コロナ禍の山は越えましたが、テレワークの有効性に気が付いた企業も多く、オフィススペースの縮小や移転など、合理的に会社を運営する方法としてのテレワークは、今後も活用する企業が増えそうです。
デジタル化が社内で進んでいれば、サーバーを利用する事で自宅でのテレワークを行っても業務効率は低下しないで行えますが、オフィスには必ずあるプリンターは自宅にあるとは限りません。
テレワークにオススメの複合機・プリンター選びについて、3つのポイントを切り口にしてポイントを解説します。
予算とランニングコストを考える
プリンターにかかる費用としては、導入費用とランニングコストに大きく分かれます。
テレワークに必要な使い方は人によって大きく異なり、最適なプリンター選びも変わります。
印刷枚数が少ない
仕事上の印刷枚数は少なく、とりあえずあれば良いという程度の頻度でしか印刷をしないなら、本体価格が安価なインクジェットプリンターがオススメです。
最も安価なタイプはカラー3色が一体型カートリッジになっているため、1枚あたりの印刷単価は高くなりますが、本体価格が安いので印刷枚数が少ない方にはオススメ出来ます。
安価なインクジェットプリンターでも、黒インクには染料インクではなく、顔料インクを使用している機種を選ぶ様にすれば、ビジネス文書にも十分に対応することが可能です。
ビジネスインクジェットについては、インクジェットプリンターとの違いを解説した以下も是非ご覧下さい。
印刷枚数が多い
印刷枚数が多い前提でテレワーク用のプリンターを選ぶなら、前述の安価なインクジェットプリンターは避けるべきです。
本体価格は安いですが、一つのインクカートリッジで印刷できる枚数は少なく、数回のインク交換で本体価格を簡単に超えてしまう事も珍しくありません。
印刷枚数が多いなら、大容量インク搭載のビジネスインクジェットプリンターがオススメです。
ブラック一色なら1万枚を超える印刷ができるタイプもあり、カラーでも5,000枚程度が印刷可能で、インクの交換頻度が少なくなるだけでなく、1枚あたりの印刷コストもグッと安くなります。
モノクロ印刷に特化した使い方で印刷枚数が多いなら、モノクロレーザープリンターもオススメです。
印刷速度が速く、出力される印刷結果もオフィスにある大型複合機コピー機と比較しても遜色ありません。
A4サイズまでのモノクロレーザープリンターもオススメなら、筐体サイズも自宅で利用が十分できるサイズに収まっていて、本体価格も比較的安価で、大量印刷してもトナーの交換頻度はインクジェット方式に比べて低く、1枚あたりの印刷コストも安くなります。
インクカートリッジワンセットで、どのくらい印刷できるのか？についてまとめた、以下も是非併せてご覧下さい。
機能と必要性を考える
次に、機能について考えてみましょう。
コピー機能
オフィスで利用している大型複合機コピー機の使い方を考えれば、プリント出力よりもコピーに利用している頻度のユーザーは少なくありません。
前述のビジネスインクジェットプリンターなら、安価なタイプであっても概ねコピー機能が備わっているケースが多く、コピー機として利用することができます。
スキャン機能
コピー機能が備わっているプリンターなら、基本的にスキャン機能は備わっています。
テレワークを効率良く行う為には、オフィス全体でデータのデジタル化・ペーパーレス化に取り組む必要があり、スキャン機能は不可欠です。
できれば文字が読み取れるOCR機能が備わっているタイプがベストですが、安価なプリンターにオマケで付属しているOCRソフトでは不充分な事も多く、実際に利用してみるまでその実力は解りません。
使い物にならない場合は、スキャンしたデータを会社のサーバーやクラウドに上げておいて、出社した機会にオフィスのOCRを使って文字のデジタル化を行う必要があります。
その場合は、所定の位置にデータを補完する作業も忘れずに行ってください。
FAX機能
スマホ全盛の現代では、固定電話を引いていないケースも増えていますが、FAXを行う為には電話回線が必須です。
テレワークでFAXの送受信が必要な場合には、FAX機能が搭載された複合機を選ぶ必要がありますが、電話回線も無い場合は合わせて必要になります。
自宅に光回線が導入されている場合は、月額550円程度の基本料でオプションの「ひかり電話」が利用できます。
その場合、ひかり電話に対応しているFAX搭載の複合機を選ぶ様にしてください。
もちろん、FAXだけでなく通話にも利用する事ができるので、必要な場合は受話器付きの電話機能を搭載した複合機を選んでください。コードレスの受話器を搭載しているタイプもあります。
設置スペースを考える
オフィスとは異なる限られたスペースでテレワークを行うのには、設置スペースも重要な問題です。
プリンター本体以外のスペースも必要
プリンターを設置する場所をなんとか確保出来ても、プリンターは用紙補給のためにはトレイを出す事もあり、印刷時には新たなスペースが必要になる事もあります。
補充するための消耗品在庫や、用紙を保管するスペースも必要になります。
印刷可能な用紙サイズとプリンターサイズは大きく関係する
A4タイプまで印刷可能なプリンターは比較的コンパクトですが、A3タイプまで印刷可能なプリンターは格段に大きくなります。
紙の補給や印刷出力時にも、大きなスペースが必要になります。
大は小を兼ねるという事もありますが、A3サイズの印刷は潔く諦める方がスペース的にはメリットが大きくなります。
レーザープリンターは大きくなる
オフィスにある大型複合機コピー機の多くはレーザー方式のプリンターで、同様のレーザープリンターとして小型のタイプも市販されています。
大量印刷が必要で、オフィスの印刷クオリティに等しい印刷出力を求めるなら、レーザー方式のプリンターは選択する価値がありますが、インクジェット方式のプリンターと比較すれば占有スペースは大きくなる事が避けられません。
特に、カラーのレーザープリンターは筐体サイズが飛躍的に大きくなり、設置スペースを広くとる必要があります。
A4タイプのモノクロレーザーでは問題になることは少ないですが、A3タイプのカラーレーザーでは大きな電力が印刷時に必要になるため、ブレーカーが落ちるケースもあります。
固定利用でもモバイルプリンターの選択もあり
使用頻度が高い場合には決してお勧めしませんが、印刷頻度が低い場合は引き出しにも収納可能なポータブルプリンター・モバイルプリンターも、有力な選択肢のひとつになります。
A4普通紙に印刷できる、インクジェット方式のポータブルプリンターもあります。
本来の利用方法とは些か異なりますが、自宅スペースを有効に活用できます。
モバイルプリンターについての詳細は、以下も併せてご覧下さい。
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「プリント革命」のレンタルプリンターサービスを、テレワークに利用するメリットは以下も是非ご覧下さい。
