大型複合機コピー機は、日々の業務に欠かせないツールです。
資金面だけでなく、メンテナンスや、帳簿上や税法上の資産管理が簡素化できるメリットから、この機器を購入している企業は少なく、多くのオフィスではリース契約によって導入されています。
リース契約の期間は法定償却年数に準じて、概ね5年から6年程度になっているケースが多くなっています。
リース期間が終了した時に、どんな手段が最適なのか？
その選択肢を解説して、業務に支障が無くコスパが良い方法を解説します。
リース期間満了時の選択肢は4つ
リースの契約期間は3年～5年、長くとも7年程度に設定されています。
これは複合機の代金と耐用年数によって決められた期間です。リース期間の残りが少なくなってくると、リース会社から再リースの相談の連絡が入ります。
大型複合機コピー機のリース終了後の選択肢は、主に以下の4つです。
複合機の返却
リース契約は、契約期間中に解約する事は出来ません。
リース契約期間が終了時点でのみ選択出来るのが、現在使っている複合機を返却し、契約を終わらせる対応です。
最近ではリース契約満了と共に、この方法を選択するオフィスが増えています。
複合機の導入手段としては、リース導入と反射的に考える事が多いですが、導入コストが必要無く、カウンター料金が無い事で印刷コストが劇的に安くなる、「レンタルプリンターサービス」のメリットが認知されるにつれて、利用する企業が増えています。
リースと同様に、レンタルプリンターをメインプリンターとして、長期間利用するオフィスも多いですが、契約期間はリースほど長くなく、不要になれば返却する事も可能です。
再リース契約
現在の機種で期間延長の契約を結び、使い続ける契約です。今までの1ヶ月分のリース代で1年間使うことができ、費用面だけでみると割安になります。使い慣れた機種を割安で使い続けることができる、という点がメリットです。
月々のリース料を借りている対価と考える方もいらっしゃいますが、リース契約は所有権を持つこと無く分割払いしている事です。
月額リース料は、総額にリース料率を掛け合わせて計算出来ます。
たとえば、総額100万円×一般的な5年リース料率0.02＝20,000円が月額リース料です。
その場合、月額リース料20,000円×60回＝1,200,000円 がリース契約終了時までに支払った総額で、機器代100万円に金利・リース会社の経費・手数料等の20万円を支払っているということです。
完全に支払いがリース期間中に終了していますが、所有権はリース会社にあります。
再リースは、多くの場合契約書面に掲載があり、リース会社の資産である事の手数料や事務経費などだけが費用として掛かるため、1ヵ月のリース代にあたる金額で、1年間のリースが出来るなっているケースが殆どです。
契約期間は1年間で、期間終了後は再度同じ金額で再リース契約が可能です。
高性能な機種（印刷耐用枚数が多い機種）をリースしていた場合、それほど印刷枚数をこなしていないなら、再リースするのがお得です。カウンター料金単価も、それまでと同様の金額で継続出来る事が多いです。
逆に印刷枚数が多く、リース期間中にトラブルが頻発していた場合は、カウンター保守契約を結んでいるなら、修理代等の実費は別途発生していませんが、今後は確実にトラブルの頻度は増えていきます。
業務効率を考えて、再リースは止めた方が賢明です。
最新機種に入れ替え
新しい機種を選定導入して、新しいリース契約を結びます。
印刷品質や印刷速度など、リース契約中に不満に感じていたことを担当者に伝える事で、より満足感の高い新たな機種を導入出来ます。
進化している機能も、面倒くさがらずに聞けば、思わぬ業務効率のアップに繋がる事も珍しくありません。
複合機の買取
リース契約終了後に、使っていた複合機を買い取る選択肢です。
しかし、契約期間終了後の機種買い取りに応じるケースは、かなりのレアケースです。
仮に買い取りが出来ても、保守やメンテナンス、消耗品の手配等を考えれば、コストだけで無く手間暇を考慮しても、積極的に選ぶメリットは殆どありません。
買い取り後は所有権がリース会社から自社に移動するため、帳簿に掲載する必要が出てきて、減価償却の処理や固定資産税の支払いが発生します。
再リースのメリット
再リースには、色々なメリットが有ります。
再リースすると価格が大幅に下る
同じ機種を再リースすると、1ヶ月のリース代金で1年間使うことができます。前回のリース期間で複合機の代金を回収することができたため、大幅に安くすることがでます。
リース期間中にトラブルの頻度が少ない場合に、毎月の必要経費を削減することが出来ます。
使い慣れた機種がそのまま利用出来る
オフィスには、ITや機器に強い人が居れば、全くお手上げの人も居ます。
多くの人が使う機会がある複合機は、使い慣れている操作性は業務効率の低下を防ぎます。
機種入れ替えの手間も掛かりません。
契約期間が1年
再リースでは契約期間が1年となり、通常のリース期間と比べれば大幅に短くなります。
魅力とメリットの有る新機種が出てきたら、乗り換える事も簡単です。
再リースのデメリットは？
再リースにはデメリットも有ります。
カウンター保守契約の費用は変わらない
月額リース料を遙かに上回る、カウンター料金を毎月支払ってきたオフィスでは、再リースしてもカウンター料金は据え置きになるケースが大半です。
複合機を最新の機種に入れ替える事で、これまでの印刷枚数を盾にとり、カウンター保守契約の内容を大幅に見直した方が、業務効率も上がる上に、支払経費も下がる場合があります。
トラブルの増加が避けられない
精密機械でありながら、不特定多数の人間が操作する複合機は、時間の経過と共に必ず不具合が増えていく宿命に有ります。
カウンター保守契約を結んでいて費用負担増が無くても、大切なビジネスの時間を止めれば、単純に費用では計算できない損失が出ます。
時間が経過してパーツが無くなり、再リース期間中に継続使用が出来なくなる可能性もあります。
リース契約期間が終了したら、レンタルプリンターサービスも視野に
リース契約は、一旦契約すれば長期間支払が続き、カウンター料金単価も変更出来ず、印刷コストに不満が出ても5年から6年の期間中は、契約を遂行する義務が生じます。
リース契約期間終了は、印刷コストを見直す絶好の機会です。
レンタルプリンターサービスの「プリント革命」なら、印刷コストを大幅に削減する事が可能です。
オフィスにレンタルプリンターサービス、経費に敏感な企業から導入が増えています。
