家庭用のプリンターとオフィスに導入するプリンターでは、求めるニーズが大きく異なります。
家庭用のプリンターは、写真印刷に特化したタイプが多く、染料インクを使ったインクジェットプリンターが最適です。
オフィス用のプリンターは、ビジネス文書が読みやすく、印刷速度が必要になります。
そのため、レーザー方式か、顔料インクを使ったビジネスインクジェットプリンターが選択肢になります。
コロナ禍を挟んで働き方改革が進み、在宅ワーク・テレワークを行う際には、自宅でビジネス文書を印刷する機会も増えているため、最近では様相も少々変化してきて、自宅用として写真もビジネス文書も対応出来る、染料＋顔料インクのハイブリッドタイプのビジネスインクジェットプリンターも人気です。
オフィス用のプリンターは、そんな家庭用とは異なり、割り切った仕事仕様を導入するのが最適です。
では仕事に必要なスペックとは何か？オフィス用のプリンター・複合機を導入する際の、チェックポイントを解説します。
【チェックポイント①】スペック
大型複合機コピー機をリース導入する場合は、必然的に新品の現行品になるので、好みの問題はありますが、基本的にどれを選んでも、印刷画質が使い物にならない事はありません。
印刷速度で本体価格は大きく変わる
最も大きなスペックの差は、連続印刷枚数と言われる印刷速度にあります。
必要な機能はオプションになっていることが多く、他の機能は多くの場合に差が有りません。
一分間に何枚印刷出来るか？の連続印刷枚数は、そのまま本体価格に反映されます。
一例として、リコーのデジタルフルカラー複合機シリーズの、連続印刷枚数と本体価格の変化を見てみましょう。この価格は全て税抜です。
・RICOH IM C6000 2,440,000円～ カラー60枚/分 モノクロ60枚/分
・RICOH IM C5500 1,960,000円～ カラー55枚/分 モノクロ55枚/分
・RICOH IM C4500 1,710,000円～ カラー45枚/分 モノクロ45枚/分
・RICOH IM C3500 1,490,000円～ カラー35枚/分 モノクロ35枚/分
・RICOH IM C3000 1,270,000円～ カラー30枚/分 モノクロ30枚/分
・RICOH IM C2500 1,070,000円～ カラー25枚/分 モノクロ25枚/分
毎分60枚のRICOH IM C6000と、毎分25枚のRICOH IM C2500では、価格差が150万円以上出ます。
印刷速度は効率だけではない
印刷速度は業務効率にも影響しますが、意外に見落としがちなのが、印刷枚数との相関関係です。
印刷枚数が多くないオフィスでは、それほど速いスペックのプリンターは必要ありませんよ・・・、という意味合いもありますが、それ以上にプリンター寿命に大きく関わってきます。
印刷速度が速いプリンターでは、耐久性もそれに併せて上がり、プリンターの生涯で印刷出来る枚数は、多くなるように設計されています。
それに対して、印刷速度が遅いプリンターでは、寿命までに印刷出来る枚数は抑えられた設計になっています。
| 連続印刷枚数 | 月額リース料相場 | 推奨月間印刷枚数 |
| 20枚/分 | 10,000～18,000円 | 1,000～3,000枚 |
| 30枚/分 | 12,000～18,000円 | 3,000～6,000枚 |
| 40枚/分 | 16,000～23,000円 | 6,000～10,000枚 |
プリンターの寿命は、法定耐用年数の5年に合わせて設計されているため、月に1万枚近くコンスタントに印刷するオフィスが、業務効率は問わないから安価な機種で良いと判断した場合、リース期間の5年を待たずして、寿命を迎える可能性が大きくなります。
月に行う印刷枚数から、スペックを合わせて選んでいくのがポイントになります。
プリンターの印刷速度については、「プリンターの印刷速度は速い方が良いのか」も、併せてご覧下さい。
【チェックポイント②】コスト
オフィス用のプリンター・複合機を導入する場合は、コストも加味する必要があります。具体的には、以下のようなコストが発生します。
本体の導入費
オフィスに導入するプリンター・複合機は、リース契約で導入する場合、本体価格やオプションに加えて、搬入費や設置代まで込みで契約する事が多い為、基本的に導入費は掛かりません。
リース契約にメリットを感じるユーザーが多いのは、この纏まった費用の出費が無く、月々のリース代を支払う事で、実質購入したのと同じ様に利用出来る事にあります。
近年はリース契約でプリンターを導入していたオフィスが、レンタルプリンターサービスに乗り換えるケースが急増しています。
レンタルプリンターサービスと言うと、必要な時だけ短期間で利用するイメージをお持ちの方もいらっしゃると思いますが、プリント革命のレンタルプリンターサービスは、リース契約に代わって長期契約をするユーザーが、圧倒的多数になっています。
