新型コロナウイルスは、世界中に災いをもたらしました。
それでも数少ないプラスの部分を探してみると、国が長年提唱してきたのにも拘わらず、一向に浸透してこなかった働き方改革と、それに伴う在宅ワークなどが一気に浸透した事が有ります。
日本はハンコの文化である事も災いして、先進国の中では数少ないFAXがビジネスツールとして現役だった事もあり、電子化・ペーパーレス化が遅れている事が懸念されていました。
会社のオフィス以外の場所で働くリモートワークでは、普段利用している紙の書類が紙のままでは、仕事を進める事が難しく、電子化によってデータにする事で、外部からの共有が可能になるため、結果としてペーパーレス化が進んだ側面があります。
環境保護とSDGsが広く提唱される昨今では、企業イメージの向上のために、この機会を利用して、一気呵成にペーパーレスの推進に舵を切って、積極的に進める企業も増えています。
しかし、ペーパーレスの本質を見極めれば困難が多く、単純に紙を利用しない事と、誤った捉え方がされがちです。
また、どれだけペーパーレス化を進めていっても、紙を完全に無くす事は現実的に考えて不可能です。
ペーパーレス化とは何か？だけでなく、利用した印刷済みの用紙の、リサイクルまで考える事が大切であることを解説します。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化の取り組みとして挙げられる内容には、主に以下の3つがあります。
印刷枚数を減らす
まず一つが「印刷枚数を減らす」ことです。
たとえば、余白を削れば1枚におさまる資料をそのままプリントアウトすると、2枚で印刷されてしまいます。そこで余白を削り1枚におさめると、印刷枚数は2枚から1枚になるので印刷枚数は減るでしょう。
これもペーパーレス化に繋がります。
印刷するサイズを縮小して、一枚の用紙に複数を印刷したり、表裏の両面に印刷したりする事も、印刷枚数を減らす方法です。
その他、会議のための紙の資料の予備を5つ用意していたのを、予備が不要なことが多いので、2つに減らすのも印刷枚数を減らす取り組みの一つと言えます。
ミスプリントを減らすよう、印刷前のチェックを今より慎重に行うのも、ペーパーレス化に繋がります。
このように、ペーパーレス化のうち印刷枚数を減らす取り組みは、今すぐにでも行えるのが特徴です。
印刷する際に「本当に必要か」を都度考えることで簡単に印刷枚数は減らせます。
データベース化できる資料はしよう
二つ目はデータベース化できる資料はデータベース化することです。
たとえば今までは会議の資料を紙で印刷していたのを、データとして出席者に配布し、会議の際にパソコンを持参してもらって各自データを見ながら参加してもらうのが、データベース化によるペーパーレス化の取り組みと言えます。パソコンではなく、スマホやタブレットで資料を見てもらうという方法もあるでしょう。
その他、会議の議事録を紙ではなく、メールを使ってデータで送るようにするのもデータベース化です。今では多くの企業でパソコンやタブレット、スマホを使っているはずですから、データベース化もそれほど難しい取り組みではないでしょう。
ただし、データベース化を行う際は、データの取り扱いに注意が必要です。外部に漏らしてはいけない情報をデータベース化するなら、閲覧時にパスワードが必要になるよう設定をしたり、データを保存したパソコンのセキュリティを強化しておくなどの対策も忘れてはいけません。
紙の資料をデータベース化するのは、ペーパーレス化のキモだと言えます。
単純に画像として閲覧出来るだけでなく、文字が読み取れるACR化しておくことで、膨大な資料の中から目的の書面データに、効率的に到達する事が可能になります。
また、データを自社サーバーやクラウドサーバーにアップしておくことで、社外からも社内と同様に仕事が進められる環境が出来るため、テレワーク・在宅ワークを効率的に進める事が出来ます。
ペーパーレス化の手順については、「失敗しないペーパーレス化の適切な進め方【準備編】」「失敗しないペーパーレス化の適切な進め方【実行編】」も、併せてご覧下さい。
不要な印刷を減らすだけではなく、必要な印刷はする
ペーパーレス化というと、印刷を全くしてはいけないと勘違いする方もいらっしゃるかもしれません。
もちろんそうではなく、必要な印刷は行ってください。あくまでも不要な印刷を減らすことが目的ですから、紙ベースで必要なものまで印刷しないと決めてしまうのは違うと覚えておいてください。
ペーパーレス化のメリット
では次に、ペーパーレス化を行うことで得られる3つのメリットを見ていきましょう。
印刷コストを減らせる
不要な印刷を減らせば、自ずと印刷コストも減らせます。
たとえば印刷用紙代やインク代、プリンターを動かす際に必要な電気代などを減らすことが可能になります。
ペーパーレス化の取り組みを始めたら、印刷コストがどれぐらい減ったのかをぜひチェックしてみてください。
業務効率が上がる
印刷をするには、当たり前ですが印刷のための時間が必要です。印刷されるのをプリンターの前で待つこともあるでしょうし、他の社員がプリンターを使っているときは待つ時間が必要なこともあるでしょう。
製本が必要な印刷物の場合は、順番どおりに並べてホチキスでとめ、配布先別に資料を仕分けたりする時間も必要となってきます。
データベース化することで、効率的にテレワーク・在宅ワークの環境が整えられ、資料を入手するためだけの出社や、申請や承認を得るためだけに出社する必要が無くなります。
