在宅ワーク・テレワークがコロナ禍の影響により、思わぬ副産物として一気に多くの企業で定着しました。
それに併せてオフィスの規模を縮小する企業も多く、テレワークへの流れはコロナ収束後も継続すると考えられます。
ペーパーレス化が提唱されて久しいですが、紙に印刷した方が効率良く業務が進められる事も多いですし、社外提出書類など必要になるケースも数多くあります。
これは、テレワークでも同様の事が言えます。
オフィスで仕事をする限り、設置されているコピー機やプリンターを利用することで、印刷する事には困りませんが、クラウド化によってデータが利用しやすくなり、テレワークが効率良く進められても、印刷に関しては手元にプリンターが無ければ、どうにもなりません。
テレワークに利用するプリンター選びとして、大切なポイントは「予算」「機能」「設置スペース」の3つで、それぞれ解説していきます。
プリンター選びの参考にして頂ければ幸いです。
予算とランニングコストを考える
プリンターが業務に必要不可欠なら、本来はプリンターの購入代と印刷経費のランニングコストは、会社が全額負担しても支障は無いと思いますが、会社ごとに色々な事情や業務内容があり、プライベートでの利用と業務利用の線引きも難しく、一概には言えません。
何事も購入するなら、予算を決める必要が有ります。
予算を決める時のチェックポイントは以下にまとめておきます。
| 本体価格 | ① 必要な機能はあるか？
（A3、スキャナー、FAXなど） ② ランニングコストの違いは？ |
| ランニングコスト | ① 一か月で使う枚数は？
② インク代は？ ③ 電気代は？ |
基本は安価なタイプ
テレワークが一時的なものか、継続的なものかは、配置転換や転職まで考えれば解りませんが、少なくとも自腹で購入する必要性が出ているなら、基本は安価なプリンターで充分です。
インクジェットプリンターの安価なタイプなら、数千円から入手する事が可能です。
月に100枚以上印刷するなら
ただし、安価なインクジェットプリンターにメリットが有るのは、それほど多くの印刷する機会が無い場合に限られます。
安価なプリンターほどランニングコストが高い傾向にあり、純正インクを数回交換するだけで、掛かる費用がプリンター本体の価格を超える事も珍しくありません。
導入費用は安く済んでも、使うごとに費用が嵩む事態になれば、コスパは良いと言えません。
一つのインクカートリッジで、印刷出来る枚数もそれほど多くありません。
入手する手間や交換する手間を考えても、大型カートリッジを備えたプリンターや、エコタンク・インクボトル搭載などの、1枚あたりの印刷コストが安いプリンターを購入した方が、導入費用は高くなってもランニングコストが安いので、結果的にコスパは良いと言えます。
印刷枚数の目安としては、概ね月に100枚が目処です。
モノクロ印刷だけでOKな場合は？
実際に印刷する書類が、カラーは必要無くモノクロだけで良い場合は、インクジェットプリンターではなく、モノクロレーザープリンターの導入がオススメです。
モノクロレーザープリンターはトナーが1色で済み、A4サイズまでなら比較的コンパクトなモデルが数多く出ていて、自宅のテレワークに活用出来ます。
インクジェットプリンターと比較して印刷速度が速く、仕上がりもオフィスの大型複合機コピー機と比較しても遜色がありません。
本体価格も1万円程度から入手が出来て、トナー1本で大量の印刷が可能のため、交換頻度は少なく、印刷コストも高くありません。
機能と必要性を考える
機能で選ぶときのポイントはたった3つです。「プリントの質」「スキャナー機能」「FAX機能」この3つが必要かどうか確認しましょう。
例えば、営業職でお客様との書類のやりとりがある方であれば、文字のにじみが出ないレーザープリンターや顔料インクを採用したプリンターで、印刷品質までこだわった製品にする必要があります。
実際にチェックをしていきましょう。
プリントの質は必要か？
社内へ送付するだけあれば印刷の品質が落ちていても問題ないことが多いですが、お客様先に書類を発送する業務がある方は注意をしなければなりません。
一般のインクジェットの弱点に水濡れに弱い点があります。もちろんお客様先に送る書類が濡れるような出し方をあなたがしないことは分かります。しかし、お客様側がそこまで注意を払うかまでは分かりません。多少の濡れであっても文字が見えなくなって困るのが一般のインクジェットプリンターなんです。
お客様に書類を送付する方はレーザープリンターや濡れてもにじまない顔料インクを採用するなど品質へのこだわりが必要になります。
スキャナーは必要か？
