昔ながらのFAXでもIT化の実現が可能です。
インターネットFAXとはなにか？使用するメリットは？について紹介します。
インターネットFAXとは
インターネットFAXは、インターネットを介してFAXが送受信できるサービスです。
電話回線ではないため従来のFAX機は必要なく、パソコンを使ってFAXの送受信を行います。
Eメールから指定のアドレスへPDFファイルを送信するだけで、相手的のFAX機へ送信ができるようになります。
FAX機が必要ないので自宅や事務所の省スペース化、設備投資の削減、工数の削減などが期待できます。
インターネットFAX導入のメリット
インターネットFAXの利点をまとめました。
インターネットFAXの利点
インターネットFAXには多くの利点があります。インターネット環境があればどこでも使え、パソコンやスマートフォンで作ったファイルをそのままFAXとして使えます。
また、一般のFAXと比べて紙・インク・電話回線の費用がかからないため、月額料金も低くおさえることができます。
コンピューターやスマートフォンをファックス機に変えることができます
インターネットFAXは専用機を必要としません。職場で使用しているパソコンやスマホをそのままFAX機として使用できるので、専用のFAX機や複合機が不要になります。専用の機械や電話回線を接続する必要がなく、初期設置コストを削減できます。
PCで作成したファイルをそのままFAXで送信できます
インターネットFAXでは、パソコンやスマートフォンで作成したPDFファイルをそのまま送信できるので、一度印刷してからファクスする必要はありません。日常生活でよく使われるWord、Excel、PDFなどのファイルに加えて、会社によっては、PowerPoint、テキストファイル、イラストレーターやPhotoshopで作成したファイルなどを送信することもできます。印刷してFAXで送信する手間がかからないので、時間がかからないのも大きなメリットです。
月額料金が安い
紙やインクが必要ありません。
パソコンやスマートフォンで作成したファイルはそのままFAXで送信できるので、わざわざ印刷する必要がありません。そのため、紙やインクを使わなくてもコストがかからず、紙やインク、トナーを交換する必要がないというメリットがあります。
電話回線は必要ありません
インターネットに接続していればFAXを使用できるため、FAX用の電話回線が不要であるという利点があります。通常、NTTとFAX契約を結ぶ場合は月額2,500円（一般加入者電話を利用する場合はNTT三等局の場合は月額料金）がかかりますが、インターネットFAXの場合は1,000〜1,500円程度になります。一定枚数までの送受信は月額料金に含まれているため、使用枚数に応じて月額固定料金で低コストに抑えられるメリットがあります。
一定枚数まで伝送費無料のサービスもあります
インターネットファクスサービスによっては、一定枚数まで無料で送信できます。たとえば、月額料金には、インターネットファクスを提供するeFaxで最大150枚、jFaxで最大50枚の送信料金が含まれています。毎月の発送枚数が一定数以内であれば、コストを抑えることができます。
送受信したFAXを簡単に管理
メールやWEBの管理画面で送受信できるため、紙で送受信したファクスを管理しなくてもデータで管理できるというメリットがあります。メールで送受信する場合は、ファクス送受信用のフォルダとお取引先ごとのフォルダを作成して並べ替えることで、日時や件名などを送受信して簡単に検索できます。WEB管理画面で管理していても、ブラウザで簡単に検索できます。データとして保存できるため、紙のように複雑にならずに管理しやすいというメリットがあります。
どこにいてもFAXを送受信できます
インターネット環境であれば、パソコンだけでなくスマートフォンでもメールやWEB管理画面でファクスを送受信でき、外出中に受信したファクスを確認できます。スマートフォンをお持ちの場合は、FAXが届いたらメールで通知されますので、急いで確認が必要なFAXを受け取った場合でも、外出先ですぐに確認できます。個人事業主や社長が1人の会社の場合、送信されたFAXはどこにいてもすぐに確認できるので、とても便利で便利です。また、アプリを提供しているインターネットFAX会社もありますので、アプリをインストールすると、アプリからFAXを受信したことが通知されます。
インターネットFAXの使い方のコツ
インターネットFAXは、インターネットを介してファクスを送受信する機能です。 原稿は、電子メールの添付ファイルとしてPDFの画像ファイルとして送信されます。
新しくソフトウェアをインストールして使用することはありませんが、専門のサービスプロバイダーと契約する必要があります。
月額料金制や従量制などいろいろな種類があるので、現在FAXを送受信している頻度を調査することで複数のベンダーから見積もりを取得することをオススメします。
メールやwebサービスから送受信を行うので使い方は簡単ですが、一度送ったFAXは取り消すことはできないので、事前に利用者に講習を開くことは必要です。
外出時の利用や作業工数の減少、送信管理がしやすいので、慣れるにつれて多くのコストカットが期待できます。
