コロナ禍がもたらした数少ないメリットの一つが、それまで遅々として進まなかった働き方改革が、一気に進んだ事です。
自由な働き方の掛け声も空しく、笛吹けど踊らずの状態だった日本のビジネス市場に、テレワーク・在宅ワークという新しい勤務形態が定着しました。
仕事内容によって様々ですが、オフィスのデスクでサーバーに接続されたパソコンで行う業務の方なら、場所が自宅に変わっても適切なサーバーへの接続手段が確保できれば、それまでの仕事をこなす事に大きな困難は発生しません。
もちろん、顔をつきあわせたコミュニケーション不足など諸問題はありますが、定期的な出社をする事である程度はカバーする事が可能です。
しかし、物理的にどうにもならないのが、オフィスには当たり前にあって利用できるプリンター・複合機が、自宅からでは使えない事です。
自宅からオフィスのプリンターに印刷出力することは不可能ではありませんが、それでは意味がありません。
テレワーク・在宅ワークでプリンター・複合機を導入するのには、何を基準にして選ぶのが適正なのか？チェックポイントを解説します。
【チェックポイント①】スペック
どんなスペックのプリンターなら、効率良く業務が進められるか？という視点で選ぶチェックポイントです。
写真や画像の出力が多い
デザイン・アート系に携わる業務内容で、写真やデザイン画などの出力がメインの場合なら、染料インクを使ったインクジェットプリンターが最適です。
繊細な色や階調表現が、比較的安価に販売されているインクジェットプリンターでも、染料インクを使っているタイプなら出力可能です。
ビジネス書類の印刷が多い
顔料インクを使うビジネスインクジェットプリンターなら、オフィスにあるレーザープリンターや大型複合機コピー機と遜色の無い、読みやすく美しいビジネス文書が印刷できます。
ビジネスインクジェットプリンターは従来のインクジェットプリンターと比較して、印刷速度が速いのも特徴で、業務効率が上がります。
それほど印刷枚数は多くないなら、安価に販売されている黒インクが顔料インクで、カラーインクが染料タイプのビジネスインクジェットプリンターで十分です。
印刷枚数が多いなら、大容量のインクが搭載できるタイプが最適です。
業務効率が上がるだけでなく、印刷コストも結果的に安くなります。
カラー印刷が必要無くモノクロしか印刷しないなら、レーザー方式のモノクロプリンターが最適です。
印刷速度も速く、印刷されるクオリティもオフィスにあるコピー機に遜色ありません。
FAXを使う
ビジネスにFAXを利用する機会は減ってきていますが、業種や相手先によっては必要になるケースは少なくありません。
会社で行っていたFAXの送受信が、テレワーク・在宅ワークでも業務に必要なら、FAX機能が搭載された複合機が必要になります。
複合機本体だけではFAXの送受信はできません。
電話回線が必要になります。
光回線でネット回線を確保しているなら、オプションでひかり電話に加入すると、FAXの送受信も可能になり、固定電話の利用もできるようになります。
書面のデジタル化が必要
FAXが利用できる複合機タイプのプリンターなら、多くの機種がスキャン機能を搭載しています。
FAX機能の必要が無いなら、安価なビジネスインクジェットプリンターでもスキャン機能を搭載している機種があります。
テレワーク・在宅ワーク向けのプリンター選びの詳細については、以下も是非ご覧下さい。
【チェックポイント②】コスト
テレワーク・在宅ワークで利用するプリンターのコストは、難しい問題です。
本来業務で必要とするプリンターなら、導入もランニングコストも会社が費用負担して経費算入するのが当然です。
しかし、業務内容によってはあった方が些か便利になる程度では、経費の増加を避けたい会社側として、簡単には認められないケースも出てきます。
これはケースバイケースなので、一概に言えません。
プリンター支給消耗費自己負担
特に注意が必要なのは、安価なインクジェットプリンターの支給だけはあっても、消耗品に関しては自己負担を強いられるケースです。
安価なインクジェットプリンターでは消耗品が非常に割高であり、数回のインクカートリッジ交換で簡単に本体代を超えてしまいます。
費用負担を少しでも軽減するなら、純正インクカートリッジではなく、サードパーティーによる互換カートリッジを使います。
プリンターも消耗品も自己負担
殆ど印刷する機会が無く、あれば便利かもという程度なら、全て自己負担になる場合もあります。
自分で利用する事も、テレワーク・在宅ワークでビジネス文書の印刷もあり、導入コストを考えるなら、安価なビジネスインクジェットプリンターで、黒インクが顔料・カラーインクが染料のタイプを選択して下さい。
ランニングコストを考えるなら、サードパーティーから安価な互換インクが販売されている機種を選ぶと、支払費用が抑えられます。
コスパを考えた1万円以下のプリンター選びについての詳細は、以下も併せてご覧下さい。
プリンターも消耗品も会社負担
個人負担する必要が無い場合は、提示された予算内で業務効率を最大に上げられる、必要な機能を搭載したプリンター選びができます。
その場合は大量印刷する前提のケースも多くなると思いますが、電力事情が許すなら、レーザー方式のプリンター・複合機を導入するのも一つの手です。
オフィスで利用するコピー機に遜色無い印刷結果が得られて、印刷速度も速く業務効率も向上します。
消耗品が切れる度に自分で手配購入する必要があり、領収書を添付して経費請求する頻度も、レーザー方式のプリンターを使用すれば確実に減らす事ができます。
しかし、大勢の社員スタッフを抱える企業の総務・経理部門は、その処理も大変になります。
それならもっと、合理的な手段があります。
テレワーク・在宅ワーク用のプリンターは「プリント革命」のレンタルプリンターサービスが最適
テレワーク・在宅ワークで必要な社員スタッフに、プリンター・複合機を利用してもらう事にかかる初期費用の費用負担は大きく、消耗品代処理にかかる手間も煩雑になり負担になります。
この問題を一気に解決できるのが、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスです。
初期費用不要
社員数が多いほど、プリンター・複合機の導入初期費用が嵩みますが、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスなら、導入初期費用がかかりません。
一括契約個別配送も可能
面倒な契約も会社が一括で大量の台数が可能で、社員の住所に個別にプリンターを配送する事も可能で、会社側の負担を大幅に軽減できます。
色々な事情でプリンター・複合機が不要になれば返却も可能で、必要な台数の上下にも柔軟に対応できます。
消耗品費用が別途かからない
規定の枚数（ライトプランで月3000枚）以下なら、月々のレンタル料のみで別途消耗品代が掛かりません。
消耗品は社員ごとに専用ページから追加が可能で、その場合でも送料も含めて費用がかからず、一定のレンタル料だけを一括で会社に請求されるので、費用管理の把握が楽にできます。
メンテナンス負担が無い
プリンター・複合機は精密機械であり、トラブルが発生する事も考えられます。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスなら、メンテナンスに別途の費用負担が無く個別の電話対応が行われ、機器自体の不調の場合は代替機が速やかに発送され、その場合も費用負担が発生しません。
テレワーク・在宅ワークこそ、レンタルプリンターサービスが最適です。
詳細については、以下も是非ご覧下さい。
