ペーパーレス化は業務効率を落とす?その理由を解説

近年多くの企業において、ペーパーレス化の流れが顕著です。一般的にペーパーレス化と言えば紙書類の電子化がイメージされますが、社内システムを大きく変更する必要があり、決して簡単ではありません。より手軽なペーパーレス化の手段として、集約印刷や文字縮小などが選択される機会が多いです。

しかし集約印刷や文字縮小などによるペーパーレス化は、業務効率を著しく落とします。本記事では、集約印刷や文字縮小などによるペーパーレス化に潜む落とし穴を解説します。社内でペーパーレス化を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。

電子化以外のペーパーレス化とは

紙書類を電子化せずとも、以下のような方法でペーパーレス化を実施できます。

集約印刷

集約印刷とは、複数枚のページを1枚の用紙に印刷する方法です。1枚の用紙に対し、横並びや縦並びで複数ページを並べます。2ページを集約印刷すれば1/2、4ページを集約印刷すれば1/4といった具合に用紙枚数を節約できます。

文字縮小

あらかじめ文字サイズを小さくしておき、印刷時の用紙枚数を節約します。たとえば文字サイズを1/2にすれば、用紙枚数も1/2になる計算です。

両面印刷

用紙の両面に印刷をし、用紙枚数を節約します。単純に用紙枚数が半分になる節約方法です。ただしプリンターによっては両面印刷に対応していない場合もあるので注意してください。

ペーパーレス化が業務効率を落とす理由は「見づらさ」

集約印刷や文字縮小をすると、文字やグラフが小さくなります。結果として視認性が悪くなり、業務効率を落とします。

もちろん自分で確認する用の資料であれば、多少の見づらさは問題ないかもしれません。しかし上司や取引先相手に見づらい資料を提出するのは失礼にあたります。かと言って自分用の資料と提出用の資料で印刷方法を逐一変えていたら、それはそれで業務効率低下の原因です。

両面印刷であれば、文字やグラフの見やすさは落ちません。しかし両面印刷の場合、用紙をひっくり返す手間があります。相手に対して不親切であり、場合によっては裏面に印刷したページを見落とされてしまうかもしれません。

集約印刷や文字縮小、両面印刷などでのペーパーレス化は、業務効率の面で大きな問題があります。

根本的な問題を解決するならレンタルプリンターを導入しよう

ランニングコスト削減が目的であれば、ペーパーレス化よりもレンタルプリンター導入の方が効率的です。

レンタルプリンターとは、月額でプリンターをレンタルできるシステムのことです。中でも「プリント革命」は、インク・トナー代などが月額料金に含まれ、どれだけ印刷しても追加費用が発生しません。つまり集約印刷や文字縮小などをせずとも、ランニングコストを削減できます。

業務効率を落とさずランニングコストを削減したい場合は、「プリント革命」でのプリンターレンタルを検討しましょう。