自由な働き方を標榜する働き方改革によって、テレワークが増加しています。
自宅をミニオフィス化するのに、まず必要なのはパソコンです。
それと共にプリンターのニーズも増えています。
今まで殆ど自宅で印刷する機会が無かったのに、テレワークになった途端に、印刷頻度が高くなった方も多いと思います。
年に数回しか使用しなかった時には、全く気にならなかった事でも、印刷頻度が高くなると多くの不満点が出てきます。
使用頻度によって、適切なプリンターは変わってきます。
印刷頻度が高い人のプリンター選びを解説します。
用紙カセットに入れられる最大枚数をチェック
印刷頻度が高いなら、当然印刷する用紙の消費スピードも早くなります。
印刷頻度の高い方にとって、プリンターにセット出来る用紙最大枚数は、プリンター選びの大きなポイントの一つです。
印刷する枚数にもよりますが、印刷すればするほど用紙とインク・トナーは消耗します。
用紙を補給するタイミング頻度が、用紙カセットの最大枚数で変わってきます。
サイズの制約から小型のインクジェットプリンターを選択した場合、最大給紙枚数は50枚程度が一般的な枚数です。
同じ物を大量に印刷する場合、最大給紙枚数が大きければ放って置いても作業は進みますが、小さい場合は作業の途中で印刷は中断して、紙の補給を煩雑にする必要が出てきます。
同じ物の大量印刷でなくても、次々に印刷をこなす必要があれば、すぐに用紙切れを起こす事で効率が悪くなります。
本体のサイズは大きくなりますが、インクジェットプリンターなら200枚～300枚程度の最大給紙枚数を持つ機種がオススメです。
レーザープリンターは、サイズが大きくなる事も有って、最大給紙枚数は300枚～500枚程度が主流になっており、どれを選んでも問題ありません。
A4用紙の一束は、多くの場合500枚になっています。
印刷頻度が高い方の場合、一束を丸ごと収納出来る、最大給紙枚数500枚のタイプは、効率が良いと言えます。
ビジネスインクジェットプリンターでは、少々発売時期が古いですが安価に販売されているキャノンのMAXIFYシリーズが、用紙の500枚収納を一つのウリにしています。
比較的新しいところでは、HP（ヒューレット・パッカード）社のビジネスインクジェットプリンターOfficeJet Pro 9020が、用紙の500枚収納を可能にしています。
レーザー方式のプリンターでは、用紙トレイを追加出来るタイプも有り、最大用紙収納枚数は500枚を超えるものもあります。
印刷の度にかかるファーストコピータイムをチェック
印刷頻度が高いなら、印刷の指図をプリンターに出してから、印刷がスタートするまでの待ち時間の長さは、プリンター選びの大きなポイントの一つです。
特に、連続印刷よりも多種多様な原稿を少量印刷する事が多い場合に、この待ち時間の長さは足し算になるため、業務効率に大きな影響を与えます。
コピー機能やスキャナー機能・FAX機能が必要な方は、プリンター単独でなく複合機を選択すれば場所もとらずに、購入費用も多くの場合に抑えられます。
使いたい時に、素早い反応を見せてくれるプリンターは、頼もしい相棒になります。
その場合の指針になるのは、コピーなら「ファーストコピータイム」印刷では「ファーストプリントタイム」になります。
機器が立ち上がっている状態から、最初の一枚目が出てくる時間を表しています。
節電機能が働いて休止状態になっているプリンターが、復帰するのに必要な時間が「ウォームアップタイム」です。
この二つの時間が短いほど、意図を敏感に反応して作動する快適さに繋がります。
一般的にはインクジェットプリンターが速く、レーザープリンターは遅くなる傾向にあります。
これは、レーザー方式のプリンターが印刷時に熱を利用する為、一定の温度にする必要が有るためで、熱処理が必要無いインクジェットプリンター・ビジネスインクジェットプリンターでは、ウォームアップタイムが不要になります。
より詳細なプリンターの印刷速度に関しては、「プリンターの印刷速度は大量印刷か、素早く一枚かを確認しよう」も、併せてご覧下さい。
印刷頻度が高い人に有ると便利な他の機能
印刷頻度が高いからこそ、便利に使える機能があります。
ネットワーク印刷機能
