進歩はめざましく、今どきのインクジェットプリンターはかなり高速で、印刷品質もレーザー方式と遜色はありません。
印刷速度も大型と比較すれば若干劣りますが、複数台設置すれば他の人のコピーや印刷待ちの時間が解消でき、トータルでの効率はアップするのです。
万一のトラブル時のリスク分散にもなる
さらに複数の中型機を設置しておけば、万一のトラブル時も他のプリンターが利用できますから、業務が停止してしまうようなリスクを避けられます。
もしオフィスに一台しかコピー機がなければ、トラブルになると印刷ができなくなり、業務内容によっては致命的な状況になりかねません。
その点中型機を複数設置することで、そのようなトラブルに対するリスク分散が可能となるのです。
オフィスの理想のコピー機配置は「1島1台」
では中型の複合機をオフィスに複数台置く場合、どの程度の数を設置すれば良いのでしょうか。
デスクにおける中型機なら「1島1台」が可能
もし中型機を複数台導入するのであれば、オフィスのひとつの「島」に一台設置するという方法がオススメです。
島というのはデスクが隣接している同士のかたまりのことで、だいたいの場合は数名〜十数名がひとつの島となります。
この島ごとに中型機を一台設置すれば、スタッフは印刷やコピーをする際にいちいち席から離れることなく、島の中で作業が完結します。
これまでコピーや印刷をするたびに、席の場所によってはオフィスの端から端まで移動しなければならないこともあったのが、1島1台が実現できればその移動時間や待ち時間が解消され、ストレスなく効率のいい業務を実現できます。
1台あたりのコストが安いので複数配置も可能
しかしそうは言っても、そんなに何台も同時に複合機を導入するのはコスト的に難しいと考えるかも知れません。
ところが中型の複合機はそもそもの本体コストがリーズナブルなため、単純に価格で比較すれば、大型複合機一台分の価格で中型機を10台以上そろえることも可能です。
1台あたりのコストが圧倒的に安いため、中型機を1つの島に1台設置するというのは、そこまで難しい話ではなかったりするのです。
複数台導入はレンタルプリンターを活用
しかし現実的に複数台の中型機を同時に「購入」するのは難しいと考えるかも知れません。
そんな時に活用したいのが「レンタルプリンター」のサービスです。
レンタルプリンターはその名の通り、プリンターをレンタルしてくれるサービスで、そんなレンタル品のラインナップの中にはビジネス用途で活躍する中型コピー機も含まれています。
レンタルプリンターを使えばイニシャルコストも必要なく、月々のレンタル費用だけでの運用が可能です。
さらに選択するコースによっては、大量の枚数を印刷しても定額で消耗品を補充できるメニューもあるため、イニシャルコストだけでなくランニングコストも大きく節約できるようになるのです。
もし今大型コピー機の買い換えを検討していたり、コピー機の運用に効率の悪さを感じているのであれば、是非一度このレンタルプリンターを使った、中型コピー機の1島1台運用を検討してみてください。
業務効率アップと低コスト化を同時に実現する、絶好の機会かも知れません。
