ウイルスの感染対策のため、テレワークを実施している企業は多いと思います。
しかし、すべての業務を家の中ではできないと感じる人もいるのではないでしょうか。テレワーク時に課題となるのは「資料の印刷」です。今回はテレワークをする際のポイントや、在宅勤務時のボトルネックとなる「紙」について、原因と対処法をまとめました。
そもそも在宅勤務するためのポイントは？
そもそも在宅勤務をするためには、いくつかの条件があります。
たとえば紙をメインに使っている仕事なら、電子化してオンラインで業務を可能にする必要があります。
テレワークをするためには、各社員がノートパソコンを持つことも必須でしょう。パソコンがあれば、業務で利用するデータにいつでもアクセスできるようにしておくことも重要です。
そして会議の際はWeb会議システムを使い、家にいながら話せる状態が作れることが望ましいです。オンラインで業務が進めば会社に行く時間を省けて、常に在宅勤務できるようになります。
また、在宅勤務には気軽にコミュニケーションが取れるチャットツールが欠かせません。オフィスのように隣にいる人に話しかけられないからです。ちょっとしたやり取りをする際に、毎回メールを送っていては時間がかかって仕方ありません。SkypeやChatworkなどのツールがあれば社員同士のコミュニケーションがしやすくなり、業務を円滑に進められます。
テレワーク化の最大のボトルネック、「紙」
テレワークにおいて一番ボトルネックになるのは「紙」です。
6割以上のテレワーカーが、やむを得ず出社している
テレワークが広がる中で、様々な不具合も出てきています。
2020年3月に、アドビ システムズ 株式会社は、都内に勤務する過去3ヶ月以内にテレワーク勤務を経験したことのある、ビジネスパーソン男女計500名を対象にして調査を行いました。
“テレワークで働いている時に、出社しなければ対応出来ないようなタスクが発生して、出社した経験がありますか？”
という質問に対して、21.4％が「頻繁にある」・42.8％が「ときどきある」と回答しています。
これは全体の64.2%という半数以上の回答者が、何らかの都合により出社せざる得ないという実態があるということです。
何らかの不都合の中身は、書類に判子の押印をする事やサインをする事、オフィスに保管してある紙書類の閲覧や確認などで、基本的に「紙」が絡んでいることは明らかです。
テレワークを実施して感じた課題は？
同調査内容で、“「テレワークを実際に実施して感じた、業務上の課題を教えて下さい」”という質問に対しては、トップの回答として39.6％に上った「会社にある紙の書類をすぐ確認できない」・36.2%の次点として「プリンターやスキャナーが無い」という、やはり「紙」に関する事が、課題として挙げられています。
対外的な問題は？
仕事は社内だけのワークフローだけで完結する事は、基本的にありません。
お客様や仕入れ先、協業関係にある企業との商談や打ち合わせなど、多様にあります。
その中では、web上だけでは完結しない事も多く、「紙」の資料が不可欠になっているケースも数多く有ります。
膝をつき合わせなくても、郵送する必要が生じる事もあります。
説得して商談をまとめるためには、先方の要望も聞く必要が有り、比較検討を行うためには紙資料の用意を要望されるケースや、複数の資料を俯瞰して見せる必要が有る提案では、「紙」資料の方が、効果的に理解が促せる状況は少なくありません。
見積書や請求書で先方の「紙」提出要望がある場合や、署名押印が必要な書類も「紙」での用意が基本になっています。
FAXでしか対応が出来ない
業界や会社によっては、電子化したデータの受け皿が整っていない事があり、FAXが情報のやり取りで中心的な役割を担っている事も、決して少なくありません。
FAXは「紙」にリアルに出力されるので見落としが少なく、パソコンなどを起動する必要が無く送受信が可能で、誰にでも簡単に扱える上に、業務処理がスピーディーに進められる事で、この利便性を重視している企業は数多くあります。
ここでも、「紙」がボトルネックになってきます。
テレワークで紙の業務を減らす解決策
テレワークで課題となる紙の業務を減らすためには、ペーパーレス化とレンタルプリンターの使用がおすすめです。
オフィスに保管してある紙書類の閲覧や確認の解決策
コロナ禍の影響で、やむを得ずテレワークに踏み切ることを強いられた企業では、ペーパーレス化の準備不足が発生しています。
ペーパーレス化が進んでいない企業では、「紙」データから「電子化」への移行が進んでおらず、仕事を進める上で出社する必要性が出てくることが避けられません。
これを機会にペーパーレス化を本格的に着手する事でしか、解決策はありません。
利用したデータは電子化する事をルールにする必要が有りますが、闇雲に進行するのでは無く、後で利用しやすいようにファイルの命名ルールや、保管場所（フォルダの階層）などのルール等を、セキュリティを含めて事前に取り決めて行う必要が有ります。
書類に判子の押印をする事やサインをする事の解決策
電子決済・電子押印のシステムを導入することで、「紙」から電子化すれば解決出来ます。
これもペーパーレス化の一環ですが、社内だけでは完結出来ない事も多く、取引企業が同様のシステムを構築しなければ進みません。
プリンターやスキャナーが無いの解決策
これは、実際にテレワークを行う環境に、プリンターや複合機を設置するしか解決策はありません。
印刷やスキャンが必要になる度に、出社が強要されるテレワークでは、非常に不合理です。
コンビニエンスストアで行うのは、大切な資料を持ち出す事になり、リスク管理の面から考えれば推奨出来ません。
また、コンビニエンスストアに行く事で余分な時間を使い、業務効率の低下も否めません。
掛かった費用を経費として計上する必要が有り、請求する社員も請求される会社も、事務作業が繁雑になります。
プリンターをテレワークする社員に配布するのは、導入するためのイニシャルコストに加えて、機器配送の手間や消耗品の供給と精算作業にも、多大な労力を要します。
これを解決するには、レンタルプリンターサービスの利用が最適です。
「プリント革命」のレンタルプリンターサービスなら、導入費用が掛からず、本体や消耗品の配送も請け負うため、会社の負担が最低限で収まります。
消耗品は月額レンタル料に含まれ、請求も会社に一括して行えるため、社員も含めて事務作業の繁雑さもありません。
FAX対応の解決策
レンタルプリンターの機種を、必要な社員には複合機にすれば、テレワーク中に出社を含めて外出する必要は無くなります。
しかし、テレワークする環境に電話回線が無い場合は、FAXの利用が出来ません。
本当に必要なら、電話回線の手配も検討する余地がありますが、会社の複合機を遠隔操作が可能な機種に変更することで、解決する方法もあります。
たとえばコニカミノルタでは、受信したFAXを社内の複合機「bizhub i シリーズ」がデータに変換して、オンラインストレージに転送する事が可能です。
テレワーク中でも、オンラインでFAXを確認できます。
「bizhub essentials」を介することで、パソコンやスマートフォンからFAX送信も可能になります。
まとめ
在宅勤務するためのポイントや、テレワークのボトルネックとなる紙の使用について原因と対処法を解説しました。
テレワークをうまく進めるためには、オフィスに依存せず自宅にいながら仕事する環境づくりが必要になります。Web会議やチャットツールなどをうまく使って、自宅にいながら業務をスムーズに進める工夫をしましょう。
そしてテレワークで課題になる紙の利用は、ペーパーレス化やレンタルプリンターの使用で問題を改善できる可能性が高いです。導入には手間がかかるかもしれませんが、長期的に見て効率化できて、コスト削減可能な手段を選びましょう。プリント革命ではレンタルプリンターの7日間トライアルも行っています。気になる方はこの機会にぜひお試しください。
