どんな会社でも、定期的に掛かっている経費の見直しが入ります。
企業は利益が出せなければ存続させる事ができず、経費を見直す事によって削減ができれば、その分だけ利益が出たのと同じ効果が有るからです。
難しいのは、経費を削減したことによって業務効率が低下したり、やる気が削がれたりすれば、減らした経費よりも減った利益が大きくなって本末転倒の事態になる事です。
多くの企業にとって頭の痛い経費の一つである毎月の印刷経費は、色々な手を打った経験のある経費削減項目です。
印刷をモノクロだけに制限してみたり、1枚の用紙に複数のデータを印刷して後でカットしてみたり、セクションごとに印刷枚数の上限を設定してみたりなど・・・いずれも利用するスタッフの我慢を強いる必要があり、長続きしないか業務効率を落とす結果になっていて頓挫する結果になっています。
これを解決する手段としては、「業務で印刷に利用するコピー機＝リース契約」という一元的な発想を転換する必要があります。
具体的には「レンタルプリンターサービス」の導入です。
レンタルプリンターと言うと、短期間の必要な時期だけ導入するイメージをお持ちの方が大半かと思いますが、経費削減に積極的な企業は既に続々と「プリント革命のレンタルプリンターサービス」を導入済みです。
ホンダ・オリンパス・三菱重工・ソニーなどの日本を代表する大企業から、SOHO・個人事業主さん、学習塾やドラッグストア・調剤薬局など、日本全国の幅広い業種職種に「プリント革命のレンタルプリンターサービス」は導入され、業務効率を向上しながら大幅な経費削減に成功しています。
法人が利用するコピー機は、リース契約とレンタルプリンターサービスのどちらがお得なのか？比較して解説します。
レンタルプリンターの特徴は？
短期間の利用ではなく、メインで利用するコピー機としてのレンタルプリンターサービスについて、まずはご理解頂きたいと思います。
プリント革命のレンタルプリンターサービスの、その特徴についてご説明します。
プリントし放題で印刷コストがお得
プリント革命のレンタルプリンターサービスは、月に3,000枚までの印刷がモノクロカラーを問わず自由にできるライトプランと、月に10,000枚まで同様に印刷ができるベーシックプランの2つがある、月額料金定額の印刷サブスクです。
毎月決まった金額に印刷経費を固定する事ができて、カラー印刷も躊躇なく利用ができる利便性がありながら、リース契約を大幅に下回る印刷コストの削減を実現します。
カウンター保守契約がない
一般的にリース契約では、同時にカウンター料金保守契約を結ぶ事が大半です。
カウンター料金保守契約とは、印刷出力するにつき1枚あたりの決められた単価を、毎月のリース料とは別に支払う契約の事です。
カウンター料金の単価は機種や毎月の印刷枚数などによって様々ですが、概ねモノクロ1枚2円・カラー1枚20円程度に設定されている事が多く、大量印刷する事業所や複数のコピー機を導入しているところでは、機種によってモノクロ1枚1円・カラー1枚10円程度に設定されているケースもあります。
いずれにしても、毎月支払うカウンター料金はリース料を超える事が珍しくありません。
たとえば、カラー1枚20円のカウンター料金が掛かる事業所で、3,000枚のカラー印刷を行った時の費用は、60,000円をリース料とは別に印刷経費として計上する必要があります。
プリント革命のレンタルプリンターサービスでは、カウンター料金の徴収が無く、月額レンタル料だけで利用ができます。
リース契約のカウンター料金に含まれているのは、消耗品と保守費用ですが、プリント革命のレンタルプリンターサービスでは月々のレンタル料の中に、その費用も含まれています。
カウンター料金の詳細については、以下も併せて是非ご覧下さい。
契約の自由度が高い
コピー機のリース契約は、5年以上の長い期間にわたる契約となり、当然ですがその間はリース料金を支払い続けなければなりません。
もしリース期間中に途中解約したくても、原則的にそれはできず最後まで支払い続けなければなりません。
レンタルプリンターの場合はそこまで長期の契約は必要なく、一定期間経過後はいつでも契約を完了できたり、新しい別の機種に乗り換えたりすることが可能です。
一度契約したら数年間は契約を切り替えられないリース契約と比較して、レンタルプリンターの契約は柔軟性が高く法人での契約でもお得ということができます。
設置の取り回しが良い
法人のリース契約では据え置き型の大型複合機を利用しますが、レンタルプリンターでは中型複合機が人気です。
一度おいたらその場所から動かすのがたいへんな大型複合機ですが、デスクの上などに置ける中型複合機なら、オフィス内の移動も手軽にでき、必要に応じて置き場所を変更できます。
さらに他の場所にあるオフィスに移設したい場合、大型の複合機ではかなり移動が困難となりますが、中型の複合機なら移設するのも手軽にできます。
リースにもメリットはある？
一方のリース契約にも、当然ですが法人がお得に使えるメリットはあります。
次にそんなリース契約のメリットについて見ていきましょう。
最新の大型機が使える
リース契約の際にラインナップされている大型の複合機は、ほとんどが最新型のモデルですから、契約時点で最も新しい機種が選択できます。