スキャナー機能は、昨今のスマートフォン用アプリでは優秀な性能を持つものが多く登場していて、実用性も充分有ります。
多くの書類をスキャンする必要が有る業務内容なら、スキャン機能があるプリンターの方が業務効率は上がります。
実用で考えれば、スキャナー機能があるプリンターは、当然コピー機能も有ることになるので、その方が便利に利用出来ます。
コピーが簡単に出来る環境が業務効率のアップに繋がり、コンビニエンスストアのコピー機に走る必要が無くなります。
FAXは必要か？
今時FAXだなんて・・・。いや、いるんですよ。年配のお客様であれば今でもFAXへのこだわりが強い方もいます。
ほとんどの場合では必要ありませんが、FAX機能のついた複合機もあるため、年配の方を相手にすることが多い方は備えておきたい機能です。
FAXの使用頻度にもよりますが、送信だけが必要で、その機会も極めて少ないなら、コンビニエンスストアのマルチコピー機を利用するのも手です。
FAX機能がプリンターに搭載されていても、電話回線が無ければ利用する事が出来ず、電話回線のコストも考える必要が有ります。
FAX受信が業務に欠かせないなら、会社宛に送られてきたFAXを、オフィスの大型複合機コピー機の設定でデータ化してクラウドに上げて、読みに行く必要が有ります。
プリンターのサイズ
自宅で使用する場合は、置き場所に困らない製品サイズであることも大切です。
複合機やプリンターはサイズが大きいので場所をとって邪魔になるんですよね。
FAXを自宅に置きたくないというわがままな方もいるかもしれませんが、実はわがままさんの願いを叶えるいい品もあるんですよ。モバイルのプリンターなのですが高さ3cmほどの薄型ながらA4用紙の印刷もできるので、使用頻度が少ない方であれば機能性は十分だと思います。
普段は机の引き出しにしまっておくことも可能なのでプリンターを設置したくない人にはモバイルプリンターがオススメです。
A3用紙を大量に使う予定でプリンターを設置する場合は小型化が難しいので、はじめから大型のプリンターを置くスペースを作りあげる必要性も考えておきましょう。
テレワークでのプリンター・複合機は機能性を考えて
プリンターを単体で買ったあとで、実はスキャナーやFAXが必要になることも考えられます。
機材がひとつ増えることで設置場所が増えるだけでなく電源コード、USBコードの接続などのごちゃごちゃ感も出てきます。はじめから必要な機能をつけておけばよかったと後悔のないように複合機・プリンターの購入を考えましょう。
テレワークなら「プリント革命」のレンタルプリンターサービスがオススメ！
オフィスで印刷頻度が高い場合は、仕事をする場所が自宅になるテレワークでも、同じ事態が発生します。
働くスタッフがそれぞれプリンターを調達するよりも、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスを利用する方が、コスパ良く管理面でも大きなメリットがあります。
導入費用が掛からない
プリント革命のレンタルプリンターサービスは、初期費用が掛かりません。
テレワークをする多くの社員にプリンターを購入する事は、多額の費用を計上する必要が有り、プリンターを購入する手間や配布する手間も掛かりますが、プリント革命ならそれらの懸念が解消出来ます。
管理保守にも大きなメリット
退職や業務変更によって会社購入の不要になったプリンターは、保管しておく場所も必要になり、備品として管理しなければなりません。
社員各自でプリンターを購入すれば、個々に精算する必要があり、消耗品についても同様で、管理する会社側も社員も多くの労力が必要になります。
プリント革命なら一括管理で使用者にプリンターの発送が可能で、不要になれば返却すれば良く、費用精算も会社一括で行う事が出来ます。
プリント革命のレンタルプリンターサービスには、カウンター料金もありません。
消耗品についても、必要になった社員が個々にホームページ上で発注が出来て、会社側は個別の経費精算が必要無く、定額のレンタル料だけを管理すれば良くなります。
サポート体制も安心
プリンターの利用には、トラブルが付きものです。
プリント革命ではレンタルプリンターのサポート体制も充実していて、不具合発生時の電話対応や交換対応など、迅速なサービスが受けられることで、保守も会社側の負担にならず、別途の保守費用も発生しません。
テレワークには、レンタルプリンターサービスが最適な理由詳細は、
「テレワークこそレンタルプリンターを活用して業務効率をUPさせよう」
「テレワークこそレンタルプリンターをおすすめする理由【レンタルプリンターならプリント革命】」
も、併せてご覧下さい。
