テレワークの印刷まわりのセキュリティは大丈夫?

ウイルス感染対策として、テレワークを推進している職場が多いと思います。

そんな中で課題になるのがプリンターを使った印刷です。紙媒体はセキュリティ対策が難しく、情報漏洩のリスクが高いのがネック。今回はテレワークでプリンターを使う際のセキュリティリスクや、トラブルを防ぐための対策を詳しく解説します。

プリンター関連で想定される弊害

テレワークでプリンターを使う際は、主に3つの弊害があります。1つ目は書類の持ち運びによる情報漏洩のリスクです。
印刷した紙自体を紛失してしまったり、データが入ったUSBを失くしてしまったりすると、会社の大切な情報が外部に漏れてしまいます。

2つ目は外部のプリンターを使ったときに、印刷データが残ってしまうことです。コンビニやコワーキングスペースで印刷すると、設定によっては印刷データが複合機に記録されて残ってしまうことがあります。印刷する際にサービスのセキュリティ対策を入念に確認しておきましょう。

3つ目は、情報漏洩した際に追跡できないことです。万が一コンビニで印刷した資料を取り忘れて放置してしまったら、誰がどこで何を印刷したのか、会社側は管理できません。情報の漏洩元を明らかにして、何かあった際に被害を最小限におさめる対策を取る必要があります。

テレワークでできるセキュリティ

ここからはテレワーク中に試したい印刷まわりのセキュリティ対策を紹介します。まず必要なのはペーパーレス化の推進です。
紙の資料印刷が習慣になっている商談や処理があれば、電子化できないか検討しましょう。

自分たちの手で電子化できないのなら、クラウドサービスを導入するのも一つの手です。長期的に見て、コストパフォーマンスがいい方法を選ぶと電子化が促進しやすくなります。

次は、外部のプリンターを使用するときは信頼できるサービスを選ぶことです。たとえば印刷データが本体に残らず、使用後に削除されるものを選びましょう。また、個人で利用する際はパスワードを個別に設定できて、自分で変更できるものだとなお安心です。

そして、可能であれば印刷時のログをリモートで監視できるようにしておくと便利です。万が一印刷物を紛失してしまったときに、どこで何部印刷したものが対象なのか確認できます。印刷履歴を残しておけば、トラブルの際に被害が広まるのを食い止められますよ。

印刷物のその後の処理も考えよう

テレワークでプリンターを使ったあとは、印刷物の処理を意識することも大切です。
不要になった書類は、そのまま捨てずに必ずシュレッダーにかけましょう。シュレッダーは安いものなら数千円で買えるため、自宅に一つ置いておくことをおすすめします。

もしシュレッダーがなければ、こまかく紙を破きましょう。破いた紙は袋に入れて、テープで閉じてから捨てればセキュリティ対策はばっちりです。

また保管しておく書類は、一緒に住んでいる家族の目に付かないようにしましょう。身内であっても、会社の機密情報を見られてはいけません。保存するときは家族の目に付かないような場所で、必要になったらすぐ取り出せる場所に置きましょう。

まとめ

テレワーク中に、プリンターを使って印刷する際のセキュリティリスクと対策を紹介しました。もっとも多いのは、USBや印刷書類を紛失してしまうリスクです。なるべくペーパーレス化して、情報漏洩のリスクを抑えましょう。

また外部のプリンターはデータが残らないサービスを使うことが大切です。可能であれば、リモートで印刷ログを残しておくと、万が一の際にトラブルが大きくなることを回避できます。

印刷した書類は廃棄や保管方法も注意しましょう。テレワークの際は情報の管理が甘くなりがちです。いつも以上に気を引き締めて、プリンターまわりのセキュリティリスクを低減しましょう。