業務効率向上を考えて、コピー機・複合機の導入を検討した時に、問題になるのは費用です。
最新の高性能タイプでは100万円を超えるのはザラで、200万円を超える機種もあります。
費用の問題で躊躇しているなら、各種助成金や補助金が導入を補助してもらえる可能性があります。
何故？一私企業や個人に対して公金が投入されるのか？ちょっと不思議ですよね。
コピー機・複合機で、助成金や補助金を申請する時のポイントと注意点を解説します。
条件に当てはまらないと助成金・補助金はもらえない
補助金について
補助金は、国や地方公共団体が行っています。
新規事業・操業促進等を推進して、政策目標を達成する手段の一つです。
そのため、どんな会社でもOKでは無く、その目的に合致した事業の取り組みに対して支給されます。
助成金について
助成金は、国の施策です。
国の政策を実現するために、行政が支給します。
その内容は多種ですが、中心にあるのは雇用関連です。雇い入れや雇用環境の整備に加えて、働き方改革の推進等に積極的に取り組む企業に対して助成が行われています。
助成金の受給申請で大切なポイントは、個々の企業が取り組む内容に合致した助成金制度を選ぶことです。
現状の助成金は雇用関係が主体ですので、厚生労働省の定めるルールに則って、普段から運営されている必要があります。
具体的には就業規則が整っている事や、労働基準法第107条・第108条に定められた事項を網羅する「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の三種類の帳簿が備わっていることは必須条件です。また、雇用保険や社会保険の手続きが適正に行われている事も前提条件です。
つまり、前提として労働関係の法律に基づいた正しい労務管理が行われている事が必要になります。
具体的な条件例
補助金も助成金も、その主旨に則った条件があります。
コピー機・複合機に使える助成金具体例の条件を見てみましょう。
「令和3年度業務改善助成金」は、厚生労働省が実施しています。
中小企業・小規模事業者の生産性向上の取り組みを支援する政策です。
制度の趣旨としては、事業場内で最も低い賃金（事業場内最低賃金）の引き上げです。
生産性向上のための設備投資を行って、事業場内最低賃金を一定額以上引き上げた場合、その設備投資などにかかった費用の一部が助成されます。
具体的な条件は以下の通りです。
- 賃金引上計画を策定すること
事業場内最低賃金を一定額以上引き上げる（就業規則等に規定） - 引上げ後の賃金額を支払うこと
- 生産性向上に資する機器・設備などを導入することにより業務改善を行い、その費用を支払うこと
（ (1) 単なる経費削減のための経費、 (2) 職場環境を改善するための経費、 (3)通常の事業活動に伴う経費などは除きます。） - 解雇、賃金引下げ等の不交付事由がないこと
- 事業場内最低賃金と地域別最低賃金の差額が30円以内かつ、事業場規模100人以下
など
その他、申請に当たって必要な書類があります。
事業場は、本社・支店・工場・営業所などは、基本的に場所が違えば、それぞれが１つの「事業場」です。
労働基準法や労働安全衛生法等は、「事業場」単位で適用されます。「事業場」に該当するかどうかは「主として場所的観念によって決定すべき」とされています。
金額が少額＆すぐに受給が開始されないこともある
注意が必要なのは、補助金も助成金も設備投資の費用全額では無く、一部の助成であるということです。
たとえば、前述の令和3年度業務改善助成金の場合、全ての条件をクリアして、3人のスタッフ時給を20円上げる内容の申請では、助成金の上限額は30万円です。
ちなみに助成上限額の最高金額は、7人以上の時給を30円上げて100万円です。
申請する手間と今後支払う時給アップ分の経費負担増を考えると、評価が分かれます。
また、申請が通っても支給されるまでには、最低でも数ヶ月の時間（概ね補助助成事業の終了後から3ヵ月から6ヵ月）が掛かる事も注意が必要です。どちらにしても、全額先に納入先に支払う必要があります。
必ずもらえるとは限らない
条件を全て満たして書類も問題無く整って申請しても、必ずしも補助金・助成金が受け取れるわけではありません。
当初から年度の予算が決まっており、必然的に倍率が高くなって、条件を全て満たしていても審査合格率はそれほど高くありません。（概ね合格率は3割から6割程度）
また公募期間は短く、応募書多数の場合には途中で打ち切られる事もあります。
目指していた補助金・助成金の申請準備中に、既に受け付けが終了しているケースもあります。
最初から補助金・助成金をアテにする資金繰りは危険です。
無理なくコピー機・複合機の導入が可能な「プリンターレンタル」も、併せて検討する事をオススメします。初期導入費用も不要です。