その理由は、プリント革命のレンタルプリンターサービスが、リース契約同様に初期費用が掛からない事に加えて、ランニングコストが圧倒的に安くなることにあります。
具体的に見てみましょう。
インク・トナー代
プリンターは印刷するほど、インクやトナーを消費する宿命にあります。
リース契約の場合
リース契約で導入されるプリンター・複合機は、多くの場合に印刷枚数に応じたカウンター料金を支払う、カウンター料金保守サービス契約を行っています。
このカウンター料金を毎月支払うことによって、印刷枚数を問わずに消耗品であるトナーの補給が別途費用無く、自動的に補給される利便性があります。
しかし、印刷枚数によって、カウンター料金は当然大きく変わって来ます。
カウンター料金は機種や代理店との過去の付き合い、導入台数などにもよって変わってくる為、詳細は公表されていない場合が殆どです。
数少ない公式ホームページでカウンター料金の具体的な金額に触れている、富士フイルムビジネスイノベーションでは、モノクロで7円から8.5円・カラーで35円から45円になっています。
この価格は色々な思惑も有り少々高めで、一般的にはモノクロで2円・カラーで20円程度が相場です。
たとえば、1ヵ月にモノクロ1,000枚・カラー2,000枚を印刷した場合、2円（モノクロカウンター料金）×1,000枚＋20円（カラーカウンター料金）×2,000枚＝42,000円を、リース代とは別に支払う必要があります。
仮に月々のリース代が20,000円の場合は、1ヵ月の支払金額合計は62,000円になります。
プリント革命のレンタルプリンターサービスの場合
プリント革命のレンタルプリンターサービスは、月額レンタル料だけで、トナーやインクなどの代金別途請求も無く、カウンター料金も無いため、印刷枚数によってプランの月額料金が変わりません。
たとえば、プリント革命の「CL-B30」ライトプランは、レーザー方式のフルカラー複合機で、月々のレンタル料は22,000円です。
ライトプランは月々3,000枚まで印刷出来るので、先ほどリース契約で62,000円掛かったのと同じ、モノクロ1,000枚・カラー2,000枚を印刷しても、掛かる費用は22,000円のみです。
コスト削減に前向きなオフィスなら、プリント革命のレンタルプリンターサービスも、比較検討するのがポイントです。
電気代
リース契約で導入する大型複合機コピー機は、多くがレーザー方式のフルカラー複合機です。
レーザー方式のプリンターは、稼働する時に熱処理が必要になるため、大きな電力を消費するので、電力設備が弱い小規模事業者やSOHOでは、ブレーカーが落ちるなどトラブルに繋がる事があります。
プリント革命のレンタルプリンターサービスなら、消費電力が極めて少ないビジネスインクジェット方式の複合機も、ラインナップにあります。
スピードとクオリティを重視するなら、「BIJ-C25（１年コース）」が、月に1万枚まで印刷が出来て、月々のレンタル料は24,750円です。
A3サイズへの対応が必要なオフィスでは、「BIJ-E18（１年間コース）」がオススメです。
月に1万枚まで印刷が出来るプランで、月々のレンタル料は17,820円です。
どちらもレーザー方式の大型複合機コピー機に比べ、大幅に消費電力が少ない上に、筐体サイズも大幅にコンパクトです。
【チェックポイント③】置く場所と利用する人数
プリンター・複合機の置き場所は、人の導線を考えた上で設置する必要が有ります。
大型複合機コピー機は、最大でスタッフ30人から50人程度に1台の割合で設置されるオフィスが多いですが、どれだけ高速なスペックを導入しても、同時に処理する事は出来ず、待ち時間や書類の取り違え紛失が発生します。
A3サイズの印刷機会が無いなら、中型複合機2台を導入する事で、これらの問題が一気に解決する上に、導線が2つに分かれる事で業務効率も一層向上します。
たとえば、プリント革命のレンタルプリンターサービス「CL-B30プラン」は、月額レンタル料が33,000円なので、2台導入する事で月々2万枚まで、カラーモノクロを問わず、66,000円の費用で全て賄えます。
先ほどのカウンター料金カラー1枚20円で計算すれば、カウンター料金だけで最大40万円になり、プリント革命のレンタルプリンターサービスの方が、大幅にお得になります。
加えて、CL-B30プランの一分間の印刷枚数は31枚ですので、同時に稼働させることで印刷速度は62枚相当になり、同程度のスペックを持つ大型複合機コピー機では、リース期間にもよりますが、月々のリース代金だけで4万円を超える金額になります。
ポイントは、利用者人数と銅線を考える必要があるオフィスなら、プリント革命のレンタルプリンターサービスで中型複合機2台を導入する方が、業務効率もコストもメリットが大きいということです。
