「コロンブスの卵」は、ご存じの方が多いと思います。
イタリアの探検家であるコロンブスが成した大陸発見を、誰でも出来ると揶揄した貴族に対して、テーブル上の卵を立てれるか？と応じたことに端を発します。
挑戦した誰もが立てられない出来ない中で、コロンブスは卵のお尻を潰して立てました。
言われれば何でも無いことでも、最初に気が付いたヤツの勝ちだと理解させましたよね。
それほど大袈裟なことではなく、今までの常識を疑ってみると、そんな方法があったのか！と膝を打つことがあります。
当たり前の様にオフィスに導入してきた大型複合機コピー機は、中型複合機2台を導入した方が、業務効率が大幅に向上するケースが多くなっています。
業務効率だけで無く、印刷コストも下がる導入方法もご提案した上で、大型複合機コピー機導入より優れているポイントを解説します。
大型複合機の運用課題
大型複合機コピー機の多機能性は言うまでも無く、1台でプリンター・FAX・コピー・スキャナー等のオフィスに必要な業務を多角的にこなして、社内のネットワークにLAN接続されている事も多く、数多くのパソコンや端末機器からの印刷を行う事が出来ます。
多機能で便利だからこそ、様々な使い方を様々な人が行うため、利用が重なることは避けられません。
それ故に多くのオフィスでは、運用課題が数多く発生しています。
問題点の具体的な内容を、いくつか取り上げて見てみましょう。
複合機が混雑してしまう
一つは、単体での使用だと複数人でうまくシェアしながら使用する必要があるため、複合機に行列ができてしまう点です。
たかが数枚のプリントアウトでも、先に会議資料を何十枚も印刷している人がいれば、それが終わるまで待っている必要があります。
また、あとで出直そうと一旦引き返し、次来た頃には別に人が使用しているというケースもあります。
いつまで経ってもたった数枚の印刷を終える事ができないというのは、非常にストレスの溜まる事態です。
コピーやスキャンをとるのは、大型複合機コピー機まで行って行う必要が有りますが、LAN接続されているパソコン等から印刷する人数は可視化できないため、実際に並んでいる行列よりも、待ち時間が大幅に掛かるので、印刷を待っているウチに電話が掛かってきたりすれば、印刷したこと自体を忘れる事も発生します。
印刷物が混同してしまう
それでも業務に必要だからこそ印刷したわけで、手の空いたときに自席から印刷物を取りに出向いたら、大量に出力されている書類やFAXの中から、探す手間にその都度ウンザリした経験、ありませんか？
複数人で一台の複合機を使っていると、作業中に複数の資料が混ざってしまい、その整理に追われることもあるものです。
何枚にもわたる資料をまとめた後、関係のないページの混入に後から気付いてしまうというのは、なんとしても避けたいところです。
業務効率は著しく悪いと、言わざるを得ません。
中型複合機が業務効率化に最適の理由
このような事態を緩和するためには、大型複合機の代わりに中型複合機を複数台導入する事が効果的です。
導線を分散させられるメリット
1台だった大型複合機コピー機を中型複合機2台にしたり、新たに中型複合機コピー機を加えたりする事で、印刷ニーズの導線を分散させられることで、業務効率が上がります。
今までは遠くにあった複合機が、近くに加わる事になるスタッフも多く、移動距離に要する無駄な時間や手間が、大幅に緩和されます。
印刷待ちの時間も、2つに分散されることで大幅に短くなることが期待出来ます。
印刷物が混じる母体枚数も、単純計算で半分になります。これも当然ですが、業務効率のアップに繋がります。
大型複合機コピー機と比較して、中型複合機コピー機は筐体サイズがコンパクトであり、中型を2台導入しても大型1台分以下のスペースで運用が可能で、棚やデスクの上にも設置が可能で、限りあるスペースを有効活用する事が可能になります。
故障時にも業務を止めないメリット
ここまでは、プリンターが正常に稼働している前提での、問題点を考察してきましたが、中型複合機2台の体制はトラブル時にもメリットがあります。
多くの人が様々な使い方をするコピー機は、本来精密機械であるため、毎日過酷な状態にあります。
そのため、メンテナンスフリーでは継続して利用することが出来ない為、多くの大型複合機コピー機では、カウンター料金保守サービス契約を結んでいて、外部にメンテナンス業務を委託するスタイルになっています。
しかし、トラブル時に即座にサービスマンが来てくれれば良いのですが、どんなに早くても数時間はかかり、場合によっては日にちを跨ぐ事態も発生します。
大型複合機コピー機1台でトラブルが発生した場合は、待つことしか出来ませんが、中型複合機2台体制では、2台同時にトラブルが発生する事はまず無く、1台にトラブルが発生しても、復旧するまで残った1台で業務が遂行出来ます。
プリント革命の中型複合機提供サービス
中型複合機コピー機を導入するなら、リース契約するよりも、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスがお得で、印刷経費を大幅削減する事が出来ます。
詳細を見ていきましょう。
印刷経費の削減
リース契約の大型複合機コピー機で多く利用されている、カウンター料金保守サービス契約は、印刷枚数に応じて月額リース料とは別途に、カウンター料金を支払う必要が有ります。
特にカラー印刷のコストは高く、印刷枚数や過去の付き合い・導入台数などでも変わりますが、概ね1枚10円から20円程度に設定されています。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスでは、カウンター料金が発生せずに、月額リース料の固定経費で運用が可能になっています。
そのため、月々の印刷経費が大幅に削減出来ます。
1ヵ月に1万枚のカラー印刷を行った場合で、具体的に計算してみましょう。
リースの場合
月額リース料20,000円・カラーのカウンター料金10円の大型複合機コピー機では
（カウンター料金）100,000円＋（リース月額料金）20,000円＝120,000円＋税
が1ヵ月の印刷経費になります。
プリント革命のレンタルプリンターサービスの場合
「プリント革命」＜CL-B30プラン＞月額レンタル料30,000円を2台利用した場合では
（月額レンタル料）30,000円×2台＝60,000円＋税
が1ヵ月の印刷経費になります。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスなら、業務効率がアップする上に、印刷経費はリースの半額程度に削減する事が出来ます。
トータルの印刷速度も向上
「お得なのは解ったけど、ウチは大量印刷することが多いので、中型のスペックじゃ対応は無理だな」と、お考えの方にはむしろ、積極的にプリント革命のレンタルプリンターサービスをオススメします。
毎分40枚の印刷能力がある、比較的高速な大型複合機コピー機を利用している場合、たとえば1,200枚の印刷を完了するのには30分程度が掛かります。
しかし、前述の＜CL-B30プラン＞の印刷枚数能力は、1分間にカラー・モノクロ共に31枚なので、2台を導入すれば1分間に62枚になり、60枚を超えます。
60枚の高速機は大型複合機コピー機でも存在しますが、導入費用は大幅に高額になります。
中型複合機2台なら、同じ1,200枚を2台に分けて印刷した場合、20分未満の印刷時間で完了します。
プリント革命のメリット詳細は、「プリンターレンタルサービス「プリント革命」のメリット」を併せてご覧下さい。
