本当に大型複合機が必要？オーバースペックな理由を解説

2021年3月15日2023年4月17日

大型複合機は頼もしいスペックを備えていますが、そのパフォーマンスをフル活用する場面というのは、意外にも少ないものです。

むしろ高い導入費用を投じたにもかかわらず、その性能を生かしきれないまま放置しているケースもあり、組織の負担となってしまいかねません。

今回は大型複合機の問題点を取り上げ、業務改善の方法についてご紹介します。

そもそも大型複合機とは

大型複合機は、会社に足を運べば必ず設置してあり、いつでも大量の印刷と柔軟な印刷設定で業務をサポートしてくれる存在です。

家庭用のモデルに比べて遥かに強力の印刷性能を誇り、大量の資料を共有する必要が生まれても、少ない時間で全ての印刷を行えてしまうパワーを備えています。

リース契約で会社にプリンターを導入する場合、大型複合機の導入が一般的です。一台あれば全ての印刷業務は事足りるため、汎用性に期待を込めての導入ということもあるでしょう。

基本性能のオーバースペック

大型複合機コピー機は、一見しただけでは、違いが無い様に見えても、その価格には大きな差がある事があります。
一番価格が変わってくるのは、その基本性能とも言える、連続印刷枚数にあります。

1分間に出来る連続印刷枚数が多いほど、加速度的に価格が上がっていきます。

一般的にオフィスに導入されている大型複合機コピー機のスペックは、概ね以下の通りです。

連続印刷枚数	月額リース料相場	推奨月間印刷枚数
20枚/分	10,000～18,000円	1,000～3,000枚
30枚/分	12,000～18,000円	3,000～6,000枚
40枚/分	16,000～23,000円	6,000～10,000枚

リース料相場に幅があるのは、リース期間に差が有る場合や、メーカーの違いによる価格差などがあります。
リース料は、カウンター料金保守サービス契約とは全く別に支払うもので、本体価格に加えて、リース会社の金利経費等を総金額として、期間月数で均等に支払っていくものです。

予備知識が何も無い状態で、上にある表の中から選ぶなら、何を選びますか？
人間の心理というのは面白いもので、明確な物差しを持っていない場合、松竹梅の選択肢があれば、竹を選ぶケースが圧倒的に多くなるそうです。

実際に1分間に30枚から35枚程度の機種が、最も売れ筋になっています。
月額18,000円のリース料は、事業に用いている場合、全額経費で落とすことが出来ますので、正常に利益をあげている企業であれば、必要経費として落とすことは難しくありません。
しかし、月額リース料18,000円×5年（60回）＝1,080,000円の費用を支払っている事になります。これは本体のみでランニングコストは入っていません。

1分間に30枚の機種は、奨励月間印刷枚数3,000枚から6,000枚になっています。
A4用紙の束は、一束500枚が入っています。この束の消費が、1ヶ月に概ね10束以上をコンスタントに消費するオフィスでは、この機種選定が妥当ということです。

コンスタントに印刷を重ねる必要があるオフィスは沢山有りますが、それ以上に、複合機コピー機が無いのは困るけれど、それほど大量に印刷する事が無いオフィスが多く有るのも確かです。

カウンター料金保守サービス契約で、モノクロ1枚2円・カラー1枚20円で契約していても、その価格では印刷されていません。特に印刷枚数が少ないオフィスでは、本体価格に加えて、リース料が1枚当たりに掛かる事を認識する必要が有ります。
月のリース料を18,000円支払って、1,000枚しか印刷していない場合、1枚当たり18円を加算する必要が有ります。500枚なら36円になります。

もっとも、カウンター料金保守サービス契約には最低料金があります。
モノクロだけ1,000枚印刷しても、カウンター料金は2,000円にしかなりませんが、最低料金が3,000円に設定されていれば、更に割高になる計算です。

