一昔前の携帯電話ショップでは、契約に際して複写式の紙に記入して、帰り際には自分が書いた文字が、カーボンコピーされている1枚を貰って帰ってきました。
いつ頃からでしょうか、紙が消えてタブレットで契約を結べるように変わりました。
紙に近い感覚で顧客に見せる事が出来るのに加えて、必要事項だけに表示を絞り、選択項目を選び・入力していきながら、段階的に進んでいく作業は、とても解りやすいですね。
入力時からデジタル化されているため、あらためて入力し直す手間や、打ち間違いも発生しません。
解りやすくメリットが大きい、ペーパーレス化の成功事例です。
ペーパーレス化にタブレットは相性抜群です。その理由を解説します。
タブレットを使うことのメリット
タブレットは、ペーパーレス化の成功へのキーデバイスです。
タブレットの導入で、ペーパーレス化のメリットを大きく活用する事が出来ます。
コンパクトサイズ
パソコンと比較すれば、そのサイズの小ささが大きなメリットです。
紙の資料の様に、どこにでも持って行ける手軽さがあり、とり出した場所で即座に仕事にかかる事が出来ます。
社内だけで無く、データ通信SIMが使える機種なら、外出先でも社内と同様にデータへアクセスが出来て、機動力は抜群です。
ペーパーレス化が出来ていれば、営業先に膨大な資料を持ち込む必要が無いだけでなく、即座に反映されるため、直前まで資料の手直しも可能です。
直接記入はタッチペンで
資料を使って仕事を進める中で、気になる部分にマーカーを引いたり、考えたこと思ったことを文章の余白に記述したりする事は、紙を使う中では当たり前にする事です。
タッチペンが使用出来るタブレットなら、前述の行為はデジタル化した資料でも任意に使う事が出来ます。
ノートパソコンよりも、メモがとれるタブレットの方が直感的に操作出来て、紙からの移行に最適です。
パソコンやスマートフォンより適している
使う場所や状況・処理する内容によっては、パソコンやスマートフォンでペーパーレス化したデータの活用は大いにあり得ます。
しかし、パソコンの場合には立ったままの操作（たとえば、視察中やプレゼンターの場合等）が難しく、スマートフォンの画面の小ささは相談の場面等、相手がある場合には不向きです。
パソコン並みの画面サイズを持ちながら、スマートフォン並に直感的に使う事が出来て、機動力もあるタブレットが、ペーパーレス化には使いやすいです。
書類を取り込める
タブレットはデータ等を閲覧する機器としてだけで無く、カメラが付いているタイプなら更に活用方法が広がります。
スマートフォンと同様に写真を撮る事も、新商品などを撮影するのに便利ですが、スキャナーとして利用する事も可能です。
たとえば、「Microsoft Office Lens」（iPad・Androidの両方のOSに対応しています）というアプリを利用することで、紙の書類をデータ化する事が出来ます。
ペーパーレス化には、紙の書類をデジタル化する必要が有りますが、目の前にある書類だけでなく、会議で使用したホワイトボードの内容や名刺、領収書・手書きのメモ等、どんどんデジタル化する事が出来ます。
単純に撮影するのと違うのは、OCR機能を搭載しているため、文字検索が出来るデータとして保存出来ます。
データは、「Word」「PowerPoint」で利用したり、PDFファイルとして保存したり、メールで送信する事も即座に可能です。
「Microsoft Office Lens」で作成したPDFデータは、後で編集することも可能です。
新たな画像を追加したり、既存の画像データを編集したり、簡単に新たな書類作成がタブレットだけで完結出来ます。
スマートフォンになれているユーザーなら、さほどスキルを必要とせずに、ペーパーレス化がどんどん進行していきます。
タブレットを使った導入事例
冒頭に書いた、携帯電話会社の契約を初めとして、色々なお店の接客カウンターで、タブレットを使う機会が増えてきました。
ペーパーレス化にタブレットを使った導入事例をご紹介します。
営業ツールとして1
保険や銀行など金融系では、内容によって数字が複雑に変わります。
それでも絶対に間違えた数字を、顧客に提示する事は出来ません。その場で計算するには限界がありました。
