オフィスにおいて欠かせない設備が、コピー機やプリンターなどの、文書をプリントするオフィス器機です。
最近ではコピーを取るだけで無くさまざまな機能が追加され、より一層使い勝手が良くなった機種が登場していますが、そうなると本体の価格もどんどん上がってしまいます。
さらに近頃ではペーパーレス化が叫ばれていますが、そうは言っても何から何までデジタル化できるわけでも無く、コピーやプリントした紙媒体は、なかなか減らせないという声もたくさん耳にします。
そうなってくる時になるのが、印刷コストです。
特にあらゆる物品が値上げされているご時世ですから、印刷代もできるだけコストカットしたいとお考えの方も多いはずです。
そこで今回は、コピー機やプリンターを使った印刷コストを削減する方法には、どのようなものがあるのかをピックアップして、それぞれその方法をご紹介していきます。
本体の調達費用を削減する
印刷コストの一部画を閉めるのが、印刷自体のコストの他に印刷する器機のコストとなっています。
特に大型の複合機を利用しているオフィスでは、リース契約で高額な器機を利用しているかも知れません。
契約方法を再検討する
まずは自分のオフィスがどのような器機を、どのような契約で利用しているかを確認してみましょう。
大型の複合機の場合、数年契約のリースで利用しているケースが多く、案外そのコストの負担は重かったりもします。
リースは原則途中解約ができないため、まだ契約期間が残っている場合すぐに対処しにくいのですが、契約終了時に改めてコスト削減のための契約方法を探してみてはいかがでしょうか。
例えばリースよりも圧倒的にコストダウンできるとも言える「レンタルプリンター」サービスを、比較検討の対象にしてコストをチェックしてみてください。
印刷枚数にかかわらず月額定額プランなどを利用すれば、群とコストカットができるようになるはずです。
不要な機能を検討し最低限の器機を選択する
大型複合機の場合多彩な機能やオプションが用意され、使いこなせれば便利な機能ですが、多くのオフィスではそこまでの性能が必要ない場合もあります。
もし今高機能タイプの機種を利用しているのなら、一度どれだけそんな付随機能が必要かを確認してみましょう。
あるいは大型複合機の必要性は無く、中型の複合機で事足りるのかも知れませんので、一度しっかりチェックしてみると良いでしょう。
トナーやインクの購入コストを削減する
レーザータイプのトナーや、インクジェットタイプのインクは、印刷する際の消耗品としてコストが継続して発生します。
そのため、このような消耗品の購入コストを見直せば、継続的に一定のコストカットが可能となります。
例えば純正のトナーやインクでは無く、信頼できるサードパーティーのトナー、あるいはインクを購入すれば、消耗品コストは半分以下に抑えられるようになるはずです。
ペーパーレス化を推進する
ペーパーレス化もできるだけ推進していきましょう。
これまですべて紙でやりとりしていたものを、データで受け渡しができるようになれば、印刷枚数を何割か削減できるようになり、さらに業務効率も向上するはずです。
ただししっかりとした方向性やルールを決めずにやみくもにペーパーレス化を推進すると、かえって業務効率が落ちる可能性もありますので、プランニングが重要になります。
印刷方法を工夫して節約する
印刷コストを下げるためには、印刷方法自体を工夫することも重要なポイントとなります。
カラーが不要な場合はモノクロ印刷で
例えば何も考えずすべての文書をカラー印刷している場合、印刷コストは無駄に上がってしまいます。
カラー対応のコピー機やプリンターを使っていると、標準でカラー印刷になってしまい、無駄なカラープリントをたくさんしている場合が多くなってしまいます。
写真やカラーの図表などが無ければ、多くの書類はモノクロ印刷で充分です。
そんなモノクロ主体の印刷方法をルールとして決めていけば、消耗品コストが削減できます。
用紙の使い方を工夫する
現在ではほとんどのビジネス文章は「A4」サイズでプリントされています。
これは一般的なビジネス文書サイズのフォーマットとして浸透しているため、外部とやりとりする際にはサイズ変更がしにくいものです。
しかし、内部的な文書であれば、ワンサイズ小さな「B5」で印刷することも可能です。
用紙サイズを小さくすれば用紙のコストが削減できると共に、印刷面積が小さくなるため、インクやトナーの消費も抑えることが可能となります。
さらにコピー機やプリンターが両面印刷対応の場合は、両面印刷を推奨すれば用紙コストが半減できます。
プリントミスをしないよう工夫する
プリントミスというのは、事前にきちんと確認する習慣があれば、防げるものです。
プリントミスはまったく何のメリットも無く、ただ用紙とトナーやインクの無駄遣いになるため、できるだけ減らすような努力をしましょう。
印刷前に必ず原稿を確認したり、用紙サイズを間違えないような意識付けを、オフィススタッフに徹底して啓蒙すれば、プリントミスによる無駄なコストが削減できます。
印刷コストを可視化しコストダウンを啓蒙する
印刷コストに関してはスタッフはきちんと把握しておらず、経理や経営者だけがチェックしている場合が多かったりします。
そこで、印刷コストが一体どのくらいのものなのかという数値や情報を可視化し、全スタッフで共有することも必要です。
コピー機やプリンターを使っている人たちが印刷コストに対する関心を持ち、節約する意識を追ってもらうことにより、今回紹介しているコストダウンがより確実に実現できるはずです。
コストを可視化し、さらに印刷の際のルールを徹底的に啓蒙してみてください。
単に押しつけのようなカタチでは無く、どのくらいコストダウンができたのかをゲーム感覚で全員で共有してみるなど、工夫しながら可視化とルールを試してみてはいかがでしょうか。
業務の効率化も意識しておこう
書類のペーパーレス化の部分でも説明しましたが、節約は時として業務の効率に関わってきます。
上手に効率化を進められればその結果コストも落とせますが、単に節約だけを意識してしまうと、業務の流れが滞ってしまう可能性もあります。
印刷コストの削減も、方法によってはスタッフに負担を与える場合もあり、そうなると反発されて結局実現できなかったりするかも知れません。
そのため本気で印刷コストの削減に取り組むのであれば、スタッフも納得できるような方法で、押しつけで無く積極的に全員が取り組めるようなものからスタートすると良いでしょう。
まとめ
印刷コストの削減は一朝一夕で実現できるようなものでは無く、細かなロス削減の積み重ねが必要です。
ただしコピー機やプリンター本体に関しては、置き換えのタイミングでオフィスに最適で無駄の無い機種選定がポイントとなります。
その際には慣習で機種を選択するのでは無く、しっかりコストパフォーマンスを検討して、契約形態としてもレンタルプリンターなどを選択肢に入れてみても良いのでは無いでしょうか。