月間利用枚数に見合ったスペックではない、大型複合機コピー機が日本中のオフィスに数多く存在しています。

大型複合機を導入する必要がない理由

しかし、近年ではわざわざ大型複合機を導入する必要がないという動きも高まっています。大型複合機は便利でパワフルな分コストがかさむ点もあり、ますますそんなデメリットが強調されるようになってきました。

使わない機能が多い

大型複合機の印刷パフォーマンスは魅力的ですが、その全ての機能を毎日使うかと言われれば、怪しいものがあります。

一例を見てみましょう。

A3印刷

例えば、A3印刷の機能です。A3用紙を印刷できるプリンターは限られており、どこでも印刷できるわけではありません。そんな時には大型複合機があれば便利ですが、A3用紙を毎日プリントすることはそうそうなく、機能を持て余している会社は多いのではないでしょうか。

ビジネス文書の多くはA4サイズです。
A4サイズの中型複合機に乗り換えることで、オフィスの限られたスペースが有効に利用出来る上に、ランニングコスト経費も下げることが可能です。

たとえば、「プリント革命」の「CL-B30」は、大型複合機コピー機を利用していたユーザーが乗り換える事が多くなっています。毎分31枚印刷出来るスピードは、通常多く導入されている大型複合機コピー機にも劣りません。

月額18,000円のリース料を支払い、カウンター料金がモノクロ1枚2円・カラー1枚20円で契約している事業所で、モノクロ1,000枚＋カラー2,000枚印刷した場合の料金は、18,000円(リース料）＋1,000枚×2円＋2,000枚×20円＝60,000円になります。

「CL-B30」のライトプランなら、同じ枚数に掛かる費用は、月額レンタル用の20,000円のみです。

フィニッシャー

「リース金額の中に入れられますので、月額にすれば少額で済むので、有ると便利なオプションですよ」という売り文句で、営業マンは本体価格の増額に余念がありません。

「そうか、あると便利なのか！後で後悔するよりも、月に2,500円程度ならこの際付けておくか！」という風に誘導される代表選手がフィニッシャーです。

これは、大量印刷した原稿を、部数ごとに仕訳をしたりする機能です。
大量印刷しないオフィスでは、本来全く必要としません。
もちろん、ホチキス留め機能が付いているタイプを、大人数の会議資料作成で有効利用するのには、とても便利で業務効率も確かに上がります。

ペーパーレス化の普及

また、近年はペーパーレスが各企業に浸透していることで、印刷の機会が減少傾向にあることも確かです。

紙でなければ対応できない業務は減り、会議などもオンライン化が進み、印刷そのものの必要性が小さくなっています。

大型複合機を撤廃して業務改善を進める方法

オフィスによっては、リース契約している大型複合機コピー機は、オーバースペックになっているケースも多く、結果的に無駄な費用を支払っている事を、認識する必要が有ります。

しかし、オフィスに複合機コピー機は、不可欠な事務機器です。
いらない部分は削って、合理的な複合機の運用をするなら、「プリント革命」のレンタルプリンターサービスが最適です。

中型複合機の複数導入

大型複合機を一台導入するのであれば、中型複合機を2台運用する方が効率的です。どれだけ印刷スピードが早くとも、一台の複合機を交代で使っていては不便です。

しかし2台の複合機があれば、多少性能は劣っていても、複数人で印刷を同時に行えるため、作業効率は向上します。

経費削減にも効果が有ります。

たとえば、1分に40枚程度印刷出来る能力のある、月額リース料20,000円の大型複合機コピー機で1万枚のカラー印刷を行えば、カウンター料金が1枚10円の場合（カウンター料金）100,000円＋（リース月額料金）20,000円＝120,000円が印刷経費として掛かります。

「プリント革命」＜CL-B30プラン＞の月額レンタル料は30,000円です。
同じ1万枚のカラー印刷を＜CL-B30プラン＞2台で行った場合、（月額レンタル料）30,000円×2台＝60,000円です。他にはトナー等の消耗品代や、カウンター料金も一切掛かりません。60,000円が印刷経費になります。