オフィスのデジタル化が進むにつれて、利用する機器やサービスもどんどん進化が進んでいます。
そのため、古い機器を惰性で使い続けていると、思わぬ無駄な出費につながってしまうこともありますので、注意が必要です。
たとえばオフィス機器としては定番とも言えるプリンターやコピー機も、時代に合わせた利用法でお得に使いこなしたいもの。
そこで今回は、法人でコスト削減するためのプリンターレンタルというおススメのサービスの賢い利用方法を紹介していきます。
圧倒的な印刷コスト削減効果
オフィスでプリンターといえば、コピー機の延長線上の複合機をリース機器を使っている方も多いはずです。
特に法人の場合にそのようなリース契約のケースが多いのですが、リースからレンタルへ変えることで、圧倒的に印刷コストを削減できることをご存知でしたでしょうか。
まずはプリンターレンタルでなぜ印刷コストが削減できるのかについてみていきましょう。
なぜそんなに印刷コストが削減できるのか
レンタルプリンターとは、そも名の通りプリンターをレンタル契約で利用できるサービスです。
そしてレンタルプリンターの契約の特徴としてあげられるのが、インク使い放題というサービスなのです。
インク使い放題とは文字通りどれれだけインクを使っても追加料金がかからないというお得なサービス。
レンタルプリンターの場合はこのインク使い放題が利用できるため、大幅なコストダウンが可能となるのです。
特にリースに比べてコスト削減効果大
もしプリンターをリースで利用している場合、カウンター料金が別で設定されていて、使った分だけ課金されてしまうはずです。
そのためリース契約の場合は、できるだけプリントの枚数を節約しなければ、コストがどんどん膨らんでしまいます。
しかしレンタルプリンターのインク使い放題を利用すれば、プリント枚数の心配をすることなく、どれだけプリントしても大丈夫となり、コスト削減が可能となります。
契約途中での増台、減少、変更、解約が自由
レンタルプリンターを利用するメリットは、プリントする際のコスト削減だけではありません。
小回りがきいて使い勝手の良いレンタルプリンターには、契約に関わるメリットもたくさんあるのです。
レンタルプリンターの契約期間は最短一ヶ月がほとんど
まず、レンタルプリンターの契約期間は、最短で一ヶ月というケースがほとんどのため、使いたい時だけ契約し、使わない時期にまで無理して契約する必要がないというメリットがあります。
業態によっては一年中プリンターを使うのではなく、一時的に必要という場合もあるため、そのような時でも気軽に印刷ができるレンタルプリンターがおすすめなのは言うまでもありません。
オフィスの増床により増台や、移転などでも便利
法人のオフィスを拡大する際にプリンターを増やしたいという場合も、レンタルプリンターは便利に利用できるはずです。
オフィスの増床や移転に伴いコピー機やプリンターが必要な場合でも、手間のかかるリース契約で台数を増やすよりも、まずは素早く使い始められるレンタルプリンターを増床した分だけ導入すれば、すぐにプリンターが活用できるようになります。
大型機に比べて取り回しが良い
リースで契約する大型のコピー機や複合機と比較して、手軽に扱えるプリンターをレンタルすれば、取り回しよく印刷できるようになります。
機器自体のサイズが大型機と比較すればサイズ感も断然コンパクトになりますから、設置場所もとらず、使いやすい場所ですぐ利用可能となるのもレンタルプリンターのメリットと言えます。
面倒な契約や審査なし
レンタルプリンターをお勧めする理由は、ハード面のメリットがあるということだけではありません。
使い始めるまでにかかる手間なども簡略化できるので、急いでプリンターを使い始めたいという場合、面倒な契約や審査が必要ないレンタルプリンターなら、すぐに、そして確実に手配が可能となるのです。
リースの場合は膨大な契約書類が必要
コピー機のリースを契約した経験がある方はらご存知でしょうが、リース契約の場合は膨大な契約書類を用意しなければならず、その書類を作るだけでも結構な手間がかかります。
レンタルプリンターであればそのような手間が不要で、無駄な作業なしですぐに使い始めることが可能です。
リースの審査は厳しい
さらに膨大な契約書を作っても、契約にあたって審査を受けなければならないため、審査に落ちてしまうと全くの無駄足になってしまいます。
たとえ法人であっても、この審査が通らないという可能性もあるため注意が必要です。
しかし、リースではなくレンタルであればそのような審査も不要ですから、素早く、安心して印刷できる機器を設置できます。