紙を使っている時代は記入済みの資料を持ち帰って、書面からあらためて会社のパソコンを使って入力、会社のデータベースを参照して出てきたデータを出力して、顧客に持って行くか郵送する手間がありました。
タブレットを使って顧客に必要事項を入力してもらい、そのまま会社のデータベースにアクセスして、結果を表示することが出来る様になり、入力ミスも無く正確な数字がその場で提示出来る、スピード感を実現しています。
ポータブルプリンターを組み合わせれば、その場で書面を発行することも可能です。
営業ツールとして2
商談するお客様から出てくる要望や質問は、ある程度予想はするものの、実際はどんな内容が飛び出すか？色々と予想しながら、対応準備が必要です。
そのために持ち出す資料を積み重ねれば、移動する事が苦痛になり、膨大な資料の中から目的の資料を取り出すのも大変です。
ペーパーレス化にタブレットを組み合わせる事で、タブレット一つで商談に向かえます。
必要な資料は、検索を使ってデジタル化したデータから簡単に取り出すことが出来ます。
商談後には帰社すること無く、タブレットにレポートを打ち込むことで、マネージメントする管理者も、即座に情報共有が出来る様になります。
ペーパーレス会議
参加者全員で見る、プロジェクターを利用した会議に代わって、タブレットを使ったペーパーレス会議が増えています。
プロジェクターは大きなスクリーンに映し出しますが、座る場所や部屋の明るさによって見にくかったり、自分の見たい資料が見られなかったりする事がありました。
参加者が個別にタブレットを利用する事で、資料の複製や共有も簡単に行う事が出来ます。
資料は事前に配布するだけでなく、リアルタイムで追加共有・資料のページを自動的にめくる同期も簡単に行えます。
オフィスだけで無く、工場現場にもタブレットは有効です
オフィスだけでなく、現場作業にもタブレットの導入は有益です。
紙の帳票を廃止して、入力が必要な作業は扱いやすいタブレットを導入することで、現場作業者の負担が減って、入力されたデータをオフィスですぐ利用出来る様になり、業務効率が大幅にアップします。
現在の現場では、入力機器が持ち歩けない環境にあり、後で紙に記載されたデータをパソコンの表計算ソフトなどに転記入力をしている工場は多く、持ち運びが簡単に出来るタブレット端末の導入で、ペーパーレス化をしながら余分な労働時間を削減する事が出来ます。
現場に欠かすことの出来ない、作業手順書等の膨大な資料もデジタル化してタブレット端末で閲覧する事が出来れば、実際に行う現場で検索・閲覧が可能になり、業務効率が向上します。ミスや思い込みから来るトラブルも未然に防ぐことが出来ます。
製造記録もデジタル化して、タブレットで閲覧出来る様にすれば、問題発生時に大きな効力を発揮して、現在の業務進行を止めないだけでなく、問題の波及を最小限に食い止めることが可能になります。
工場のペーパーレス化をする場合、「オフィスの奴らが楽をするためだろ？」という発想をされると、ペーパーレス化は決して進みません。
タブレットの導入で、如何に仕事が効率良く楽になるかを説明して、理解してもらう必要があります。
タブレットを使った上手なペーパーレスの進め方
今までに無かった手順になれば、抵抗がある方は必ず出てきます。
ITリテラシーが低い方は、ペーパーレス化に難色を示す方もいらっしゃるでしょう。
パソコンよりも親和性の高いタブレットを使う場合でも、実際の使い方をレクチャーする研修会が必要で、その中でペーパーレス化の意義も理解して貰う様に努める必要があります。
使い方が解れば、資料作成やメールの返信もパソコン無しで業務が進められる・思い資料や書類を持ち運ぶ必要が無く、共有も簡単など、タブレットの導入でペーパーレス化は進みます。個人にも会社にも、大きなメリットが有る事を具体的にして明示して、理解して貰えれば、ペーパーレス化は力強く広がっていきます。
一気に全社で進めるのでは無く、段階を踏んで一部の部署・部門から導入を広げていく手順も必要です。
トップを含むマネージメント層から、真剣に取り組む事で全社への訴求効果も高くなります。
