オフィスに導入している大型複合機コピー機は、本体価格が高額で日常のメンテナンスや、消耗品の手配の手間や高額さも考慮して、リース契約で導入する事が圧倒的に多いのですが、サブプリンターとして部署やグループに別導入する小型プリンターは、購入する以外の選択肢を考えないのなら、レンタルプリンターサービスという選択肢も是非ご検討ください。
レンタルプリンターサービスというと、困ったときの短期限定で増設する、プリンターのイメージをお持ちの方が多いと思います。
実際にそのようなレンタルプリンターサービスも有りますが、コスト削減に積極的な企業では、レンタルプリンターサービスを長期間利用するケースが大幅に増えています。
それどころか、サブプリンターとして導入した企業が、メインの大型複合機コピー機リース期間満了を機に、レンタルプリンターサービスをメインに据える事が珍しくありません。
プリンター導入で、レンタルと購入はどちらがお得なのか？諸費費用やランニングコストから比較検証します。
初期費用
色々なケースで考えてみましょう。
購入時の初期費用
購入するプリンターの本体価格によって、実際に掛かる費用は異なってきます。
手軽に導入出来るインクジェットプリンターなら、数千円から入手する事が可能ですし、大型複合機コピー機なら数百万円も珍しくありません。
ただ、大型複合機コピー機はリース導入する事が多い事を考えれば、現実的にはオフィスで利用する中型カラー複合機で20万円程度が目安になります。
レンタル時の初期費用
レンタルサービスによって、初期費用は異なります。
初期費用を単純に比較するだけでは、思わぬ落とし穴にも注意が必要です。
これは、最低契約利用期間とそれに伴う違約金が絡んでくるからです。
保証金や本体機器代として、初期費用を徴収するレンタルプリンターサービスも有り、数年の契約期間が設定されていて、期間内の解約は高額な違約金が掛かってくるサービスもあります。
プリント革命のレンタルプリンターサービスは、初期費用が0円で、最低契約期間が短く、違約金が発生しない事が、多くの企業に支持されて導入が増えている理由の一つです。
リース契約まで含めて初期費用を比較した「プリンター契約の初期費用を比較【レンタルvsリースvs購入】」も、是非併せてご覧下さい。
ランニングコスト比較
プリンターは導入してから、利用していく中でコストが掛かります。
インクやトナーなどの消耗品に加えて、用紙代や電気代が掛かり、これをランニングコストと言います。
長期的に利用する中で、インクやトナー以外の消耗品パーツや、不具合が生じたときに掛かる修理メンテナンス費用も、プリンターのランニングコストになります。
購入とレンタルを比較するのにあたり、用紙代と電気代については同様に掛かるため除外します。
購入した場合
購入したプリンターは、一年間のメーカー保証がついているので、期間内の故障や不具合については、無料で修理が受けられます。
ただ、メーカーによっては、修理工場までの運賃負担を求められるケースがあります。
また、修理に送っている期間中は、プリンターは手元に無く利用は出来なくなります。
保証期間が経過した後には、メンテナンスや修理費用は実費の支払いになりますが、安価なプリンターほど修理代が本体費用を超えることは珍しくなく、新しく購入した方が安くなるケースが多くなっています。
安価に導入出来るプリンターの一例として、キャノンのビジネスインクジェットプリンター「TS3330」のインク代を見てみましょう。
キャノンオンラインショップで販売しているこの機種の大容量インクは、大容量ブラックが2,910円で、大容量カラーは2,670円になっています。これに送料等の諸経費は入っていません。
印刷可能枚数公称値は、A4カラー文書でブラックが400枚・カラーが300枚です。
そのため、1ヵ月で1,200枚を印刷したケースで考えれば、ブラックが3個・カラーが4個必要になります。
具体的な費用を計算すれば、2,910円（ブラックインク単価）×3個＋2,670円（カラーインク単価）×4個＝19,410円 になり、ランニングコストは19,140円になります。
レンタルした場合
プリント革命のレンタルプリンターサービスは、メンテナンスや修理費用が別途掛かりません。
不具合の多くは、豊富なノウハウを持つ電話のオペレーターが解決していますが、機器自体の不具合が発生した場合でも、12時までに連絡すれば即日手配が受けられるため、仕事を止めません。運送費を含めた別途費用も掛かりません。
購入で計算した「TS3330」と同様に、プリント革命の「BIJ-C8」ライトプランでも、ランニングコストを計算してみましょう。
「BIJ-C8」ライトプランの月額レンタル料は、5,500円で、月に3,000枚まで印刷出来るプランで、枚数以内ならモノクロカラーを問わず、すべてカラーでも料金は同じであり、利用中にインクが無くなる前に、ご契約者様マイページから追加注文を行う事で即日発送が受けられ、仕事を止めません。配送費用も含めて、別途の追加費用も発生しません。
そのため、プリンター購入時に1,200枚印刷時に掛かったランニング費用は19,410円でしたが、同様のプリンターでプリント革命のレンタルプリンターサービスを利用した場合のランニングコストは5,500円になり、大きな金額差がつきます。
印刷枚数が倍の2,400枚になったケースでは、購入ではランニングコストも倍の38,820円になりますが、プリント革命のレンタルプリンターサービスの場合、3,000枚に収まる2,400枚では、ランニングコストは変わらず5,500円です。
リース時まで考慮してランニングコストを比較した、「プリンターをリース・購入・レンタルした場合のランニングコストを比較！」も併せてご覧下さい。
利用頻度によるお得度の違い
オフィスで毎日利用するプリンターなら、初期費用・ランニングコストを比較すれば、プリント革命のレンタルプリンターサービスを利用した方が、圧倒的にお得です。
先ほどは月に2,400枚までの計算でしたが、同じプリント革命の「BIJ-C8」でも、月に1万枚まで印刷出来るプリント放題プラン（月額8,800円）も用意されています。
単純にランニングコストを比較すれば、購入した場合は1万枚を印刷したランニングコストは15万円程度になりますが、プリント革命では8,800円の月額レンタル費用だけで済みます。
しかし、逆に年に数回しか印刷する機会が無い使い方のプリンターでは、購入した方が無駄な費用を抑えることが出来ます。
購入したプリンターの利用頻度が少なければ、殆ど消耗品の購入費用も掛からず、ランニングコストは限り無く0円になりますが、プリント革命のレンタルプリンターサービスは、印刷枚数が月に0枚でも10,000枚でも同様の費用が掛かるため、ランニングコストは掛かる事になってしまいます。
プリンターの利用頻度で、レンタルと購入の判断をすることが賢明と言えます。