複合機の業界はある意味IT器機ということもできるため、最新の機種であればこれまでになかった新機能や、便利なオプションが選択できます。
そのような常に最新スペックや、最新ハードウェアが必要という業務であれば、多少コスト高になったとしてもリース契約で高機能な機種が選べた方がメリットは大きくなります。
大量の印刷を素早くできる
大型の複合機は印刷スペックが高いため、大量の印刷を高速でこなすことができます。
一日中コピーやプリント、あるいはFAXを稼働しなければならないような、印刷業務重視のオフィスであれば、リース契約で設置した大型の複合機は大活躍し、業務効率を上げてくれることでしょう。
手厚いサポートが受けられる
リース契約とセットになる保守メンテナンス契約は、専属のスタッフがオフィスに直接出向いてメンテナンスしてくれます。
大型の複合機は構造自体も複雑になっていますから、このようなメンテナンス体制はありがたいサービスといえるでしょう。
万一トラブルや故障が発生した時も、スタッフが来社して対応してくれますので、手厚いメンテナンス体制が必要というのであればこの保守メンテナンス契約をしっかり利用すれば、印刷できずに業務が滞るということも少なくなるはずです。
コピー機のリース契約の詳細については、以下も是非ご覧下さい。
レンタルプリンターは本当にお得か気になるポイントは？
リース契約とレンタルプリンターサービス、それぞれメリットとデメリットがありますが、どちらがお得なのか？気になるポイントを整理してみましょう。
中型の複合機は機能的に充分？
リース契約は大型複合機コピー機が一般的で、プリント革命のレンタルプリンターサービスは中型複合機が主流ですが、そのスペック特に印刷速度について不安がある方もいらっしゃると思います。
大型複合機コピー機と一口にいっても、1分間に印刷できる枚数は様々で、印刷速度が速い機種ほど比例して本体価格は高額になり、毎月のリース代も高くなります。
多く導入されている売れ筋の大型複合機コピー機は、概ね1分間に30枚程度が印刷できる印刷速度機種ですが、たとえば中型複合機の＜CL-B30＞プランの印刷速度は31枚で決して劣っていません。
大量印刷する現場では役不足では？
ウチの現場では毎月大量印刷をする必要があり、もっと高速機種を導入しているので、プリント革命のレンタルプリンターサービスの中型複合機では役不足ではないか？とお考えなら、その懸念には及びません。
中型機2台の方が効率は向上する
1分間に40枚が印刷できる高速機を導入して、大量の印刷を行う事業所では、プリント革命のレンタルプリンターサービスで、中型複合機を2台導入するのが効率的です。
前述の＜CL-B30＞プランは1分間に31枚の印刷速度ですが、2台導入する事で1分間に印刷できる速度は60枚を超えます。
同じスペックをリースの大型複合機コピー機で実現しようと思えば、今の40枚機よりも遙かに高額なリース料金を支払う必要があります。
中型複合機2台にすることによって、印刷速度が上がるだけでなく、臨機応変な対応ができて、オフィスの導線が複数になる事で印刷待ち渋滞を防ぎ、故障へのリスク分散にもなります。
中型複合機2台で印刷経費はどうなる？
複数台を導入しても、結果的に印刷経費が上がってしまえば意味がありません。
具体的にカラーで月に10,000枚を印刷した場合の印刷経費を比較してみましょう。
リース契約の場合
1分間に40枚の機種のリース料は下を見て20,000円程度で、カウンター料金も比較的安価なカラー1枚10円と仮定します。
（カウンター料金）100,000円＋（リース月額料金）20,000円＝120,000円が印刷経費になります。
これは税抜なので、実際に支払うのは132,000円です。－66000
プリント革命のレンタルプリンターサービスの場合
＜CL-B30＞のベーシックプランの月額レンタル料は、33,000円です。
これを2台導入した場合は、（月額レンタル料）33,000円×2台＝66,000円が印刷経費になります。この価格は税込です。
毎月の印刷経費が半額になり、年間では792,000円の経費削減になります。
中型複合機2台の効率アップについては、以下も是非併せてご覧下さい。
保守メンテナンスは大丈夫？
リース契約の保守メンテナンス料金は、トラブルの際の手厚い対応がメリットになりますが、費用的なお得感はありません。
レンタルプリンターは保守がないわけではなく、基本料金に含まれ、対応は原則メールや電話でトラブルの対処法を教えてくれるというものとなります。
そのため対処の作業自体は自前でしなければなりませんが、それでも解決しない場合は本体ごとすぐに交換してもらえるため、長期間印刷できなくなるという状況にはあまりならないはずです。
まとめ
法人で利用するなら、リース契約もレンタルプリンターサービスも、費用として経費として計上できる点では同じです。
しかし、お得という観点で考えれば「プリント革命のレンタルプリンターサービス」の方が明らかにお得な上に、業務効率の向上も望めます。
プリント革命のレンタルプリンターサービスについての詳細は、以下も併せてご覧下さい。
印刷コストの削減と、業務効率の向上両立について解説した以下も、是非併せてご覧下さい。
