「ペーパーレス化」と言われて、みなさんはどんな取り組みをイメージするでしょうか。
「なるべくデータを印刷しない」「印刷ミスを減らす」などが思い浮かびやすいかもしれません。もちろんこれもペーパーレス化の一つなのですが、それだけではないのです。
ペーパーレス化は単に企業イメージが良くなるだけでなく、業務効率が上がる、対外的にアピールできるなどのメリットがあります。
今回はペーパーレス化とはどんな取り組みなのか、メリットは何があるのかを説明しますので、ぜひ企業の取り組みの一つに加えてみてください。
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ペーパーレス化とは
ペーパーレス化の取り組みとして挙げられる内容には、主に以下の3つがあります。
印刷枚数を減らす
まず一つが「印刷枚数を減らす」ことです。たとえば、余白を削れば1枚におさまる資料をそのままプリントアウトすると、2枚で印刷されてしまいます。そこで余白を削り1枚におさめると、印刷枚数は2枚から1枚になるので印刷枚数は減るでしょう。これがペーパーレス化です。
その他、会議のための紙の資料の予備を5つ用意していたのを、予備が不要なことが多いので2つに減らすのも印刷枚数を減らす取り組みの一つと言えます。ミスプリントを減らすよう、印刷前のチェックを今より慎重に行うのも一つ。
このように、ペーパーレス化のうち印刷枚数を減らす取り組みは、今すぐにでも行えるのが特徴です。印刷する際に「本当に必要か」を都度考えることで簡単に印刷枚数は減らせます。
データベース化できる資料はしよう
二つ目はデータベース化できる資料はデータベース化することです。
たとえば今までは会議の資料を紙で印刷していたのを、データとして出席者に配布し、会議の際にパソコンを持参してもらって各自データを見ながら参加してもらうのが、データベース化によるペーパーレス化の取り組みと言えます。パソコンではなく、スマホやタブレットで資料を見てもらうという方法もあるでしょう。
その他、会議の議事録を紙ではなく、メールを使ってデータで送るようにするのもデータベース化です。今では多くの企業でパソコンやタブレット、スマホを使っているはずですから、データベース化もそれほど難しい取り組みではないでしょう。
ただし、データベース化を行う際は、データの取り扱いに注意が必要です。外部に漏らしてはいけない情報をデータベース化するなら、閲覧時にパスワードが必要になるよう設定をしたり、データを保存したパソコンのセキュリティを強化しておくなどの対策も忘れてはいけません。
不要な印刷を減らすだけではなく、必要な印刷はする
ペーパーレス化というと、印刷を全くしてはいけないと勘違いする方もいらっしゃるかもしれません。
もちろんそうではなく、必要な印刷は行ってください。あくまでも不要な印刷を減らすことが目的ですから、紙ベースで必要なものまで印刷しないと決めてしまうのは違うと覚えておいてください。
ペーパーレス化のメリット
では次に、ペーパーレス化を行うことで得られる3つのメリットを見ていきましょう。
印刷コストを減らせる
不要な印刷を減らせば、自ずと印刷コストも減らせます。たとえば印刷用紙代やインク代、プリンターを動かす際に必要な電気代などを減らすことが可能。ペーパーレス化の取り組みを始めたら、印刷コストがどれぐらい減ったのかをぜひチェックしてみてください。
業務効率が上がる
印刷をするには、当たり前ですが印刷のための時間が必要です。印刷されるのをプリンターの前で待つこともあるでしょうし、他の社員がプリンターを使っているときは待つ時間が必要なこともあるでしょう。
製本が必要な印刷物の場合は、順番どおりに並べてホチキスでとめ、配布先別に資料を仕分けたりする時間も必要となってきます。
ペーパーレス化によりデータベース化を行えば、メールなどで資料を送るだけですから、ものの数分で作業が終わるはずです。その分、他の作業に時間をあてられるため、結果的に業務効率が上がります。
対外的にアピールできる
ペーパーレス化を行うことは、対外的にアピールできるというメリットも得られます。環境に配慮した取り組みを行っている、SDGsに貢献しているといった、クリーンな企業というイメージを与えられるでしょう。
ペーパーレス化は印刷した紙をリサイクルするところまでがゴール
ここで一つみなさんに知っておいていただきたいのが、ペーパーレス化は先ほどご紹介した3つの取り組みを行うことだけが目的ではありません。
印刷した紙を「リサイクル」するところまでがゴールなのです。すぐにできる取り組みとしては、印刷ミスした紙をメモ用紙に使う、不要になった紙は社内用の資料を印刷するために再利用するなどがリサイクルにつながります。
しかし、社内でできる範囲だけでリサイクルしようと思うと、機密文書はリサイクルできません。情報が社外に漏れないようメモ用紙や印刷用紙としての利用はできないため、シュレッダーにかけて焼却するしかないでしょう。
専門企業に委託をすれば、機密文書を回収し、リサイクル可能な方法で処理してくれます。安全な企業に依頼すれば情報が漏れることはないので、ペーパーレス化に真剣に取り組むなら、機密文書までもリサイクルできる方法を選ぶことを検討してみてください。
プリント革命なら機密文書処理サービスがあるので、印刷から処理まで一括でできる！
リサイクルをするところをゴールと考えると、専門企業や業者に機密文書の処理を依頼する必要があります。しかし中には「どこに依頼すれば良いかわからない」「選ぶのが面倒」と感じる企業もあるでしょう。
そこでおすすめしたいのが「プリント革命」です。プリント革命はプリンターのレンタルサービスだけでなく、機密文書の処理サービスも提供しています。つまり、印刷から処理まで一括で依頼できるということです。
プリント革命を利用すると得られるメリットを3つご紹介しますので、ぜひ参考にして申し込みを検討してみてください。
プリント革命は定額制のプリンターレンタルサービス
プリント革命はリースとは違い、定額制でプリンターをレンタルできるサービスを提供しています。どれだけ印刷しても1ヶ月の利用料金は変わらないため、印刷コストを把握しやすく、リースよりも費用が安い点がメリットです。
レンタル料にはもちろんトナー代も含まれています。もしレンタル中にトナーがなくなっても、追加費用が発生することなく新しいトナーに交換してくれるのも良いところです。
コスト削減と業務効率UPが見込める
プリント革命では家庭用だけでなく、もちろん企業で使えるようなハイスペックなプリンターも用意しています。リースや購入よりも印刷コストが削減でき、スタートアップ企業でも導入しやすいのが利点です。
1台あたりのコストが低ければ、1オフィスあたりの台数を増やしたり、1部屋ごとにプリンターを設置したりすることも可能。1台しかない場合より業務効率がUPすることも見込めるでしょう。
印刷書類の廃棄サービスまでできる
プリント革命では、印刷書類の破棄サービスも提供しており、機密文書も処理してくれます。サイトから申し込みを行い、回収して欲しい日時を伝えれば、あとはオフィスで回収を待つだけです。
回収後の資料は機密情報が漏れないよう、リサイクル可能な方法で処理してくれます。プランは月額制のほかに定例回収、スポット回収があり、今なら登録料1万円が「無料」となっているため、ぜひ利用を検討してみてください。
まとめ
ペーパーレス化では、不要な印刷物を減らして印刷したものをリサイクルするまでがゴールです。社内で全て行おうと思うと、企業によっては思ったよりも手間がかかる場合もあるでしょう。
そのような場合は、印刷から処理までを一括で依頼できるプリント革命の利用を検討してみてください。プリンターのレンタルはお試しもできますので、まずは問い合わせだけでもしてみてはいかがでしょうか。
