以前にも増して、最近ではテレワークという働き方が一般的になってきました。いざ、テレワークをスタートしてみると、思いの外、「周辺環境って大事だなぁ…」という感想をお持ちではありませんか？
自宅で仕事を行うと、いつもオフィスで使っているツールがないので思わぬところで時間をとられがちです。コミュニケーションの手段も工夫が必要となってきます。
この記事では、テレワークをするときに是非導入したいITソフトウェアや、印刷の手間を省くプリンターの紹介をしています。
テレワークの環境つくりをお考えの方は、是非この記事を参考にしてみてください。
コロナ禍で急増のテレワークとは？
テレワークとは、ICTを活用して場所や時間にとらわれず自由に働く労働スタイルのことをいいます。
tere=離れたところwork＝働く、の頭文字をとってテレワークと呼ばれています。リモートワークや在宅勤務と呼ばれることもあります。一般的なテレワークの方法は以下の通りです。
自宅からのテレワーク
文字とおり、自宅をオフィスとして遠隔で働くスタイルです。連絡は電話やFAXでとることが多いようです。
情報セキュリティの問題があり、自宅でできる仕事は限定的となります。仮想デスクトップ機能が備わったノートパソコンを使うと、自宅での作業範囲を広げることができます。
サテライトオフィスからのテレワーク
出先にスポット的なオフィスを置き、そこで仕事をする方法です。1社専用の場合もあれば、数社で共同して設置することもあります。コワーキングスペースのような場所を使うこともあります。
モバイルワーク
商談や作業のため、客先に常駐し仕事をするスタイルです。昔からある働き方ですが、広義の意味ではテレワークと呼ばれています。
テレワークに活用したいITツール
自宅やサテライトオフィスで仕事をするにあたって、ITツールの活用は欠かせません。ITツールをうまく使いこなしてこそ、滞りなくテレワークを行うことができるといえます。
web会議ツール
テレワークによる弊害は、コミュニケーション不足による情報共有の低下です。
一方的な連絡事項を伝えるだけならメールで済みますが、仲間の意見を聞きながら意見を戦わせる意思の疎通が無ければ、業務効率は確実に悪化します。
本格的な会議ツールはテレビ会議もありますが、行える場所が制約されて、専用の機材・回線が必要になることから、導入する敷居は高くなります。
専用のツールを必要とせずに、利用しているパソコンやタブレットを利用してインターネットに接続すれば、大人数で会議が行えるweb会議ツールは、円滑な情報共有を手軽に可能にします。
代表的なツールとして「Zoom ミーティング」「V-CUBE ミーティング」があります。
同じ資料を画面上で簡単に共有して議論したり、必要なデータの送受信を会議中に行ったりする事で、解りやすい会議進行が行える上に、ペーパーレス化にも繋がります。
招待メールをクリックorタップするだけで、だれでも簡単に参加が可能で、会議の内容を映像や音声をクラウド上に保存しておけるサービスもあり、記録としても残せます。
勤怠管理ツール
テレワークでは、自己管理能力が問われますが、線引きが難しい事も確かです。
マネージメントする側から見ても、働いている姿が見えない中で監督管理義務を負うのは至難の業です。
しかも、働き方改革関連法案の施行に伴って、客観的方法による労働時間把握の義務化がされて、後で不都合な事実が発覚しても、知らなかったでは済みません。
タイムカードが存在しないテレワークで勤怠管理には、勤怠管理ツールの利用が最適です。
スタッフそれぞれが指定のアプリを起動するだけで、出勤と大金の打刻が行えて、自動的に集計されます。打刻の方法は他にもICカードを利用した方法など、サービスによって豊富に用意されています。
集約された内容はグラフで可視化が出来る為、問題が発生しても見逃しません。
代表的な勤怠ツールとして、「RecoRu」「IEYASU」「AKASHI」等が有ります。
グループウェアツール
仲間と同時進行で仕事を進めていく場合、色々な要素がパッケージ化されていて使いやすくなっています。
内容は様々で、前述の勤怠管理ツール・web会議ツールを含むものや、チャットツールなどのコミュニケーションツールに、ファイル共有を備えているものなど多様です。
Googleがリリースしている「G Suite」では、複数人で同時に「Googleドキュメント」や「Googleスプレッドシート」の共同編集が可能で、業務効率がアップします。
Microsoftがリリースしている「Microsoft Teams」では、Office 365と連携して、ファイルを同時に共同編集できるツールの他、チャット・グループ通話・ビデオ会議などのコミュニケーションも利用する事が出来ます。
ペーパーレス化ツール
書類や回覧など、オフィスにいれば何でも無い紙書類のやり取りは、テレワークでは困難になります。
どんな環境下でも同様の内容が閲覧出来る事が重要で、必然的にPDFファイルを利用することになります。
色々なサービスが提供されていますが、本家「Adobe Document Cloud」の利用者が多く、企業間の電子契約の署名に特化している「Adobe Sign」もあります。
テレワークの普及と共に、企業間の契約書も電子化される方向にあり、他にも「電子印鑑GMOサイン」等の様々なサービスがあります。
クラウド電子契約サービスを利用すれば、印紙税の節約などコスト削減にも貢献します。
チャットツール
チャットツールは、遠く離れた仲間とリアルタイムで連絡を取ることができるツールです。
電話と違い時間を奪われることがありませんので、生産性の向上に役立ちます。
チャットツールは「チャットワーク」というツールがもっとも有名です。純粋な意味で、チャットではありませんが、マイクロソフトのTeamsやSlackをチャットワークと組み合わせて使っているケースが多く見られます。
ファイル共有ツール
仕事で使うデータファイルや情報セキュリティを確保しつつ、仲間のあいだで共有するためのツールです。Dropboxやsharepointが有名でよく使われています。
自宅でのテレワークには、データの持ち出しなど情報セキュリティの問題が懸念されますが、ファイル共有ツールを使うと情報セキュリティのリスクが軽減されます。
印刷が必要になった時は？
テレワークの時に困ってしまうのは印刷です。自宅にプリンターがある場合はなんとかなりますが、ない場合に考えられる選択肢は
- コンビニ、コワーキングスペース
- オンラインプリントサービス
- 印刷会社のセルフプリントサービス
です。コワーキングスペースや印刷会社のプリントサービスは近くにないと選択肢に入りません。
コンビニやオンラインプリントサービスは、数量があると割に合わなくなってしまいます。
そこで、考えられるもう一つの選択肢はプリンターのレンタルです。
月5000円からのプリンターレンタル
テレワーク中に印刷の必要がある場合は、プリンターをレンタルしたほうが生産性もあがり、経済的です。わざわざコンビニや、印刷会社のオフィスまで印刷をしに行くのは手間ですし、経済的にも無駄が多すぎます。
プリント革命のレンタルプリンターは高性能な機種のプランとなっており、生産性を高めたい方にも最適です。
数多くの社員にプリンターが必要になっても、会社で一括契約して各社員の自宅まで配送することが出来て、消耗品の補充やトラブル時のメンテナンスも「プリント革命」が対応する事に加えて、規定枚数までの印刷なら毎月固定経費としてレンタル料を計上するだけで経理処理が完了します。
部署異動等でテレワークを行わない社員のプリンターは、「プリント革命」に返却をするだけで良く、処分や保管党も必要ありません。
