コロナ禍でのテレワーク普及の影響で、オフィス業務のペーパーレス化が一気に進んでいます。
テレワークになると、単純にオフィスに行く必要がなくなるため、印刷物を出力することが少なくなったのがその要因です。
他にも、テレワークの効率化を高めるために、今まで紙で保存していた文書をデータで保管する取り組みが行われています。
コロナ禍以前から、ペーパーレス化実現への取り組みは行われていました。
しかし、当時のペーパーレス化とは、資源の削減やコスト削減を目的としたもので、現在のペーパーレス化とは少し意味合いが違っていました。
今回は、コロナという非常事態下である現在において、「ペーパーレス化が再注目されている理由」について解説していきたいと思います。
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、その名の通り「紙をなくすこと」を意味しています。
ミスプリントなどの無駄な印刷物を減らし、必要な文書はデータベースで保存し管理することが推奨されています。
昔のペーパーレス化とは
コロナ禍以前のペーパーレス化は、
- 資源の節約
- コスト削減
- 企業イメージアップのため
など、さまざまな目的がありました。
人々の意識的には、「紙の無駄遣いを減らして資源を大切にしよう」とか、「エコの推進」などの考えがペーパーレス化につながることだと感じていた人は多いでしょう。
しかし、必要な文書を紙で保存する文化が定着していたので、あえてデータベース化までしてペーパーレス化を推進しようとする試みは少なかったようです。
ネット社会が急速に発展していく中で、それに伴うITリテラシーをうまく向上できていなかったことが要因に挙げられます。
ITリテラシーの差があまりなかった
ITリテラシーとは、インターネットリテラシーの略語です。
ITリテラシーは、インターネットで正しい情報を精査して活用したり、メールやスマホなどのデバイスをうまく操作したりするためのスキルです。
コロナ禍以前は、ITリテラシーに関して企業間でそれほど差がありませんでした。
本来ならば、ITリテラシーを高めて企業間で競争力を上げていくことが理想ですが、日本国内においてはまだまだ意識が低かったのです。
無駄な印刷が多かったので紙を減らすだけで効果があった
資料や掲示物を印刷するとき、字や線がかすれてミスプリントしてしまうことがあります。紙がたくさんあればミスプリントを気にすることはありませんが、単純に紙を減らして注意深く印刷作業をすると、ミスプリントが減り、ペーパーレス化を向上させることが可能でした。
すぐに効果が出たので頑張れば達成できていた
紙を減らすなど、何らかの対策を行うことで一人一人の意識を高めることができれば、ペーパーレス化の効果を得ることが可能でした。
コロナ禍以前は、このように意識を向上させることでペーパーレス化の目標が達成されていたのです。
今日の時代背景
コロナウイルスが出現して数年が経過した現在、感染症の爆発的拡大の恐れが高まっています。コロナ禍という非常事態下が続く中、働き方も大きく変化せざるを得ない状況になりました。
働き方改革により多種多様な働き方が可能に
働き方改革とは、
- 時間外労働が多い
- 有休取得率が低い
など、労働に関する問題を解消するための法改革です。
働き方改革は以前から行われていましたが、コロナ禍以降は急速に加速し、現在は多種多様な働き方が可能になったのです。
昔の「頑張ればできる」は、今では「普通」になった
昔は手書きだった伝票や書類など、現在はパソコンで打ち出して保存できることがほとんどです。
メモを取るにしても、スマホで入力して保存、写真もデータで残して外部に保管するのが主流になりました。
また、メールやアプリ間での送信・受信も手軽にできるようになったため、大事な資料や連絡も素早く確実に相手に渡すことが可能です。
このように、昔は苦労していた大量の手書き資料の作成や、それを整理して管理する作業などの手間を省くことができるようになりました。
コロナ禍でテレワークが拡大した
世界的にコロナウイルスが拡大すると同時に、自宅でテレワークをする機会が急激に多くなりました。
