保守というのはプリンターやコピー機を使う際には見逃せない要素です。
特にリース契約とレンタル契約ではその保守の内容が異なりますので、まずは事前にその違いを理解しておくべきでしょう。
プリンターリースの一般的な保守内容
従来型のプリンターリースでは、保守に対してのサポートに大きな特徴があると言っても良いでしょう。
リースの場合保守契約というものが別途用意されていることが多く、この保守契約によって機器のトラブルが発生した場合、修理をしてもらえます。
修理の際には専門の技術者がオフィスまで訪問し、その場で修理やメンテナンスを行います。
メンテナンスに関しては月に1度ほど訪問し、機械の内部を掃除するなど、丁寧な対応をするのがリースの保守契約と言えるでしょう。
リースの保守契約は基本的には必須の契約とはなっていませんが、保守契約をしていない場合は随時修理対応となり、その場合の修理費は状況によっては10万円以上かかることもあり、かなり高額になってしまいます。
リース契約で使うプリンターや複合機は大型で複雑な構造をしているため、現実的には自分でメンテナンスできないため、万一のトラブルを考えるとこの保守契約は必須となるわけです。
プリンターレンタルの一般的な保守内容
一方のレンタルプリンターの場合、リース契約のような保守契約がない場合がほとんどで、基本的には月額料金の中に保守が含まれています。
ただしレンタルプリンターの場合は保守に対して別料金を設定しているわけではなく、直接訪問して機器のメンテナンスや修理は行いません。
その理由としては、レンタルプリンターでレンタルしているプリンターは大手メーカーが一般ユーザー向けに市販しているプリンターのため、リース会社が提供する大型機のような複雑な機械ではなく、基本的にはメンテナンスフリーで利用できる機種ばかりだからです。
そのためレンタルプリンターの保守は、トラブルが発生した場合メールや電話で問い合わせると、解決法を教えてくれます。
印刷に不具合があったときの保守の流れ
では万一利用しているプリンターの印刷に不具合が発生した場合、どのように対処するのでしょうか。
リースの場合とレンタルの場合の違いを説明していきます。
リースの場合
もしオフィスに設置しているプリンターに不具合があった時、リースの場合は保守契約を結んでいるかどうかによって対応が異なります。
もし保守契約を結んでいない場合は、自分で修理するか、リースしている会社、あるいはプリンターのメーカーサービスにに随時費用を支払って修理を依頼することになります。
ただしリースで利用している機器はほとんどが大型で高機能な機種となりますから、素人の手で修理するとかえって危険ともいえますので避けた方が良いでしょう。
保守契約を結んでいる場合印刷の不具合が発生したら、保守契約を結んでいるリース会社の保守担当の窓口に連絡します。
連絡をすればスケジュールを調整して、トラブル対応のために専門の技術者を派遣してくれます。
レンタルの場合
レンタルの場合は遠隔サポートとなりますので、技術者が派遣されることはありません。
これは全てお任せで直せないというデメリット面と同時に、遠隔なのですぐに対応してもらえるという意味ではメリットにもなります。
印刷に不具合が発生したら電話かメールでレンタル会社に連絡します。
ほとんどのケースで対応は即時可能となっていて、不具合の状況を説明すれば電話、またはメールサポートで対処法を教えてくれます。
実際のところ、このサポートでトラブルのほとんどが解決してしまいます。
もしそれでもどうしても不具合が直らない場合は、レンタルしているプリンターを返却し、新しい機械が送られてきます。
保守費用の比較
次に気になるのが、リースとレンタルのコストの違いではないでしょうか。
リースは保守契約をすると月に高額なリース料金とともに保守費用も発生します。
一方、レンタルプリンターの場合は月額費用の中に保守費用も含まれています。
リースの場合
リースの場合は機械のリース料金の他に、保守を希望するのであれば別途保守契約が必要となります。
現実的にリースで使うような大型機器は、メンテナンスフリーで何年も使うことは難しく、定期的なメンテナンスやクリーニングは必須となるため、ほぼ全ての契約で保守契約を付随させなければなりません。
また、このリースにおける保守費用は「カウンター保守費用」という契約の場合も多く、これは印刷した枚数をカウンターで数え、その数によって保守費用が変わってくるというものとなります。
つまり、印刷すればするほど保守費用が高くなるという仕組みなのです。
さらにこのカウンター保守料金は月額で数千円から数万円という高額なコストとなるため、事前に内容をしっかり把握しておかなければなりません。
レンタルの場合
その点レンタルプリンターの場合は、保守費用が月額の利用料に含まれていますので、シンプルでわかりやすい料金体型となっています。
そもそも月額数千円～というローコストでレンタルが可能で、保守費用が別で設定されていませんから、印刷し放題のサービスを契約していればどれだけプリントしても保守費用が増えるということもありません。
【番外編】故障したときにリースとレンタル、どちらの方が解決が早いのか
ではもし実際にプリンターにトラブルが出てしまった際に、リースとレンタルではどちらが素早く対応してもらえるのでしょうか。
リースの場合は最短即日、長くて一週間
リースの場合の修理対応は、相手の混雑具合やスケジュールによって左右されてしまいます。
なぜなら、人を派遣しなければならないため、状況によってはすぐに技術者をよこすことができないなど、色々な条件が発生するからです。
そのためタイミングが合えばすぐに対応してもらえますが、そうでない場合は即対応してもらえず、対応まで数日かかってしまう可能性があります。
レンタルの場合は最短翌日、長くて3日
先ほど説明した通り、レンタルの場合は遠隔サポートのため技術者の派遣が必要なく、基本的にはその場で対応してもらえます。
交換となってもその対応は素早く、最短で翌日、長くて3日というのが目安となります。
持ち帰り修理が必要なく迅速に新しい機種と交換してもらえるため、業務への支障が少ないのもレンタルプリンターならではのメリットです。
結論：コストと手間、どちらをとるかによって決めよう
結論として、保守を考えた際にはリースとレンタル、どちらの保守が便利と言えるのでしょうか。
リースは作業員に丸投げできるが保守を利用しなくても高額な費用がかかる
リースの場合はトラブルが出た場合、相手に丸投げして対応してもらえるというのが大きなメリットとなります。
多忙なオフィスでいちいち自分でトラブル対応の作業ができないというのであれば、このようなリースの保守が便利と言えます。
レンタルは自分で作業をする場合もあるが、費用が少ない
レンタルの場合はプリンターの保守は基本的には遠隔サポートとなります。
遠隔サポートは電話やメールで行われるため、技術者がわざわざ設置場所まで訪問して作業することはありません。
もちろんリースで用意されている任せきりにできる訪問サポートは便利ともえいますが、人件費がかかりサポート料金も高額になってしまいます。
一方レンタルプリンターの場合、サポートがないというわけではなく、遠隔サポートにより解決方法をお伝えし、ユーザーが自ら問題を解決していくという方法になります。
当然ながら人件費や交通費、さらには全国の主要都市に拠点を持つ必要もないため、そのコストは大幅に圧縮でき、結果としてローコストで十分なサポートが実現しているのです。
コストも安くスピーディーさを求めるのであれば、レンタルプリンターの保守でしょう。