色々な人が色々な原稿を印刷する環境なら、プリンターを社内のネットワークに接続出来る、ネットワーク印刷機能が必須です。
社内ネットワーク内にあるパソコンやタブレット、スマートフォンから印刷する事が出来るので、USBで接続されている特定のパソコンからしか印刷出来ない状況と比較して、業務効率は格段にあがります。
現在発売されているプリンターの多くが、インクジェットプリンター・ビジネスインクジェットプリンター・レーザープリンターを問わず、ネットワーク印刷機能が搭載されています。
自動両面印刷機能
印刷する内容にもよりますが、両面印刷機能を活用すれば、用紙代を大幅に節約する事が可能です。
コスト面だけで無く、印刷物の量も半分に減らすことが出来て、収納や持ち運びの利便性も高くなります。
自動原稿送り装置
印刷するのものにコピーが多い場合、自動原稿送り装置（ADF）の有無で、業務効率が大きく変わります。
1枚だけのコピーをとる場合は、ガラス面に原稿を置いて行えば良いのですが、複数ページの原稿をコピーする場合、ADF装置が装着されていれば、いちいちガラス面の原稿を取り替える必要が無く、突っ込めば順番にコピーが進んで行きます。
ソート機能
ソート機能はソーター機能の呼ばれる事もある、印刷物を仕分けする機能です。
印刷物が多い現場は色々有りますが、オフィスでの印刷に多い複数ページの資料を複数人に用意する場合、通常なら印刷してから仕分けする必要が出ます。
たとえば20ページでワンセットの印刷を、5部な場合には、20ページを各5枚印刷してから、手作業でワンセット分に仕分けする必要が有ります。
ソート機能があれば、コピーしながら自動で5部に仕分けて印刷が完了出来ます。
さらにフィニッシャー機能を加えれば、ソート印刷された原稿が、ワンセットごとにホッチキスで留められるため、手作業で行う時間が殆どいらなくなり、業務効率が大幅に向上出来ます。
レーザープリンターかビジネスインクジェットプリンターかを決めよう
印刷頻度が高い人のプリンター選びで、最も重要なのは基本的ですが印刷方式です。
印刷方式には、大きく分けてインクジェット方式とレーザー方式のプリンターがあります。
印刷頻度が高いという事は、印刷枚数が多いという事です。
印刷枚数が多い場合には、家庭用のインクジェットプリンターは向いていません。
印刷頻度が高いならインクジェットプリンターは向かない
家庭用の一般的なインクジェットプリンターは、染料インクを使っています。
写真など繊細な表現をする事には向いていますが、印刷コストはどうしても高額になります。
水気にも弱く、長期保存する書類の印刷には向きません。
印刷されたばかりの用紙は、乾燥するまで一定の時間が必要になります。
印刷頻度が高いならビジネスインクジェットプリンター
置き場所や自宅の電気容量に制限が有る場合は、サイズが小さく電気使用量も少ない「ビジネスインクジェットプリンター」が最適です。
ビジネスインクジェットプリンターは、顔料インクを使用していることで、滲みが少なく読みやすい文字を印刷出来ます。
機種によっては、黒を「顔料インク」・カラーに「染料インク」を使うハイブリッドタイプもあり、一枚の書類の中に文章と写真が混在するプレゼン資料などの印刷に最適です。
印刷速度や機器の耐久性も、ビジネスインクジェットプリンターの方が家庭用のインクジェットプリンターより優れています。
印刷頻度が高く大量印刷するならレーザー方式のプリンター
印刷頻度が高く、モノクロ印刷だけで事が足りる場合は、モノクロレーザープリンターがオススメです。
レーザー方式でもモノクロなら、カラーレーザープリンターよりも機器サイズがコンパクトなります。
印刷スピードは早く、出力された印刷物のクオリティは、会社で印刷した書類と比べても遜色有りません。
フルカラーで大量印刷するなら、顔料インクを使う大容量タイプのビジネスインクジェットプリンターか、カラーレーザープリンターを選択すれば、消耗品の交換作業の頻度が大幅に軽減されます。
しかし、消耗品は自分で準備しておく必要があり、手配が遅れれば作業が止まってしまいます。
印刷頻度が高い人は「レンタルプリンターサービス」がオススメ
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