学習塾の印刷コストを削減したときの失敗談

学習塾の印刷コストは、全体に掛かる経費の中で、決して小さくありません。

印刷の経費削減方法は色々ありますが、仕事の効率が下がったり、生徒の学習効率が下がったりしてしまっては、全く意味がありません。

経費削減を達成出来ても、授業準備の時間が削られて提供するサービス内容が落ちたり、生徒や保護者から不満が出て退塾に繋がったりすれば、削減出来たメリットは簡単に吹っ飛び、最悪の場合は経営の存続にも影響を及ぼします。

学習塾の印刷コストを削減した方法の、失敗談を検証してみます。

配布プリントの文字を小さくして集約印刷にした

一般企業でも、印刷経費削減の為に用いられるのが集約印刷です。

購入したプリンターや、リース導入でカウンター料金保守サービス契約を結んでいるプリンターを使用する場合は、印刷枚数を減らすことが直接経費の削減に繋がります。

集約印刷はプリンターの印刷機能の一つで、1枚の紙に何枚分かの印刷をする事です。

A4サイズのプリント資料が4枚ある場合、普通に印刷すれば4枚印刷をしますが、A3サイズの用紙1枚に4枚分を印刷する事で、購入したプリンターの場合はインクの節約・リース導入したプリンターの場合はカウンター料金の節約になります。

ただし、文字サイズは半分程度になって読みづらい上に、回答欄も半分になってしまうので、生徒がそのまま書き込むのは困難です。

そこで、使用している問題データの回答欄サイズの、修正作業が必要になります。
膨大な量の修正作業は多くの時間が掛かり、空きスペースの問題から回答欄を大きくする事が困難なデータも数多くあって、作業者は辟易してしまいます。
さらに、授業の進行状況に合わせて配布する特性があるため、4枚に裁断する作業も必要になります。

授業のための準備する時間が削られる事になれば、サービス業として提供する内容の低下は死活問題に繋がります。

この学習塾では、集約印刷でコスト削減効果は得られましたが、経営不安説までスタッフの中から出て、不満のある有能なスタッフ数名を、結果として失うことになりました。

カラー印刷をやめた

カラー印刷を止めてモノクロだけにする事も、印刷経費削減の方法の一つです。

購入の場合は高額なカラーインクの購入をする必要が無くなり、リースの場合は1/10程度にカウンター料金が抑えられます。

しかし、この方法も学習塾の印刷削減手段としては、決してお勧めしません。

特に理科や社会のプリントでは、図解を用いる事も多く、モノクロでは格段に見にくい資料になります。生徒の学習効率が落ちて、時間の経過と共に不満の声が大きくなります。

重要なポイントに引かれた赤線も、目立たないグレー線になります。
生徒の学力向上の為にならと、一部のスタッフは印刷されたモノクロ用紙1枚1枚に向き合い、定規を当てて赤線を引く作業に時間をとられて、残業時間が増加します。

この学習塾では、カラー印刷を止めることで印刷コストの削減は達成しましたが、サービス提供内容の不満や成績低下で何人も生徒を失い、残業代が増える結果になりました。

印刷コストが削減できても新たな弊害が生まれる可能性がある

印刷コストの削減は、方法を間違えると大きな弊害があり、削減したコスト以上のダメージを被るケースが多くあります。

必要なプリント印刷を丁寧に繰り返す事が、生徒の学習能力の向上に繋がります。生徒の成績向上は学習塾の発展に直結します。

購入したプリンターやリースしたプリンターでは、印刷枚数の増加と共に経費も増えます。しかし、印刷枚数が増加しても、経費を削減する方法があります。

それは、プリンターを「プリント革命」のレンタルプリンターに、乗り換えるだけで実現出来ます。
リース契約中の大型複合機コピー機が契約期間中の場合は、途中解約すると違約金が掛かります。しかし、契約中でも印刷使用しなければ、カウンター料金は最低料金で済みます。

プリント革命は、決められた月額料金だけで、カラー・モノクロを問わずカウンター料金が不要になります。

思う存分、生徒への情熱を傾けてプリント枚数が増えても、安価に固定された月額料金が、印刷経費を大幅に削減します。

100人程度の学習塾のシミュレーションでは、年間100万円以上のコスト削減に繋がる可能性があります。

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名古屋在住のIT・通信・格安SIMライターです。 プリンターはDOS時代のドットプリンターから使い始めて 初期のインクジェット、モノクロレーザープリンター カラーレーザープリンターを使ってきて モノクロ複合機を経てカラーデジタル複合機リースに到達。 業務用テキスタイル熱転写プリンター 業務用テキスタイルインクジェットプリンター見学に 国内・海外工場に何度も足を運ぶマニアで 日夜情報収集に励んでいます。