社内でも書類を探す手間が大幅に軽減され、ペーパーレス化によって非効率的な業務フローが解消されるため、業務効率は必然的に上がります。
対外的にアピールできる
ペーパーレス化を行うことは、対外的にアピールできるというメリットも得られます。環境に配慮した取り組みを行っている、SDGsに貢献しているといった、クリーンな企業というイメージを与えられるでしょう。
昨今提唱されている、デジタルトランスフォーメーション（DX）への取り組みとしても、アピールする事が出来ます。
ペーパーレス化は印刷した紙をリサイクルするところまでがゴール
ここで一つみなさんに知っておいていただきたいのが、ペーパーレス化は先ほどご紹介した3つの取り組みを行うことだけが目的ではありません。
印刷した紙を「リサイクル」するところまでがゴールなのです。すぐにできる取り組みとしては、印刷ミスした紙をメモ用紙に使う、不要になった紙は社内用の資料を印刷するために再利用するなどがリサイクルにつながります。
しかし、社内でできる範囲だけでリサイクルしようと思うと、機密文書はリサイクルできません。情報が社外に漏れないようメモ用紙や印刷用紙としての利用はできないため、シュレッダーにかけて焼却するしかないでしょう。
シュレッダーや焼却では完結しない
シュレッダーにかけてゴミとして処理したり、焼却したりする事が紙の処理としては最も簡単ですが、以前では自社に焼却炉を持つ企業も数多くありましたが、現在ではダイオキシン・CO2等の環境問題が広く叫ばれ、姿を消しています。
そのため、外部の焼却工場に委託・搬入する手段をとる事しかありませんが、環境問題という視点で見れば、片手落ちだとも言えます。
融解処理という方法
印刷した紙は、融解処理が最も環境に優しい手段です。
パルパーと呼ばれている大きな攪拌機の中に、顧客から処理を依頼された段ボールを未開封のまま投入して、水と攪拌力を使う事により、バラバラの紙繊維になるまで、解きほぐす作業が行われるのが融解処理です。
中身を分別する事無く処理されるため、機密情報の漏洩リスクも少なく、チキスやクリップなどを外す手間が必要無いのも、大きなメリットです。
融解処理された用紙は完全な判別不能状態になって、段ボールやペーパータオルなどの再生用紙原料としてリサイクルが行われます。
プリント革命なら機密文書処理サービスがあるので、印刷から処理まで一括でできる！
リサイクルをするところをゴールと考えると、専門企業や業者に機密文書の処理を依頼する必要があります。しかし中には「どこに依頼すれば良いかわからない」「選ぶのが面倒」と感じる企業もあるでしょう。
そこでおすすめしたいのが「プリント革命」です。プリント革命はプリンターのレンタルサービスだけでなく、機密文書の処理サービスも提供しています。つまり、印刷から処理まで一括で依頼できるということです。
プリント革命を利用すると得られるメリットを3つご紹介しますので、ぜひ参考にして申し込みを検討してみてください。
プリント革命は定額制のプリンターレンタルサービス
プリント革命はリースとは違い、定額制でプリンターをレンタルできるサービスを提供しています。どれだけ印刷しても1ヶ月の利用料金は変わらないため、印刷コストを把握しやすく、リースよりも費用が安い点がメリットです。
レンタル料にはもちろんトナー代も含まれています。もしレンタル中にトナーがなくなっても、追加費用が発生することなく新しいトナーに交換してくれるのも良いところです。
コスト削減と業務効率UPが見込める
プリント革命では家庭用だけでなく、もちろん企業で使えるようなハイスペックなプリンターも用意しています。リースや購入よりも印刷コストが削減でき、スタートアップ企業でも導入しやすいのが利点です。
1台あたりのコストが低ければ、1オフィスあたりの台数を増やしたり、1部屋ごとにプリンターを設置したりすることも可能。1台しかない場合より業務効率がUPすることも見込めるでしょう。
印刷書類の廃棄サービスまでできる
プリント革命では、印刷書類の破棄サービスも提供しており、機密文書も処理してくれます。サイトから申し込みを行い、回収して欲しい日時を伝えれば、あとはオフィスで回収を待つだけです。
回収された書類は、情報セキュリティ認証ISO27001を取得している、80年の実績有る情報抹消専門工場が、安全に文書の廃棄とリサイクルを行い、処理の終了後には、機密情報抹消証明書が発行されます。
料金プラン
回収BOX利用料 月額2,200円
定例回収料金 月1回 2,750円・月2回 5,500円
スポット回収料金 都度4,400円
登録料 10,000円ですが、現在は無料キャンペーン中です。
料金プランは、ニーズに合わせたカスタマイズが可能です。
プリント革命が提携する機密文書処理サービスを利用すれば、リサイクルも考慮した上で、低コストで安全に効率良く、情報漏洩対策が可能になります。
まとめ
ペーパーレス化では、不要な印刷物を減らして印刷したものをリサイクルするまでがゴールです。社内で全て行おうと思うと、企業によっては思ったよりも手間がかかる場合もあるでしょう。
そのような場合は、印刷から処理までを一括で依頼できるプリント革命の利用を検討してみてください。プリンターのレンタルはお試しもできますので、まずは問い合わせだけでもしてみてはいかがでしょうか。
ペーパーレス化は業務効率を上げて、テレワーク・在宅ワークを行う上では有効ですが、本当に環境に優しいか？については様々な議論もあります。
「Co2排出量からみる、ペーパーレスは本当に環境にやさしいのか」も、併せてご覧頂ければ幸いです。