リースの保守は費用に対して不要なことが多い
コピー機や複合機を利用する際に気になるのが、保守契約についてかもしれません。
従来のリース契約ではこの保守契約が必要な場合が多く、そのコストも見逃せません。
では、レンタルプリンターの場合、保守契約はどうなるのでしょうか。
リースの基本的な保守、サポート
リース契約の場合、機器のメンテナンスやトラブルの対処のために、原則的には月々の費用として保守契約費を支払うケースがほとんどです。
この保守契約をしておかないと、万一のトラブルの際にすぐに対応してもらえなかったり、高額な修理費が発生してしまうなどのリスクが高くなってしまうからです。
その分リースの場合は、機器のトラブルの際に訪問でサポートや修理をしてもらえるというメリットがあります。
レンタルプリンターの基本的な保守、サポート
一方のレンタルプリンターの場合は、原則的に保守契約は無料となっています。
しかしその分訪問でのサポートなどは行わず、遠隔でのサポートや、トラブルの際には機器の交換といった形で対応しています。
さらにどうしても心配というユーザーのためには、有料での保守サポートを受け付けているところもあります。
問題解決までの時間には差がない
訪問でのサポートでも機器の交換でのサポートも、結局解決するまでの時間には大きな差はありません。
そのためコストが発生するリースよりも、レンタルの方が結果的にはお得になるといっても良いはずです。
リースは保守対応をしないときにも費用が発生する
なによりリースの場合、トラブルが全く発生しない時でも保守費用は毎月支払わなければならないため、その費用はレンタルと比較して負担となることは間違いないはずです。
プリンターを変えることで業務効率UPが見込める
「お得」というのはなにもコストダウンにはぎった話だけではありません。
レンタルプリンターに変えることで業務効率もアップするのであれば、二重にメリットがあると言えるのではないでしょうか。
大型機1台よりも中型機2台にすることで印刷がスムーズになる
多彩な機能が使える大型機ですから、大型機を導入したほうが効率が良いと思われています。
しかし実務的に一般的なオフィスでの印刷を考えた場合、大型の複合機を1台配置するよりも、同等以下のコストで中型機を2台配置したほうが、業務はスムーズになるのです。
プリンター2台だと待たない、並ばない、混ざらない
1台だけでは同時に複数のプリントをしようとしても、先にプリントし始めたほうが優先となりどうしても待ち時間が増えてしまいますが、2台であれば待つ必要がなく同時にプリント可能となります。
さらに複数の書類のページが順にプリントされてしまうと、プリントが混ざってしまって後から分類にするのに手間がかかってしまいます。
しかし複数のプリンターでそれぞれ分散して印刷すればそのような手間もかかりません。
1台が壊れてももう1台があるのでリスクヘッジになる
さらに、万一のトラブル時にプリンターが1台しかなければ全くプリントできなくなってしまいます。
しかし2台あれば1台が壊れてしまってももう1台でプリントできるため、トラブル時の安全性という意味でも2台設置しておけば安心です。
印刷品質に大きな差はない
そうはいってもやはり大型機の方が性能が高く、印刷品質も優れているとお考えの方もいらっしゃることでしょう。
印刷品質や、スピードに関しては、大型機と中型機に大きな差はあるのでしょうか。
印刷結果のクオリティに大きな差はない
最近のプリンターの性能面での進化は素晴らしく、現実的に大型機と中型機がそこまで大きな印刷品質が異なるということはありません。
むしろプリントする内容によっては、中型機の方が優れていることもあり得ます。
そのため。プリンターの価格ではなく、使い方とプリンターを正しくマッチさせることが大切なのです。
印刷スピードは中型機2台なら同等
スピードに関しても同様で中型機2台を使えば、大型機1台よりも同時にプリントした場合などは同等以上の性能となっています。
まとめ
法人においてプリンターや複合機が必要な場合、従来のリース契約で大型機を使うよりも、レンタルプリンターで中型機を複数設置した方が、コストを削減できさらに業務効率がアップする可能性があります。
これからの時代はレンタルプリンターのように新しいサービスを利用することが、企業間の競争を勝ち残る重要な戦略となります。
ライバルに一歩差をつけるためにも、ぜひ一度レンタルプリンターの導入を検討してみてはいかがでしょうか