自宅以外にも、コワーキングスペースやレンタルオフィスなどで仕事をすることも珍しいことではありません。
場所を選ぶことなく仕事をするには、印刷物を減らす必要も出てきます。
今後もテレワークが拡大していくことを考えると、ペーパーレス化を進めることが重要になってくるでしょう。
ペーパーレス化の法整備
働き方改革で、急速にペーパーレス化が進んでいますが、まだまだ紙で文書を保存している企業は多いのが現実です。
昔からペーパーレス化が叫ばれていた中、実際に普及が進まなかったのはなぜなのでしょうか。その理由の一つとして、きちんとした法整備がされていなかったことが挙げられます。
ここでは、ペーパーレス化に伴う法律として、
- ｅ-文書法
- 電子帳簿保存法
- 改正電子帳簿保存法
以上の3つの法律についてご紹介します。
ｅ-文書法
ｅ-文書法とは、電子文書法ともいわれています。
ｅ-文書法が制定されたことにより、
- 財務・税務関係の帳票類
- 取締役会議事録
- 商法や税法で保管が義務付けられている文書
これらを、紙文書だけではなく電子化された文書ファイルに保存することが可能になりました。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法とは、
- 帳簿
- 決算書
- 請求書
- その他国税関係の帳簿や書類
これらを、一定の条件を満たすことにより電子化して保存することが可能となる法律です。
改正電子帳簿保存法
電子帳簿保存法が制定されたあと、業務負担を軽減するという目的で2022年1月に「改正電子帳簿保存法」として法律が改正されました。
データ取引（電子取引き）については、取引内容を紙以外にデータにも保存することが義務化されたのです。
今日のペーパーレス化
コロナ禍以前のペーパーレス化と、今日のペーパーレス化は、言葉は一緒ですが意味が少しずつ変わってきています。
不要な文書はデータベース化することで、コスト削減と業務効率UPができる
業務のテレワーク化が進む中、「これって本当に印刷するべき？」を改めて考え、印刷不要な文書はデータベース化していく必要があります。
例えば、日本国内においてハンコ文化が主流でしたが、近年政府は契約書への押印は不要との見解を示しはじめています。
企業でも学校でもオンライン通信のやりとりが多くなっているのに、ハンコ文化が残り続けているととても非効率で、不具合が生じてくるでしょう。
業務効率アップのため、不要な文書はできるだけ省き、データベース化する流れを作っていく必要があります。はじめは難しく思えますが、データベース化を当たり前にすることで紙のコスト削減にもつながります。
DX化とセキュリティ意識の向上
DX化とは、デジタルトランスフォーメーションの略で、「デジタルによる変化」という意味です。
今はパソコンやスマホで気軽にネットやSNSが利用できます。
さまざまな情報を入手したり発信したりすることで、普段の生活やビジネス環境が変化していくことをDX化と言います。
DX化が進むと同時に、個人情報などのセキュリティも強化していく必要があります。
今後もますますネットの技術は進歩していきますが、それに伴うセキュリティ意識の向上が必須となっていきます。
ただ紙を減らすのではなく、不要なものはなくし必要なものは印刷すること
昔は、限られた資源を大切にするため、ただ紙を減らすという目的でペーパーレス化が進んでいました。
しかし、現在はテレワークの障害となる「不要な印刷物」を精査して、必要な書類のみ印刷し、業務効率を上げることが不可欠です。
形式だけの書類など、不要な印刷物を減らすことでペーパーレス化を進めることが重要となってきます。
まとめ
コロナ禍という未曾有の中、働き方改革を通じて人々のITリテラシーが高まっています。
印刷が不要な文書をうまくデータベース化する仕組みができれば、コスト削減や業務効率アップにつながります。
多種多様な働き方が認められるようになり、国も法整備を整えはじめて、ますます企業のペーパーレス化が進むでしょう。
それに伴い、しっかりと正しい知識と情報を取り入れていきましょう。
